Qué es un paquete de reuniones y por qué lo piden los clientes
El paquete de reuniones por persona, conocido en el sector como DDR (day delegate rate), es un único precio por asistente y día. Incluye la sala, el equipo audiovisual básico, las pausas café y el almuerzo. El organizador no tiene que montar un presupuesto con diez conceptos y sabe enseguida cuánto le costará el evento.
Para usted, el paquete tiene dos ventajas: responde antes a las solicitudes y el cliente compara su precio con otros hoteles de un vistazo. El riesgo es uno solo. Si fija el precio a ojo, con un grupo pequeño o un cliente exigente puede acabar perdiendo dinero.
Qué incluye normalmente el paquete
Un paquete de día completo en un hotel suele incluir:
- la sala de reuniones durante todo el día (unas ocho horas), montada según el número de asistentes,
- equipo básico: proyector o pantalla, rotafolio, wifi,
- agua mineral, bloc de notas y bolígrafo,
- dos pausas café (mañana y tarde),
- almuerzo tipo bufé o menú servido,
- una persona de contacto disponible durante el evento.
El paquete de medio día suele incluir la sala durante cuatro o cinco horas, una pausa café y el almuerzo o un tentempié. El paquete de 24 horas añade al de día completo la habitación, el desayuno y, normalmente, la cena. Es ideal para formaciones de dos días y reuniones residenciales.
Qué ofrecer como extra
- salas adicionales para trabajo en grupos,
- equipo audiovisual avanzado y un técnico en sala (micrófonos para mesas redondas, streaming, cabinas de interpretación),
- cena, cóctel y bebidas después del programa,
- aparcamiento, alojamiento (en el paquete de día), actividades de team building.
Presente estos conceptos como extras con un precio claro. El paquete sigue siendo fácil de entender y el cliente elige solo lo que de verdad necesita.
Cómo calcular el precio paso a paso
- Parta de su tarifa por conceptos. Alquiler de la sala por día, almuerzo, pausa café, bebidas durante la jornada, equipo audiovisual. Si aún no tiene una tarifa, empiece por ahí.
- Reparta los costes fijos por persona. El alquiler de la sala y del equipo cuesta lo mismo para 20 que para 50 personas. Divídalo entre el número de asistentes.
- Sume los conceptos por persona. El almuerzo, las pausas y las bebidas se multiplican por el número de asistentes.
- Compare la suma con el paquete. El paquete suele ser algo más barato que la suma de los conceptos. Así el cliente tiene un motivo para contratarlo entero y usted negocia menos.
- Revise el coste de materia prima y de personal. La cocina le dirá cuánto le cuestan el almuerzo y las pausas. El precio debe cubrir producto, servicio y el funcionamiento de la sala.
- Fije un mínimo de asistentes. Indique a partir de cuántas personas se aplica el paquete. Por debajo, cobre el alquiler de la sala aparte o un número mínimo de personas.
Un ejemplo con números
Un hotel tiene una sala para 60 personas y recibe una solicitud para una formación de día completo con 40 asistentes. Los precios son un ejemplo, no una recomendación:
| Concepto | Tarifa | Por persona con 40 asistentes |
|---|---|---|
| Alquiler de la sala por día | 800 € | 20,00 € |
| Equipo (proyector, pantalla, rotafolio, wifi) | 150 € | 3,75 € |
| Almuerzo | 22 € por persona | 22,00 € |
| 2 × pausa café | 9 € por persona | 18,00 € |
| Bebidas durante la jornada | 8 € por persona | 8,00 € |
| Total | 71,75 € |
Podría fijar el paquete en 65 € por persona y día. Con 40 asistentes, el cliente paga 2.600 € y usted queda un 9 % por debajo de la suma de conceptos.
Ahora haga la misma cuenta con un grupo más pequeño. Con 30 asistentes, los conceptos suman 79,67 € por persona; con 20, ya son 95,50 €. A 65 €, con 20 personas perdería la mayor parte del alquiler de la sala. Por eso, escríbalo en el presupuesto: «El paquete se aplica a partir de 30 personas. Para grupos menores facturamos un mínimo de 30 personas o el alquiler de la sala según tarifa».
IVA y factura
El paquete agrupa servicios que pueden tributar a tipos de IVA distintos: comida, bebida, alquiler de espacios y alojamiento. Por eso algunos hoteles desglosan el paquete en la factura por conceptos. Cómo debe hacerlo usted depende de la normativa vigente. Acuerde el criterio con su asesor fiscal antes de empezar a vender el paquete e indique siempre si el precio incluye IVA. Las empresas comparan con detalle.
Los errores más frecuentes
- No fijar un mínimo de asistentes. Un grupo pequeño se lleva la sala casi gratis.
- Una descripción vaga. «Catering» no basta. Indique cuántas pausas hay y qué se sirve en cada una.
- Sin fecha para el número definitivo. Acuerde hasta cuándo confirma el cliente el número de asistentes y cuántas bajas puede hacer sin coste.
- El mismo precio todo el año. En temporada alta y de martes a jueves, el paquete puede costar más que en julio o en viernes.
Cómo presentar el paquete en el presupuesto
Ponga arriba el precio por persona, la lista de lo que incluye, el mínimo de asistentes y el importe total del evento. Los extras, debajo y en una lista aparte. El cliente ve al momento qué paga y no tiene que volver a preguntar. Si todavía prepara sus presupuestos en hojas de cálculo, vea cómo hacerlo sin Excel.
Cómo le ayuda Verando
En Verando guarda el paquete una sola vez: los conceptos, el precio por persona y el mínimo de asistentes. Con cada nueva solicitud lo añade al presupuesto, el total se calcula solo y el cliente recibe una propuesta clara en su idioma que confirma en línea. Puede ver todo el proceso en cómo funciona.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa DDR en un hotel?
DDR (day delegate rate) es el precio por asistente y día de una reunión o congreso. Suele incluir la sala, el equipo básico, dos pausas café, el almuerzo y las bebidas.
¿El alquiler de la sala está incluido en el paquete?
Normalmente sí, siempre que el grupo alcance el mínimo de asistentes. Por debajo, los hoteles suelen cobrar la sala aparte o un número mínimo de personas.
¿Qué diferencia hay entre el paquete de día y el de 24 horas?
El paquete de día cubre solo el programa durante la jornada. El de 24 horas añade alojamiento, desayuno y normalmente la cena.
¿El paquete debe ser más barato que los conceptos por separado?
Normalmente sí, un poco, para que el cliente tenga motivo para contratarlo. Compruebe siempre que el precio cubre sus costes con el mínimo de asistentes.