1. Jeden kalendarz, nie trzy
Terminy nie mogą żyć w głowie, w notatkach i w prywatnej tabeli. Wyznaczcie jedno miejsce, w którym trzyma się datę, i niech każdy je sprawdza, zanim cokolwiek obieca.
2. Wprowadźcie opcje
Opcja oznacza, że termin trzymacie dla klienta przez ustalony czas. Zwykle 5 do 7 dni, przy weselach także dłużej. Po upływie opcja wygasa, a termin się zwalnia, jeśli klient nie potwierdzi.
3. Jasne statusy zapytania
Każde zapytanie powinno mieć status zrozumiały dla całego zespołu:
- Zapytanie przyjęte.
- Oferta wysłana, termin w opcji.
- Potwierdzone, umowa podpisana.
- Zaliczka wpłacona, termin ostateczny.
- Anulowane, termin wolny.
4. Zasada pierwszej i drugiej opcji
Jeśli pojawi się drugi zainteresowany tym samym terminem, nie sprzedawajcie mu tej samej opcji. Powiedzcie, że termin jest w opcji, i zaproponujcie kolejność: jeśli pierwszy klient nie potwierdzi, termin jest jego. To uczciwe i nic nie tracicie.
5. Kto może zmieniać kalendarz
Im więcej osób wpisuje, tym więcej błędów. Ustalcie, kto potwierdza opcje, a kto je anuluje. Pozostali współpracownicy kalendarz tylko czytają.
Jak to wygląda w praktyce
W piątek przychodzi zapytanie na 13 czerwca. Koleżanka A wysyła ofertę i ustawia opcję na 7 dni, więc termin jest oznaczony w kalendarzu. W poniedziałek pojawia się drugi zainteresowany tą samą datą. Kolega B widzi w kalendarzu opcję i pisze: „Termin jest w opcji do czwartku. Jeśli pierwszy klient go nie potwierdzi, damy Państwu znać.” Nikt nic nie sprzedał dwa razy, a drugi zainteresowany wie, na czym stoi.
Co robić, gdy opcja wygaśnie
Kilka dni przed końcem wyślijcie przypomnienie. Jeśli klient nie potwierdzi, anulujcie opcję i zwolnijcie termin. Jeśli czeka drugi zainteresowany, od razu się do niego odezwijcie. Nigdy nie zostawiajcie terminu „na wszelki wypadek”.
Najczęstsze błędy
- Termin „zapisuje się w głowie” i nigdzie indziej.
- Opcja nie ma końca i trwa w nieskończoność.
- Dwie osoby edytują kalendarz bez ustaleń.
- Oferta jest wysyłana, zanim ktoś sprawdzi datę.
6. Trzymajcie termin automatycznie
Ręczne pamiętanie, która opcja wygasa we wtorek, to źródło pomyłek. W Verando termin jest trzymany od wysłania oferty i zwalniany, jeśli klient nie potwierdzi, więc dwoje współpracowników nie sprzeda tej samej daty. Jeśli dziś pracujecie w Excelu, zacznijcie od strony Oferty bez Excela.