To praktyczny przegląd, a nie porada prawna ani podatkowa. Treść umowy i sposób księgowania zaliczki skonsultujcie z prawnikiem i księgowym.
Dlaczego prosić o zaliczkę
Termin, który trzymacie, nie może już zostać sprzedany innemu klientowi. Zaliczka potwierdza, że klient myśli poważnie, i pokrywa pierwsze koszty. Bez niej z „potwierdzonego” wydarzenia często zostaje tylko ustne ustalenie.
Przykład schematu rat
Przy weselach i większych wydarzeniach często stosuje się schemat trzystopniowy. To tylko przykład, wysokość dostosujcie do swojego obiektu:
- 30% przy potwierdzeniu oferty i podpisaniu umowy,
- 50% kilka tygodni przed wydarzeniem,
- reszta po wydarzeniu lub tuż przed nim.
Warunki rezygnacji: co podać
- Do kiedy rezygnacja jest bezpłatna.
- Jaka część zaliczki przepada przy rezygnacji w poszczególnych okresach.
- Co się dzieje przy zmianie terminu.
- Jak rozwiązać zmniejszenie liczby gości (od którego dnia liczba jest już ostateczna).
Najlepiej mieć skalę rezygnacji opisaną jasno i tak samo dla wszystkich klientów.
Co wpisać do umowy
- Dane obu stron, termin i miejsce.
- Zakres usług i cena (w tym to, co jest dopłatą).
- Raty i terminy płatności.
- Liczba gości, jej zmiana i ostateczny termin potwierdzenia.
- Warunki rezygnacji i procedura przy zmianie.
Przykład na liczbach
Wesele dla 80 gości w cenie 9 000 €. Przy schemacie 30/50/20 pierwsza rata wynosi 2 700 € przy potwierdzeniu, druga 4 500 € przed wydarzeniem, a pozostałe 1 800 € po wydarzeniu lub tuż przed nim. Liczby są poglądowe. Ważne, by klient zobaczył je od razu w ofercie, a nie dopiero przy podpisie.
Jak wyjaśnić to klientowi
Nie przedstawiajcie zaliczki jako opłaty, tylko jako rezerwację: „Termin trzymamy dla Państwa od potwierdzenia, dlatego w tym momencie przychodzi pierwsza rata.” Pary i firmy to rozumieją, gdy jest to jasna zasada, a nie wyjątek.
Faktura zaliczkowa w praktyce
- Wystawcie ją zaraz po potwierdzeniu oferty, gdy klient jest zdecydowany.
- Podajcie jasny termin płatności i dane do przelewu.
- Wyślijcie przypomnienie kilka dni przed terminem płatności.
- Trzymajcie termin do wpłaty, a po wpłacie oznaczcie go jako ostateczny.
Najczęstsze błędy
- Zaliczka jest żądana bez podpisanej umowy.
- Warunki rezygnacji są niejasne lub każdy klient ma inne.
- Kwoty są przepisywane ręcznie z oferty do faktury.
- Nikt nie zauważa, że zaliczka nie została wpłacona na czas.
Niech zaliczkę wystawi system
Najczęstszym problemem nie jest wysokość zaliczki, ale to, że się o niej zapomina. Jeśli umowa i faktura zaliczkowa powstają z potwierdzonej oferty, znika ręczne przepisywanie danych i pomyłki w kwotach. Dokładnie to robi Verando, Wasz własny wzór umowy i warunki rezygnacji przenosimy przy konfiguracji.