Lista kontrolna oferty
- Termin i godziny: data, początek i koniec, przyjazd i wyjazd.
- Liczba osób i układ sali (teatralny, szkolny, bankiet, podkowa).
- Sala i technika: wymiary, projektor, nagłośnienie, wifi, flipchart.
- Catering: przerwa kawowa, obiad, kolacja, napoje, diety specjalne.
- Noclegi: liczba pokoi, noce, cena za osobę i za pokój, śniadania.
- Cena: łączna i na osobę, co obejmuje, a co jest dopłatą.
- Ważność oferty lub opcja: do kiedy trzymacie termin.
- Zaliczka i warunki rezygnacji w jednym zdaniu.
- Kontakt: imię, e-mail i telefon do konkretnej osoby.
Dajcie klientowi wybór
Zamiast jednej ceny zaproponujcie dwa lub trzy pakiety, na przykład podstawowy (sala i kawa), standardowy (plus obiad) i rozszerzony (plus kolacja i nocleg). Klient wybiera, a Wy odpowiadacie na mniej pytań.
Pokażcie cenę łączną
Klienci firmowi zatwierdzają budżet. Jeśli widzą tylko ceny poszczególnych pozycji, muszą liczyć sami. Podajcie kwotę łączną i cenę na osobę na samej górze.
Trzymajcie opcję i przypominajcie się
Napiszcie, do kiedy trzymacie termin, na przykład 7 dni. Jeśli klient milczy, odezwijcie się po dwóch, trzech dniach jednym zdaniem. Większość transakcji ginie właśnie w ciszy po wysłaniu oferty.
Szybkość decyduje
Oferta w godzinę robi inne wrażenie niż oferta trzeciego dnia. Pomaga, gdy macie pakiety przygotowane wcześniej, zamiast składać wszystko od zera w Wordzie. Ten sam sposób działa przy weselach, uroczystościach i pobytach grupowych.
Najczęstsze błędy w ofertach na konferencje
- Nie wiadomo, czy cena jest z VAT, czy bez.
- Brak ważności oferty i opcji na termin.
- Dopłaty (technika, parking, druk) pojawiają się dopiero na fakturze.
- Oferta jest w trzech załącznikach i klient musi ją składać sam.
O co klienci pytają dodatkowo
Najczęściej o technikę, parking, noclegi dla uczestników i możliwość wydłużenia programu. Jeśli podacie to od razu w ofercie, oszczędzicie jedną rundę e-maili i wyglądacie na przygotowanych.
Oferty powtarzalne: przygotujcie szablony
Większość konferencji różni się tylko liczbą osób i datą. Jeśli macie gotowy cennik, opisy sal i pakiety, ofertę złożycie w kilka minut i nie musicie tworzyć jej od początku.
Jak to uprościć
Ofertę z gotowych pakietów i cennika zrobicie w Verando w kilka minut, a klient dostaje ją pod jednym linkiem, otwiera na telefonie i może potwierdzić. Jeśli hotel tworzy oferty w Excelu i Wordzie, zajrzyjcie też na stronę Oprogramowanie dla hoteli.