1. Jeden kalendár, nie tri
Termíny nesmú žiť v hlave, v poznámkach a v súkromnej tabuľke. Určte jedno miesto, kde sa dátum drží, a všetci ho kontrolujú predtým, než niečo sľúbia.
2. Zaveďte opcie
Opcia znamená, že termín držíte pre klienta po dohodnutý čas. Zvyčajne 5 až 7 dní, pri svadbách aj dlhšie. Po uplynutí opcia vyprší a termín sa uvoľní, ak klient nepotvrdí.
3. Jasné stavy dopytu
Každý dopyt by mal mať stav, ktorý rozumie každý v tíme:
- Dopyt prijatý.
- Ponuka odoslaná, termín v opcii.
- Potvrdené, zmluva podpísaná.
- Záloha zaplatená, termín pevný.
- Zrušené, termín voľný.
4. Pravidlo prvej opcie a druhej opcie
Ak príde druhý záujemca na rovnaký termín, nepredávajte mu rovnakú opciu. Povedzte, že je termín v opcii, a ponúknite poradie: ak prvý klient nepotvrdí, termín je jeho. Je to férové a nič nestratíte.
5. Kto smie meniť kalendár
Čím viac ľudí zapisuje, tým viac chýb. Dohodnite, kto potvrdzuje opcie a kto ich ruší. Kolegovia ostatní kalendár len čítajú.
Ako to vyzerá v praxi
V piatok príde dopyt na 13. jún. Kolegyňa A pošle ponuku a dá opciu na 7 dní, takže termín je v kalendári označený. V pondelok príde druhý záujemca na ten istý dátum. Kolega B v kalendári vidí opciu a napíše: „Termín je v opcii do štvrtka. Ak ho prvý klient nepotvrdí, dáme vám vedieť.“ Nikto nič nepredal dvakrát a druhý záujemca vie, na čom je.
Čo robiť, keď opcia vyprší
Pár dní pred koncom pošlite pripomienku. Ak klient nepotvrdí, opciu zrušte a termín uvoľnite. Ak čaká druhý záujemca, ozvite sa mu hneď. Nikdy nenechávajte termín visieť „pre istotu“.
Najčastejšie chyby
- Termín sa „zapíše do hlavy“ a nikam inam.
- Opcia nemá koniec a ostane navždy.
- Dvaja ľudia upravujú kalendár bez dohody.
- Ponuka sa pošle skôr, než si niekto overí dátum.
6. Podržte termín automaticky
Ručne si pamätať, ktorá opcia vyprší v utorok, je zdroj omylov. Vo Verande sa termín podrží pri odoslaní ponuky a uvoľní, ak klient nepotvrdí, takže dvaja kolegovia nepredajú ten istý dátum. Ak dnes pracujete v Exceli, začnite stránkou Ponuky bez Excelu.