Toto je praktický prehľad, nie právne ani daňové poradenstvo. Znenie zmluvy a spôsob účtovania zálohy konzultujte s právnikom a účtovníkom.
Prečo zálohu vypýtať
Termín, ktorý držíte, už nemôžete predať inému klientovi. Záloha potvrdzuje, že klient to myslí vážne, a kryje prvé náklady. Bez nej zostáva z „potvrdenej“ akcie často len ústna dohoda.
Príklad schémy splátok
Pri svadbách a väčších akciách sa často používa trojstupňová schéma. Je to len príklad, výšku prispôsobte svojej prevádzke:
- 30 % pri potvrdení ponuky a podpise zmluvy,
- 50 % niekoľko týždňov pred akciou,
- zvyšok po akcii alebo tesne pred ňou.
Storno podmienky: čo uviesť
- Dokedy je zrušenie bez poplatku.
- Aká časť zálohy prepadá pri zrušení v jednotlivých obdobiach.
- Čo sa stane pri zmene termínu.
- Ako sa rieši zníženie počtu hostí (od akého dňa sa počet už nemení).
Najlepšie je mať storno stupnicu napísanú jasne a rovnako pre všetkých klientov.
Čo patrí do zmluvy
- Identifikácia oboch strán, termín a miesto.
- Rozsah služieb a cena (vrátane toho, čo je doplnok).
- Splátky a splatnosť.
- Počet hostí, ich zmena a konečný termín potvrdenia.
- Storno podmienky a postup pri zmene.
Príklad na číslach
Svadba pre 80 hostí v cene 9 000 €. Pri schéme 30/50/20 je prvá splátka 2 700 € pri potvrdení, druhá 4 500 € pred akciou a zvyšných 1 800 € po akcii alebo tesne pred ňou. Čísla sú ilustračné. Dôležité je, aby ich klient videl hneď v ponuke a nečakali ho až pri podpise.
Ako to klientovi vysvetliť
Zálohu nepredstavujte ako poplatok, ale ako rezerváciu: „Termín vám držíme od potvrdenia, preto v tejto chvíli prichádza prvá splátka.“ Páry aj firmy to chápu, keď ide o jasné pravidlo, nie o výnimku.
Zálohová faktúra v praxi
- Vystavte ju hneď po potvrdení ponuky, kým je klient rozhodnutý.
- Uveďte jasnú splatnosť a údaje na platbu.
- Pošlite pripomienku pár dní pred splatnosťou.
- Termín podržte do zaplatenia a po zaplatení ho označte ako pevný.
Najčastejšie chyby
- Záloha sa vypýta bez podpísanej zmluvy.
- Storno podmienky sú nejasné alebo každý klient má iné.
- Sumy sa prepisujú ručne z ponuky do faktúry.
- Nikto si nevšimne, že záloha nebola zaplatená včas.
Nech zálohu vystaví systém
Najčastejší problém nie je výška zálohy, ale to, že sa na ňu zabudne. Ak sa zmluva a zálohová faktúra pripravia z potvrdenej ponuky, odpadne ručné prepisovanie údajov a omyly v sumách. Presne to robí Verando, váš vlastný vzor zmluvy a storno podmienky pri nastavení prenesieme.