Kontrolný zoznam ponuky
- Termín a čas: dátum, začiatok a koniec, príchod a odchod.
- Počet osôb a usporiadanie sály (divadlo, školská trieda, banket, U).
- Sála a technika: rozmery, projektor, ozvučenie, wifi, flipchart.
- Catering: coffee break, obed, večera, nápoje, špeciálne diéty.
- Ubytovanie: počet izieb, noci, cena za osobu aj izbu, raňajky.
- Cena: celková aj na osobu, čo je v nej a čo je doplnok.
- Platnosť ponuky alebo opcia: dokedy držíte termín.
- Záloha a storno podmienky jednou vetou.
- Kontakt: meno, e-mail a telefón na konkrétneho človeka.
Dajte klientovi na výber
Namiesto jednej ceny ponúknite dva alebo tri balíky, napríklad základný (sála a káva), štandardný (plus obed) a rozšírený (plus večera a ubytovanie). Klient si vyberie a vy odpovedáte na menej otázok.
Ukážte celkovú cenu
Firemní klienti schvaľujú rozpočet. Ak vidia len ceny za jednotlivé položky, musia počítať sami. Dajte celkovú sumu a cenu na osobu hneď navrchu.
Držte opciu a pripomeňte sa
Napíšte, dokedy termín držíte, napríklad 7 dní. Ak klient mlčí, ozvite sa po dvoch až troch dňoch jednou vetou. Väčšina obchodov sa stratí práve v tichu po odoslaní ponuky.
Rýchlosť rozhoduje
Ponuka do hodiny pôsobí inak ako ponuka na tretí deň. Pomáha, ak máte balíky pripravené vopred, namiesto skladania z nuly vo Worde. Rovnaký postup funguje aj pri svadbách, oslavách a skupinových pobytoch.
Najčastejšie chyby v ponukách na konferencie
- Nie je jasné, či je cena s DPH alebo bez.
- Chýba platnosť ponuky a opcia na termín.
- Doplnky (technika, parkovanie, tlač) sa objavia až vo faktúre.
- Ponuka je v troch prílohách a klient ju musí skladať.
Na čo sa klienti pýtajú dodatočne
Najčastejšie na techniku, parkovanie, ubytovanie účastníkov a možnosť predĺžiť program. Ak tieto veci uvediete rovno v ponuke, ušetríte jedno kolo e-mailov a pôsobíte pripravene.
Opakované ponuky: pripravte šablóny
Väčšina konferencií sa líši len v počte osôb a dátume. Ak máte pripravený cenník, popisy sál a balíky, ponuku zložíte za pár minút a nemusíte ju tvoriť odznova.
Ako to zjednodušiť
Ponuku z pripravených balíkov a cenníka urobíte vo Verande za pár minút a klient ju dostane na jeden odkaz, otvorí ju na mobile a môže ju potvrdiť. Ak hotel tvorí ponuky v Exceli a Worde, pozrite si aj stránku Softvér pre hotely.