1. Jeden kalendář, ne tři
Termíny nesmějí žít v hlavě, v poznámkách a v soukromé tabulce. Určete jedno místo, kde se datum drží, a všichni ho kontrolují předtím, než něco slíbí.
2. Zaveďte opce
Opce znamená, že termín držíte pro klienta po dohodnutou dobu. Obvykle 5 až 7 dní, u svateb i déle. Po uplynutí opce vyprší a termín se uvolní, pokud klient nepotvrdí.
3. Jasné stavy poptávky
Každá poptávka by měla mít stav, kterému rozumí každý v týmu:
- Poptávka přijata.
- Nabídka odeslána, termín v opci.
- Potvrzeno, smlouva podepsána.
- Záloha zaplacena, termín pevný.
- Zrušeno, termín volný.
4. Pravidlo první opce a druhé opce
Pokud přijde druhý zájemce na stejný termín, neprodávejte mu stejnou opci. Řekněte, že je termín v opci, a nabídněte pořadí: pokud první klient nepotvrdí, termín je jeho. Je to férové a nic neztratíte.
5. Kdo smí měnit kalendář
Čím více lidí zapisuje, tím více chyb. Domluvte se, kdo potvrzuje opce a kdo je ruší. Ostatní kolegové kalendář jen čtou.
Jak to vypadá v praxi
V pátek přijde poptávka na 13. června. Kolegyně A pošle nabídku a dá opci na 7 dní, takže termín je v kalendáři označený. V pondělí přijde druhý zájemce na stejné datum. Kolega B v kalendáři vidí opci a napíše: „Termín je v opci do čtvrtka. Pokud ho první klient nepotvrdí, dáme vám vědět.“ Nikdo nic neprodal dvakrát a druhý zájemce ví, na čem je.
Co dělat, když opce vyprší
Pár dní před koncem pošlete připomenutí. Pokud klient nepotvrdí, opci zrušte a termín uvolněte. Pokud čeká druhý zájemce, ozvěte se mu hned. Nikdy nenechávejte termín viset „pro jistotu“.
Nejčastější chyby
- Termín se „zapíše do hlavy“ a nikam jinam.
- Opce nemá konec a zůstane navždy.
- Dva lidé upravují kalendář bez dohody.
- Nabídka se pošle dřív, než si někdo ověří datum.
6. Podržte termín automaticky
Ručně si pamatovat, která opce vyprší v úterý, je zdroj omylů. Ve Verandu se termín podrží při odeslání nabídky a uvolní, pokud klient nepotvrdí, takže dva kolegové neprodají stejné datum. Pokud dnes pracujete v Excelu, začněte stránkou Nabídky bez Excelu.