Kontrolní seznam nabídky
- Termín a čas: datum, začátek a konec, příjezd a odjezd.
- Počet osob a uspořádání sálu (divadlo, školní třída, banket, U).
- Sál a technika: rozměry, projektor, ozvučení, wifi, flipchart.
- Catering: coffee break, oběd, večeře, nápoje, speciální diety.
- Ubytování: počet pokojů, noci, cena za osobu i pokoj, snídaně.
- Cena: celková i na osobu, co je v ní a co je příplatek.
- Platnost nabídky nebo opce: do kdy termín držíte.
- Záloha a storno podmínky jednou větou.
- Kontakt: jméno, e-mail a telefon na konkrétního člověka.
Dejte klientovi na výběr
Místo jedné ceny nabídněte dva nebo tři balíčky, například základní (sál a káva), standardní (plus oběd) a rozšířený (plus večeře a ubytování). Klient si vybere a vy odpovídáte na méně otázek.
Ukažte celkovou cenu
Firemní klienti schvalují rozpočet. Pokud vidí jen ceny za jednotlivé položky, musí počítat sami. Uveďte celkovou částku a cenu na osobu hned nahoře.
Držte opci a připomeňte se
Napište, do kdy termín držíte, například 7 dní. Pokud klient mlčí, ozvěte se po dvou až třech dnech jednou větou. Většina obchodů se ztratí právě v tichu po odeslání nabídky.
Rychlost rozhoduje
Nabídka do hodiny působí jinak než nabídka třetí den. Pomáhá, když máte balíčky připravené předem, místo skládání od nuly ve Wordu. Stejný postup funguje i u svateb, oslav a skupinových pobytů.
Nejčastější chyby v nabídkách na konference
- Není jasné, jestli je cena s DPH, nebo bez.
- Chybí platnost nabídky a opce na termín.
- Příplatky (technika, parkování, tisk) se objeví až ve faktuře.
- Nabídka je ve třech přílohách a klient ji musí skládat.
Na co se klienti ptají dodatečně
Nejčastěji na techniku, parkování, ubytování účastníků a možnost prodloužit program. Pokud tyto věci uvedete rovnou v nabídce, ušetříte jedno kolo e-mailů a působíte připraveně.
Opakované nabídky: připravte šablony
Většina konferencí se liší jen počtem osob a datem. Pokud máte připravený ceník, popisy sálů a balíčky, nabídku složíte za pár minut a nemusíte ji tvořit odznovu.
Jak to zjednodušit
Nabídku z připravených balíčků a ceníku uděláte ve Verandu za pár minut a klient ji dostane na jednom odkazu, otevře ji na mobilu a může ji potvrdit. Pokud hotel tvoří nabídky v Excelu a Wordu, podívejte se i na stránku Software pro hotely.