Toto je praktický přehled, nikoli právní ani daňové poradenství. Znění smlouvy a způsob účtování zálohy konzultujte s právníkem a účetním.
Proč zálohu vyžádat
Termín, který držíte, už nemůžete prodat jinému klientovi. Záloha potvrzuje, že to klient myslí vážně, a kryje první náklady. Bez ní z „potvrzené“ akce často zůstane jen ústní dohoda.
Příklad schématu splátek
U svateb a větších akcí se často používá třístupňové schéma. Je to jen příklad, výši přizpůsobte svému provozu:
- 30 % při potvrzení nabídky a podpisu smlouvy,
- 50 % několik týdnů před akcí,
- zbytek po akci nebo těsně před ní.
Storno podmínky: co uvést
- Do kdy je zrušení bez poplatku.
- Jaká část zálohy propadá při zrušení v jednotlivých obdobích.
- Co se stane při změně termínu.
- Jak se řeší snížení počtu hostů (od kterého dne se počet už nemění).
Nejlepší je mít storno stupnici napsanou jasně a stejně pro všechny klienty.
Co patří do smlouvy
- Identifikace obou stran, termín a místo.
- Rozsah služeb a cena (včetně toho, co je příplatek).
- Splátky a splatnost.
- Počet hostů, jeho změna a konečný termín potvrzení.
- Storno podmínky a postup při změně.
Příklad na číslech
Svatba pro 80 hostů v ceně 9 000 €. Při schématu 30/50/20 je první splátka 2 700 € při potvrzení, druhá 4 500 € před akcí a zbývajících 1 800 € po akci nebo těsně před ní. Čísla jsou ilustrativní. Důležité je, aby je klient viděl hned v nabídce a nečekaly ho až při podpisu.
Jak to klientovi vysvětlit
Zálohu nepředstavujte jako poplatek, ale jako rezervaci: „Termín vám držíme od potvrzení, proto v tuto chvíli přichází první splátka.“ Páry i firmy to chápou, když jde o jasné pravidlo, ne o výjimku.
Zálohová faktura v praxi
- Vystavte ji hned po potvrzení nabídky, dokud je klient rozhodnutý.
- Uveďte jasnou splatnost a údaje k platbě.
- Pošlete připomenutí pár dní před splatností.
- Termín podržte do zaplacení a po zaplacení ho označte jako pevný.
Nejčastější chyby
- Záloha se vyžádá bez podepsané smlouvy.
- Storno podmínky jsou nejasné nebo má každý klient jiné.
- Částky se přepisují ručně z nabídky do faktury.
- Nikdo si nevšimne, že záloha nebyla zaplacena včas.
Ať zálohu vystaví systém
Nejčastější problém není výše zálohy, ale to, že se na ni zapomene. Pokud se smlouva a zálohová faktura připraví z potvrzené nabídky, odpadne ruční přepisování údajů a omyly v částkách. Přesně to dělá Verando, váš vlastní vzor smlouvy a storno podmínky při nastavení převezmeme.