Was eine Tagungspauschale ist und warum Kunden sie wollen
Die Tagungspauschale, international DDR (Day Delegate Rate) genannt, ist ein Preis pro Teilnehmer und Tag. Sie umfasst Tagungsraum, Standardtechnik, Kaffeepausen und Mittagessen. Der Veranstalter muss kein Angebot aus zehn Einzelpositionen zusammensetzen und weiß sofort, was die Tagung kostet.
Für Sie hat die Pauschale zwei Vorteile: Sie beantworten Anfragen schneller, und der Kunde vergleicht Ihren Preis leicht mit anderen Häusern. Das Risiko: Wer den Preis aus dem Bauch heraus festlegt, macht bei kleinen Gruppen oder anspruchsvollen Kunden schnell Verlust.
Was in die Tagungspauschale gehört
Eine Ganztagespauschale im Hotel enthält typischerweise:
- den Tagungsraum für den ganzen Tag (rund acht Stunden), bestuhlt nach Teilnehmerzahl,
- Standardtechnik: Beamer oder Bildschirm, Leinwand, Flipchart, Pinnwand, WLAN,
- Tagungsgetränke wie Mineralwasser sowie Schreibblock und Stift,
- zwei Kaffeepausen (vormittags und nachmittags),
- Mittagessen als Buffet oder Menü,
- eine feste Ansprechperson vor Ort.
Die Halbtagespauschale umfasst meist den Raum für vier bis fünf Stunden, eine Kaffeepause und ein Mittagessen oder einen Snack. Die Pauschale mit Übernachtung ergänzt die Ganztagespauschale um Zimmer, Frühstück und meist ein Abendessen. Sie eignet sich für zweitägige Seminare und Klausurtagungen.
Was Sie extra berechnen
- zusätzliche Gruppenräume,
- aufwendigere Technik und einen Techniker vor Ort (Mikrofone für Podien, Streaming, Dolmetschtechnik),
- Abendessen, Empfang und Getränke nach dem Programm,
- Parkplätze, Übernachtung (bei der Tagespauschale), Teambuilding.
Bieten Sie diese Leistungen als Zusatzoptionen mit klarem Preis an. So bleibt die Pauschale übersichtlich, und der Kunde wählt nur, was er wirklich braucht.
So kalkulieren Sie den Preis Schritt für Schritt
- Nehmen Sie Ihre Einzelpreisliste. Raummiete pro Tag, Mittagessen, Kaffeepause, Tagungsgetränke, Technik. Wenn Sie noch keine Preisliste haben, beginnen Sie damit.
- Verteilen Sie die Fixkosten auf die Teilnehmer. Raummiete und Technik kosten bei 20 Personen genauso viel wie bei 50. Teilen Sie sie durch die Teilnehmerzahl.
- Addieren Sie die Leistungen pro Person. Mittagessen, Pausen und Getränke werden mit der Teilnehmerzahl multipliziert.
- Vergleichen Sie die Summe mit der Pauschale. Die Pauschale liegt meist etwas unter der Summe der Einzelpreise. Der Kunde hat einen Grund, das Paket zu buchen, und Sie verhandeln weniger.
- Prüfen Sie Wareneinsatz und Personal. Die Küche kennt die Kosten für Mittagessen und Pausen. Die Pauschale muss Wareneinsatz, Service und den Betrieb des Raums decken.
- Legen Sie eine Mindestteilnehmerzahl fest. Schreiben Sie, ab wie vielen Personen die Pauschale gilt. Darunter berechnen Sie die Raummiete separat oder eine Mindestteilnehmerzahl.
Ein Rechenbeispiel
Ein Hotel hat einen Raum für 60 Personen und erhält eine Anfrage für ein ganztägiges Seminar mit 40 Teilnehmern. Die Preise sind ein Beispiel, keine Empfehlung:
| Position | Preisliste | Pro Person bei 40 Teilnehmern |
|---|---|---|
| Raummiete pro Tag | 800 € | 20,00 € |
| Technik (Beamer, Leinwand, Flipchart, WLAN) | 150 € | 3,75 € |
| Mittagessen | 22 € pro Person | 22,00 € |
| 2 × Kaffeepause | 9 € pro Person | 18,00 € |
| Tagungsgetränke | 8 € pro Person | 8,00 € |
| Summe | 71,75 € |
Die Tagungspauschale könnten Sie auf 65 € pro Person und Tag festlegen. Bei 40 Teilnehmern zahlt der Kunde 2.600 €, und Sie liegen rund 9 % unter der Summe der Einzelpreise.
Jetzt dieselbe Rechnung für eine kleinere Gruppe. Bei 30 Teilnehmern ergeben die Einzelpreise 79,67 € pro Person, bei 20 Teilnehmern schon 95,50 €. Für 65 € würden Sie bei 20 Personen den Großteil der Raummiete verschenken. Schreiben Sie deshalb ins Angebot: „Die Tagungspauschale gilt ab 30 Personen. Bei weniger Teilnehmern berechnen wir 30 Personen oder die Raummiete laut Preisliste.“
Mehrwertsteuer und Rechnung
Eine Pauschale bündelt Leistungen, für die unterschiedliche Steuersätze gelten können: Speisen, Getränke, Raummiete und Übernachtung. Viele Häuser weisen die Pauschale auf der Rechnung deshalb nach Bestandteilen aufgeteilt aus. Wie Sie das handhaben, hängt von den aktuellen Regeln ab. Klären Sie die Aufteilung mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie die Pauschale verkaufen, und geben Sie immer an, ob der Preis netto oder brutto ist. Firmenkunden vergleichen genau.
Die häufigsten Fehler
- Keine Mindestteilnehmerzahl. Eine kleine Gruppe bekommt den Raum dann fast geschenkt.
- Unklare Leistungen. „Verpflegung“ reicht nicht. Schreiben Sie, wie viele Pausen es gibt und was serviert wird.
- Kein Termin für die finale Teilnehmerzahl. Vereinbaren Sie, bis wann der Kunde die Zahl bestätigt und wie viele Personen er noch kostenfrei abmelden kann.
- Ein Preis für das ganze Jahr. In der Hauptsaison und von Dienstag bis Donnerstag kann die Pauschale höher sein als im Juli oder am Freitag.
So zeigen Sie die Pauschale im Angebot
Stellen Sie den Preis pro Person, die Liste der enthaltenen Leistungen, die Mindestteilnehmerzahl und den Gesamtbetrag nach oben. Zusatzleistungen folgen darunter in einer eigenen Liste. Der Kunde sieht sofort, wofür er zahlt, und muss nicht nachfragen. Wenn Sie Angebote noch in Tabellen bauen, lesen Sie, wie es ohne Excel schneller geht.
Wie Verando dabei hilft
In Verando speichern Sie die Pauschale einmal: Leistungen, Preis pro Person und Mindestteilnehmerzahl. Bei einer neuen Anfrage fügen Sie sie ins Angebot ein, der Gesamtbetrag wird berechnet, und der Kunde erhält ein übersichtliches Angebot in seiner Sprache, das er online bestätigt. Den ganzen Ablauf sehen Sie unter So funktioniert es.
Häufige Fragen
Was ist in einer Tagungspauschale enthalten?
Meist Tagungsraum, Standardtechnik, Tagungsgetränke, zwei Kaffeepausen und ein Mittagessen. Was genau enthalten ist, sollte im Angebot schriftlich stehen.
Ist die Raummiete in der Tagungspauschale enthalten?
In der Regel ja, wenn die Mindestteilnehmerzahl erreicht wird. Darunter berechnen viele Häuser die Raummiete separat oder eine Mindestteilnehmerzahl.
Was ist der Unterschied zwischen Tagespauschale und Pauschale mit Übernachtung?
Die Tagespauschale deckt nur das Programm am Tag ab. Die Pauschale mit Übernachtung ergänzt Zimmer, Frühstück und meist ein Abendessen.
Sollte die Pauschale günstiger sein als die Einzelpreise?
Meist ja, leicht. So hat der Kunde einen Grund, das Paket zu buchen. Prüfen Sie aber, ob der Preis auch bei der Mindestteilnehmerzahl Ihre Kosten deckt.