Respuesta corta: cada línea de la tarifa necesita cuatro datos: nombre del menú, qué incluye exactamente, precio y unidad (por persona, por unidad o por evento). Agrupa las líneas en pocas categorías según lo que realmente vendes y, en los menús con elección, indica quién elige y hasta cuándo.
Cómo debe ser una tarifa de catering: plantilla
Ejemplo para un hotel que organiza congresos y celebraciones (precios de ejemplo):
| Categoría | Menú | Incluye | Precio | Unidad |
|---|---|---|---|---|
| Pausas café | Pausa café de mañana | café, té, agua, zumo, 2 tipos de bollería | 8 € | persona |
| Almuerzos | Almuerzo bufé | sopa, 2 platos calientes, bufé de ensaladas, postre | 22 € | persona |
| Cenas | Cena de gala | entrante, sopa, principal a elegir, postre | 38 € | persona |
| Bebidas | Paquete de bebidas 3 h | refrescos, cerveza, vino, café | 18 € | persona |
| Extras | Tarta | por encargo, 1 kg para 8–10 personas | 35 € | kg |
La categoría ayuda a orientarse; lo que se vende es el menú. «Bufé caliente» sin contenido no le dice nada al cliente. «Almuerzo bufé: sopa, dos platos calientes, bufé de ensaladas y postre» sí.
¿Por persona, por unidad o por evento?
La unidad decide cómo cambia el precio cuando cambia el número de invitados. Sin ella, «22 €» puede ser una persona, una mesa o todo el almuerzo.
- Por persona: pausas café, almuerzos, cenas, paquetes de bebidas.
- Por unidad o kilo: tarta, canapés, botella de vino por mesa.
- Por evento: servicio de barra, descorche, suplemento por cierre tardío.
Ejemplo: un almuerzo bufé de 22 € para 40 invitados suma 880 €. Si el cliente sube a 50, son 1.100 €. El descorche por evento no cambia. Si cada línea lleva su unidad, el recálculo cuadra sin hacer cuentas a mano.
Cómo escribir un menú con elección
El menú cerrado es sencillo: todos reciben lo mismo. En un menú con elección indica tres cosas:
- Cuántas opciones hay, por ejemplo tres principales.
- Quién elige: el organizador para todo el grupo o cada invitado.
- Hasta cuándo hay que confirmar, por ejemplo 10 días antes.
Que el organizador elija un principal para todos o que cada invitado elija el suyo es muy distinto para la cocina. La elección individual implica tarjetas en la mesa, una lista de platos por mesa y más servicio, así que puede tener otro precio.
Bufé o cena servida: cómo mostrar alternativas
Cuando el cliente duda entre dos menús, muéstralos como alternativas y suma solo uno al total. Si no, verá el bufé y la cena sumados y se asustará. Tras la decisión, elimina la opción descartada para que la cocina no se equivoque.
Si vendes congresos, valora también un paquete de reunión por persona: sala, pausas café y almuerzo en un solo precio se comparan mejor que diez líneas sueltas.
Dietas y alérgenos
En la UE debes poder decir a los invitados cuáles de los 14 alérgenos principales contiene un plato (Reglamento (UE) n.º 1169/2011). Añade los números de alérgenos a cada menú y escribe en la propuesta hasta cuándo hay que comunicar vegetarianos, sin gluten y otras dietas. Luego anota las cifras en el evento, no en un correo que la cocina nunca ve.
Quién gestiona la tarifa
La tarifa necesita un responsable, normalmente el jefe de eventos junto con el jefe de cocina. Comercial no debería inventar menús nuevos dentro de una propuesta. Haz los cambios de temporada de una vez, por ejemplo dos veces al año, y en los eventos confirmados se mantiene el menú que recibió el cliente. Al traducir una propuesta, traduce también el contenido del menú, no solo el nombre.
Con la tarifa así organizada, la propuesta se monta con líneas ya preparadas. En Verando la importas desde Excel y el total se recalcula solo al cambiar el número de invitados. Mira cómo funciona para hoteles o prueba Verando gratis con tus propios menús.
Preguntas frecuentes
¿Las pausas café y las bebidas van en la misma categoría?
No. La pausa café es comida y bebida en un momento del programa; el paquete de bebidas se vende por horas. Por separado se encuentran mejor en la tarifa y en la propuesta.
¿Cada plato necesita su propio precio?
No. El precio lo tiene el menú o el paquete. Solo necesitan precio propio las líneas que se pueden pedir aparte, como una tarta o el suplemento de un principal premium.
¿Qué revisar si sube el número de invitados?
Las líneas por persona se recalculan; las de por evento, no. Revisa también la capacidad de la sala para el montaje elegido y si la cocina puede asumir la elección individual con más invitados.
¿Hay que indicar los alérgenos en la tarifa?
Hay que informar a los invitados sobre los 14 alérgenos principales según el Reglamento (UE) n.º 1169/2011. Lo más sencillo es tener los números de alérgenos junto a cada menú.