Respuesta corta: haz el primer seguimiento 2–3 días laborables después de enviar la propuesta y el segundo 1–2 días antes de que venza la opción. No envíes un tercer recordatorio. Cada mensaje debe aportar algo nuevo, como una respuesta, una alternativa o un dato sobre la fecha, y no solo «¿hay novedades?».
Cuándo hacer seguimiento: calendario tras enviar la propuesta
| Cuándo | Qué hacer | Por qué |
|---|---|---|
| Al enviar | Indica en el correo hasta cuándo bloqueas la fecha y cuándo volverás a escribir. | El cliente sabe qué esperar y el recordatorio no le sorprende. |
| A los 2–3 días laborables | Un mensaje breve con una pregunta concreta o una alternativa. | El organizador ya compara, pero aún no ha decidido. |
| 1–2 días antes de que venza la opción | Recuerda la fecha de la opción y pregunta si quiere ampliarla. | Un motivo real para escribir: la fecha se libera. |
| Al vencer la opción | Un mensaje de cierre y después cierra la solicitud. | Insistir más perjudica la relación más de lo que ayuda. |
En las bodas la decisión tarda más. La pareja consulta la fecha con la familia y casi siempre quiere visitar el espacio. Retrasa el primer seguimiento a 4–5 días y da una opción más larga, por ejemplo de 10–14 días.
Qué escribir: cuatro mensajes listos para enviar
1. Primer seguimiento que aporta algo
Hola, Laura: quería asegurarme de que te ha llegado la propuesta para la formación del 14 y 15 de mayo. Para 60 asistentes recomendamos montaje en U en el Salón Olivo, sin coste adicional. ¿Te preparo también una opción con almuerzo bufé en lugar de menú servido? Te mantengo la fecha bloqueada hasta el viernes.
2. El cliente espera la aprobación
Gracias por avisar. Si te ayuda, te envío un resumen de una página para dirección: fechas, número de personas, precio total y precio por persona. Puedo ampliar la opción hasta el miércoles que viene.
3. Antes de que venza la opción
Hola, Laura: la opción del 14 de mayo vence mañana. Si necesitas más tiempo, dímelo e intentaré ampliarla. Si la fecha queda libre, se la ofreceremos a la siguiente solicitud.
Escribe la última frase solo si es verdad. Un «otro cliente interesado» inventado acaba descubriéndose.
4. Mensaje de cierre
Como no hemos tenido noticias, cierro la solicitud de mayo y libero la fecha. Si los planes cambian, responde a este correo y reactivo la propuesta. Si habéis elegido otro espacio, te agradecería que me contaras por qué. Nos ayuda a mejorar.
¿Teléfono o correo?
Envía el primer seguimiento por correo para que el cliente lo tenga todo por escrito y pueda reenviarlo. Coge el teléfono en eventos grandes o cuando el cliente ha abierto la propuesta pero no contesta. Una llamada de dos minutos resuelve a menudo lo que por correo llevaría una semana. Después, envía un breve resumen de lo acordado.
Por qué los clientes no responden después de la propuesta
- Decide otra persona. Los eventos de empresa los aprueba un directivo o compras. Les ayuda más un resumen que otro adjunto.
- La propuesta no se entiende. Si preguntan una y otra vez qué incluye, el problema es la propuesta, no la fecha. Un paquete por persona se lee mejor; mira cómo fijar el precio del paquete de reunión.
- No la han abierto. Un PDF adjunto acaba en spam o se lee mal en el móvil. Si sabes que no la han abierto, preguntar «¿qué te parece el precio?» no tiene sentido.
- Han elegido otro sitio y no quieren decirlo. Para eso está el mensaje de cierre.
Errores habituales en el seguimiento
- Un recordatorio vacío: «Solo quería saber cómo va».
- Un descuento ya en el primer seguimiento. El cliente aprende que esperar compensa.
- Dos compañeros llaman al mismo cliente con precios distintos porque cada uno tiene el recordatorio en su propio calendario.
- Una opción sin fecha de fin: la fecha queda «bloqueada» un mes mientras rechazas a otro cliente.
- Tratar el interés de un correo como un evento confirmado. Solo está confirmado con contrato firmado y anticipo recibido.
Cómo organizar el seguimiento en el equipo
En cada solicitud anota tres cosas: quién la lleva, cuándo vence la opción y cuándo toca el próximo contacto. Con pocas solicitudes a la semana basta una hoja compartida. Con decenas al mes, la hoja deja de coincidir con la realidad y los recordatorios se pierden.
En Verando ves si el cliente ha abierto cada propuesta y cuándo, las opciones vencen solas en el calendario y el recordatorio de opción trae un texto que solo tienes que ajustar. Mira cómo funciona para hoteles o pruébalo gratis con una solicitud que tengas hoy en el correo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto esperar para hacer seguimiento de una propuesta?
2–3 días laborables en eventos de empresa y 4–5 días en bodas. Si le dijiste al cliente cuándo escribirías, respeta exactamente ese día.
¿Cuántas veces insistir si el cliente no responde?
Dos: a los pocos días y justo antes de que venza la opción. Después, un mensaje de cierre y cierra la solicitud.
¿Debo ofrecer un descuento en el seguimiento?
No por defecto. Averigua primero por qué duda. Una alternativa más económica, como bufé en lugar de menú servido, suele funcionar mejor que un descuento general.
¿Una respuesta positiva ya es una reserva confirmada?
No. El evento está confirmado solo con el contrato firmado y el anticipo recibido. Hasta entonces la fecha está en opción.