Mi az a konferenciacsomag, és miért kérik az ügyfelek?
A fejenkénti konferenciacsomag, nemzetközi nevén DDR (day delegate rate), egyetlen ár résztvevőnként és naponként. Tartalmazza a termet, az alapvető technikát, a kávészüneteket és az ebédet. A szervezőnek nem kell tíz tételből összeraknia az ajánlatot, és rögtön tudja, mennyibe kerül a rendezvény.
Önnek a csomag két előnnyel jár: gyorsabban válaszol az ajánlatkérésekre, és az ügyfél könnyen összeveti az árát más szállodákéval. A kockázat egy: ha az árat ránézésre állítja be, kis csoportnál vagy igényes ügyfélnél könnyen ráfizet.
Mi szokott a csomagban lenni?
Egy egész napos szállodai konferenciacsomag általában tartalmazza:
- a konferenciatermet egész napra (nagyjából nyolc órára), a létszámnak megfelelő berendezéssel,
- az alaptechnikát: projektort vagy kijelzőt, vásznat, flipchartot, wifit,
- ásványvizet, jegyzettömböt és tollat,
- két kávészünetet (délelőtt és délután),
- büféebédet vagy menüt,
- egy kapcsolattartót, aki a rendezvény alatt elérhető.
A félnapos csomag rendszerint négy-öt órás teremhasználatot, egy kávészünetet és ebédet vagy könnyebb harapnivalót jelent. A 24 órás csomag az egész naposhoz szobát, reggelit és többnyire vacsorát is ad. Kétnapos tréningekhez és kihelyezett ülésekhez ideális.
Mit számlázzon külön?
- további termeket csoportmunkához,
- összetettebb technikát és egész napos technikust (pódiummikrofonok, streaming, tolmácstechnika),
- vacsorát, fogadást és a program utáni italokat,
- parkolást, szállást (napi csomagnál), csapatépítést.
Ezeket kínálja felárként, egyértelmű árral. Így a csomag áttekinthető marad, az ügyfél pedig csak azt választja, amire valóban szüksége van.
Így számolja ki az árat lépésről lépésre
- Induljon ki a tételes árlistából. Napi teremdíj, ebéd, kávészünet, napközbeni italok, technika. Ha még nincs árlistája, azzal kezdje.
- Ossza el a fix tételeket fejenként. A terem és a technika ugyanannyiba kerül 20 és 50 főnél is. Ossza el a résztvevők számával.
- Adja hozzá a fejenkénti tételeket. Az ebéd, a szünetek és az italok a létszámmal szorzódnak.
- Vesse össze az összeget a csomagárral. A csomag általában valamivel olcsóbb, mint a tételek összege. Így az ügyfélnek oka van a teljes csomagot megrendelni, Önnek pedig kevesebbet kell alkudoznia.
- Ellenőrizze az anyagköltséget és a bérköltséget. A konyha megmondja, mennyibe kerül az ebéd és a szünetek. A csomagárnak fedeznie kell az alapanyagot, a felszolgálást és a terem működtetését.
- Határozzon meg minimális létszámot. Írja le, hány főtől érvényes a csomag. Ez alatt számlázza külön a teremdíjat, vagy egy minimális létszámot.
Egy példa számokkal
Egy szállodának 60 fős terme van, és ajánlatkérést kap egy 40 fős, egész napos tréningre. Az árak csak szemléltetésül szolgálnak, nem ajánlott árak:
| Tétel | Árlista | Fejenként 40 főnél |
|---|---|---|
| Teremdíj egy napra | 320 000 Ft | 8 000 Ft |
| Technika (projektor, vászon, flipchart, wifi) | 60 000 Ft | 1 500 Ft |
| Ebéd | 8 800 Ft / fő | 8 800 Ft |
| 2 × kávészünet | 3 600 Ft / fő | 7 200 Ft |
| Napközbeni italok | 3 200 Ft / fő | 3 200 Ft |
| Összesen | 28 700 Ft |
A csomagárat beállíthatja 26 000 Ft-ra fejenként és naponként. 40 főnél az ügyfél 1 040 000 Ft-ot fizet, Ön pedig nagyjából 9%-kal a tételek összege alatt marad.
Most nézze meg ugyanezt kisebb csoportnál. 30 főnél a tételek összege fejenként kb. 31 870 Ft, 20 főnél már 38 200 Ft. 26 000 Ft-ért 20 főnél a teremdíj nagy részét elveszítené. Ezért írja bele az ajánlatba: „A csomagár 30 főtől érvényes. Kisebb létszám esetén 30 főt vagy az árlista szerinti teremdíjat számlázzuk.”
ÁFA és számla
A csomag olyan szolgáltatásokat fog össze, amelyekre eltérő ÁFA-kulcs vonatkozhat: étel, ital, teremhasználat, szállás. Ezért egyes szállodák a számlán tételesen bontják a csomagot. Hogy Önnek hogyan kell eljárnia, az a hatályos szabályoktól függ. Egyeztesse a könyvelőjével, mielőtt elkezdi árulni a csomagot, és mindig jelölje, hogy az ár nettó vagy bruttó. A céges ügyfelek ezt pontosan összevetik.
A leggyakoribb hibák
- Nincs minimális létszám. Egy kis csoport így szinte ingyen kapja meg a termet.
- Homályos tartalom. A „frissítő” szó nem elég. Írja le, hány kávészünet lesz, és mit kínálnak rajtuk.
- Nincs határidő a végleges létszámra. Egyezzenek meg, meddig erősíti meg az ügyfél a létszámot, és hány főt mondhat le még díjmentesen.
- Egész évben ugyanaz az ár. Főszezonban és keddtől csütörtökig a csomag drágább lehet, mint júliusban vagy pénteken.
Hogyan mutassa be a csomagot az ajánlatban?
Az ajánlat elejére kerüljön a fejenkénti ár, a csomag tartalma, a minimális létszám és a rendezvény teljes összege. A feláras tételeket alá, külön listába tegye. Az ügyfél azonnal látja, miért fizet, és nem kell visszakérdeznie. Ha még táblázatban készíti az ajánlatokat, nézze meg, hogyan megy ez Excel nélkül.
Miben segít a Verando?
A Verandóban egyszer menti el a csomagot: a tételeket, a fejenkénti árat és a minimális létszámot. Új ajánlatkérésnél beteszi az ajánlatba, a rendszer kiszámolja a teljes összeget, az ügyfél pedig áttekinthető ajánlatot kap a saját nyelvén, amelyet online visszaigazol. A teljes folyamatot a Hogyan működik oldalon láthatja.
Gyakori kérdések
Mit jelent a DDR a szállodában?
A DDR (day delegate rate) a konferencia egy résztvevőjére jutó napi ár. Általában tartalmazza a termet, az alaptechnikát, két kávészünetet, az ebédet és az italokat.
Benne van a teremdíj a konferenciacsomagban?
Többnyire igen, ha a csoport eléri a minimális létszámot. Ez alatt a szállodák általában külön számlázzák a teremdíjat vagy egy minimális létszámot.
Mi a különbség a napi és a 24 órás csomag között?
A napi csomag csak a nappali programot fedi le. A 24 órás csomag ehhez szállást, reggelit és többnyire vacsorát is ad.
Olcsóbb legyen a csomag, mint a tételek összege?
Általában igen, kis mértékben, hogy az ügyfélnek oka legyen a csomagot választani. Mindig ellenőrizze, hogy az ár a minimális létszámnál is fedezi-e a költségeit.