Kurz gesagt: Jede Position braucht vier Angaben: Menüname, genauer Inhalt, Preis und Einheit (pro Person, pro Stück oder pro Veranstaltung). Gruppieren Sie die Positionen in wenige Kategorien nach dem, was Sie wirklich verkaufen, und schreiben Sie bei Wahlmenüs dazu, wer bis wann auswählt.
So sieht eine Catering-Preisliste aus: Vorlage
Beispiel für ein Hotel mit Tagungen und Feiern (Beispielpreise):
| Kategorie | Menü | Inhalt | Preis | Einheit |
|---|---|---|---|---|
| Kaffeepausen | Kaffeepause vormittags | Kaffee, Tee, Wasser, Saft, 2 Sorten Gebäck | 8 € | Person |
| Mittagessen | Mittagsbuffet | Suppe, 2 warme Gerichte, Salatbuffet, Dessert | 22 € | Person |
| Abendessen | Festliches Menü | Vorspeise, Suppe, Hauptgang nach Wahl, Dessert | 38 € | Person |
| Getränke | Getränkepauschale 3 Std. | Softdrinks, Bier, Wein, Kaffee | 18 € | Person |
| Extras | Torte | auf Bestellung, 1 kg für 8–10 Personen | 35 € | kg |
Die Kategorie dient der Orientierung, verkauft wird das konkrete Menü. „Warmes Buffet“ ohne Inhalt sagt dem Kunden nichts. „Mittagsbuffet: Suppe, zwei warme Gerichte, Salatbuffet und Dessert“ schon.
Pro Person, pro Stück oder pro Veranstaltung?
Die Einheit bestimmt, wie sich der Preis bei einer anderen Gästezahl verändert. Ohne sie kann „22 €“ eine Person, einen Tisch oder das ganze Mittagessen bedeuten.
- Pro Person: Kaffeepausen, Mittag- und Abendessen, Getränkepauschalen.
- Pro Stück oder Kilo: Torte, Fingerfood, eine Flasche Wein pro Tisch.
- Pro Veranstaltung: Barpersonal, Korkgeld, Zuschlag für spätes Ende.
Beispiel: Ein Mittagsbuffet zu 22 € für 40 Gäste kostet 880 €. Erhöht der Kunde auf 50, sind es 1.100 €. Das Korkgeld pro Veranstaltung bleibt gleich. Steht bei jeder Position die Einheit, stimmt die Neuberechnung ohne Nachrechnen.
So schreiben Sie ein Wahlmenü
Ein festes Menü ist einfach: Alle bekommen dasselbe. Bei einem Wahlmenü gehören drei Angaben dazu:
- Wie viele Optionen es gibt, zum Beispiel drei Hauptgänge.
- Wer wählt: der Veranstalter für die ganze Gruppe oder jeder Gast selbst.
- Bis wann die Auswahl feststehen muss, zum Beispiel 10 Tage vorher.
Ob der Veranstalter einen Hauptgang für alle wählt oder jeder Gast selbst, macht für die Küche einen großen Unterschied. Individuelle Wahl bedeutet Tischkarten, eine Gerichteliste pro Tisch und mehr Service und kann daher anders kalkuliert sein.
Buffet oder gesetztes Menü: Alternativen zeigen
Schwankt der Kunde zwischen zwei Menüs, zeigen Sie beide als Alternativen und rechnen nur eines in die Gesamtsumme ein. Sonst sieht der Kunde Buffet und Menü zusammengezählt und erschrickt. Nach der Entscheidung entfernen Sie die abgelehnte Variante, damit die Küche nichts verwechselt.
Verkaufen Sie Tagungen, lohnt sich auch eine Tagungspauschale: Raum, Kaffeepausen und Mittagessen zu einem Preis lassen sich leichter vergleichen als zehn Einzelpositionen.
Diäten und Allergene
In der EU müssen Sie Gästen sagen können, welche der 14 Hauptallergene ein Gericht enthält (Verordnung (EU) Nr. 1169/2011). Ergänzen Sie daher bei jedem Menü die Allergennummern und schreiben Sie ins Angebot, bis wann vegetarische, glutenfreie und andere Wünsche gemeldet werden müssen. Die Zahl der Sonderessen gehört dann zur Veranstaltung, nicht in eine Mail, die die Küche nie sieht.
Schnelltest: funktioniert die Preisliste?
Geben Sie die Preisliste jemandem, der sie nicht geschrieben hat, etwa von der Rezeption, und lassen Sie ein Angebot für 40 Gäste mit Mittagessen, zwei Kaffeepausen und Getränken erstellen. Muss er dabei nachfragen, zum Beispiel was im Buffet ist oder ob die Torte pro Person berechnet wird, ergänzen Sie das direkt in der Preisliste. Wiederholen Sie den Test auf dem Handy und auf Englisch, wenn Sie Angebote an internationale Kunden schicken.
Wer die Preisliste pflegt
Die Preisliste braucht eine verantwortliche Person, meist der Bankettleiter gemeinsam mit dem Küchenchef. Der Verkauf sollte keine neuen Menüs direkt im Angebot erfinden. Saisonale Änderungen machen Sie gebündelt, etwa zweimal im Jahr, und für bestätigte Veranstaltungen gilt das Menü, das der Kunde erhalten hat. Bei Übersetzungen übersetzen Sie auch den Inhalt, nicht nur den Namen.
Ist die Preisliste so aufgebaut, setzt sich ein Angebot aus fertigen Positionen zusammen. In Verando importieren Sie sie aus Excel, und bei geänderter Gästezahl rechnet sich die Summe neu. Mehr für Hotels, oder Verando kostenlos testen mit Ihren eigenen Menüs.
Häufige Fragen
Gehören Kaffeepausen und Getränke in eine Kategorie?
Nein. Eine Kaffeepause ist Essen mit Getränken zu einem festen Programmpunkt, eine Getränkepauschale wird nach Stunden verkauft. Getrennte Kategorien findet man in Preisliste und Angebot leichter.
Braucht jedes Gericht einen eigenen Preis?
Nein. Den Preis hat das Menü oder Paket. Einen eigenen Preis brauchen nur Positionen, die man extra bestellen kann, etwa eine Torte oder ein Aufpreis für einen Premium-Hauptgang.
Was prüfe ich, wenn die Gästezahl steigt?
Positionen pro Person rechnen sich neu, Positionen pro Veranstaltung nicht. Prüfen Sie auch die Raumkapazität für die gewählte Bestuhlung und ob die Küche individuelle Wahl für mehr Gäste schafft.
Müssen Allergene in der Preisliste stehen?
Gäste müssen nach Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 über die 14 Hauptallergene informiert werden. Am einfachsten stehen die Allergennummern direkt beim Menü in der Preisliste.