Kurz gesagt: Fassen Sie 2–3 Werktage nach dem Versand nach und ein zweites Mal 1–2 Tage vor Ablauf der Option. Eine dritte Erinnerung schicken Sie nicht. Jede Nachricht sollte etwas Neues bringen: eine Antwort, eine Alternative oder eine Info zum Termin, nicht nur „Gibt es schon Neuigkeiten?“.
Wann nachfassen: Zeitplan nach dem Angebotsversand
| Wann | Was tun | Warum |
|---|---|---|
| Beim Versand | In der Begleitmail schreiben, bis wann Sie den Termin halten und wann Sie sich melden. | Der Kunde weiß Bescheid, die Erinnerung überrascht ihn nicht. |
| Nach 2–3 Werktagen | Kurze Nachricht mit einer konkreten Frage oder einer Alternative. | Der Veranstalter vergleicht, hat aber noch nicht entschieden. |
| 1–2 Tage vor Optionsende | An das Optionsdatum erinnern und fragen, ob Sie verlängern sollen. | Ein echter Anlass: Der Termin wird frei. |
| Nach Ablauf der Option | Eine abschließende Nachricht, dann die Anfrage schließen. | Weiteres Hinterhertelefonieren schadet mehr, als es nützt. |
Bei Hochzeiten dauert die Entscheidung länger. Paare stimmen den Termin mit der Familie ab und möchten meist zur Besichtigung kommen. Verschieben Sie die erste Erinnerung auf 4–5 Tage und geben Sie eine längere Option, etwa 10–14 Tage.
Was schreiben: vier Mustertexte
1. Erste Erinnerung mit Mehrwert
Guten Tag Frau Schneider, ich wollte kurz sichergehen, dass Sie unser Angebot für die Schulung am 14. und 15. Mai erhalten haben. Für 60 Teilnehmende empfehlen wir U-Form im Salon Linde, ohne Aufpreis. Soll ich Ihnen zusätzlich eine Variante mit Mittagsbuffet statt Menü vorbereiten? Den Termin halte ich bis Freitag für Sie.
2. Der Kunde wartet auf die Freigabe
Danke für die Info. Wenn es hilft, schicke ich Ihnen eine Zusammenfassung auf einer Seite für Ihre Geschäftsleitung: Termin, Teilnehmerzahl, Gesamtpreis und Preis pro Person. Die Option verlängere ich gern bis nächsten Mittwoch.
3. Vor Ablauf der Option
Guten Tag Frau Schneider, die Option für den 14. Mai läuft morgen aus. Wenn Sie mehr Zeit brauchen, sagen Sie Bescheid, dann versuche ich zu verlängern. Wird der Termin frei, bieten wir ihn der nächsten Anfrage an.
Den letzten Satz schreiben Sie nur, wenn er stimmt. Ein erfundener „anderer Interessent“ fliegt früher oder später auf.
4. Abschließende Nachricht
Da wir nichts mehr von Ihnen gehört haben, schließe ich die Anfrage für Mai und gebe den Termin frei. Wenn sich Ihre Pläne ändern, antworten Sie einfach auf diese Mail, dann aktiviere ich das Angebot wieder. Falls Sie sich für ein anderes Haus entschieden haben, freue ich mich über einen kurzen Hinweis, warum. Das hilft uns weiter.
Telefon oder E-Mail?
Die erste Erinnerung schicken Sie per Mail, damit der Kunde alles schriftlich hat und weiterleiten kann. Zum Telefon greifen Sie bei größeren Veranstaltungen oder wenn der Kunde das Angebot geöffnet hat, aber auf Mails nicht reagiert. Zwei Minuten am Telefon klären oft, was per Mail eine Woche dauert. Danach fassen Sie das Besprochene kurz schriftlich zusammen.
Warum Kunden nach dem Angebot schweigen
- Jemand anderes entscheidet. Firmenveranstaltungen gibt die Geschäftsleitung oder der Einkauf frei. Eine Zusammenfassung hilft mehr als ein weiterer Anhang.
- Das Angebot ist unklar. Fragt der Kunde ständig, was enthalten ist, liegt das Problem im Angebot, nicht im Termin. Eine Tagungspauschale liest sich oft leichter, siehe Tagungspauschale richtig kalkulieren.
- Das Angebot wurde nicht geöffnet. Ein PDF im Anhang landet im Spam oder ist auf dem Handy schwer lesbar. Wissen Sie, dass es ungeöffnet ist, ergibt die Frage „Was sagen Sie zum Preis?“ keinen Sinn.
- Man hat sich anders entschieden und sagt es nicht. Dafür gibt es die abschließende Nachricht.
Typische Fehler beim Nachfassen
- Eine Erinnerung ohne Inhalt: „Ich wollte nur mal nachhören.“
- Ein Rabatt schon in der ersten Erinnerung. Der Kunde lernt, dass Warten sich lohnt.
- Zwei Kollegen rufen denselben Kunden mit unterschiedlichen Preisen an, weil jeder eine Erinnerung im eigenen Kalender hat.
- Eine Option ohne Ende: Der Termin ist einen Monat „geblockt“, während Sie eine andere Anfrage absagen.
- Interesse per Mail wird als feste Buchung behandelt. Fest ist sie erst mit unterschriebenem Vertrag und eingegangener Anzahlung.
So organisieren Sie das Nachfassen im Team
Halten Sie bei jeder Anfrage drei Dinge fest: wer sie betreut, bis wann die Option gilt und wann der nächste Kontakt fällig ist. Bei einigen Anfragen pro Woche reicht eine gemeinsame Tabelle. Bei Dutzenden im Monat läuft die Tabelle der Realität hinterher und Erinnerungen gehen unter.
In Verando sehen Sie bei jedem Angebot, ob und wann der Kunde es geöffnet hat, Optionen laufen im Kalender von selbst aus und für die Optionserinnerung gibt es einen Textentwurf. Mehr dazu für Hotels, oder kostenlos testen mit einer Anfrage, die gerade in Ihrem Postfach liegt.
Häufige Fragen
Wie lange warte ich nach dem Angebot mit dem Nachfassen?
Bei Firmenveranstaltungen 2–3 Werktage, bei Hochzeiten 4–5 Tage. Haben Sie dem Kunden einen Tag genannt, halten Sie genau diesen ein.
Wie oft fasse ich nach, wenn keine Antwort kommt?
Zweimal: nach ein paar Tagen und kurz vor Ablauf der Option. Danach eine abschließende Nachricht und die Anfrage schließen.
Soll ich beim Nachfassen Rabatt anbieten?
Nicht automatisch. Finden Sie zuerst heraus, warum der Kunde zögert. Eine günstigere Variante, etwa Buffet statt Menü, hilft meist mehr als ein Pauschalrabatt.
Ist eine positive Antwort schon eine feste Buchung?
Nein. Fest ist die Veranstaltung erst mit unterschriebenem Vertrag und eingegangener Anzahlung. Bis dahin ist der Termin optioniert.