Entregue el evento al equipo operativo con un documento actualizado: programa acordado, salas, cantidades de asistentes, menús, contactos y decisiones pendientes. Designe un responsable comercial y un coordinador operativo. Para cada cambio, anote quién lo aprobó y qué departamentos confirmaron su recepción. Reenviar la propuesta no basta para organizar el servicio.
¿Quién se encarga del traspaso del evento?
El responsable comercial custodia el acuerdo con el cliente: alcance, precio, condiciones y todo lo que el hotel y el cliente se han prometido. El coordinador de operaciones custodia la ejecución: reparte las tareas entre departamentos y comprueba que el acuerdo puede cumplirse tal como está escrito.
En un hotel pequeño, una misma persona puede asumir ambos papeles. Incluso entonces conviene saber en qué papel decide en cada momento: ¿está cambiando el acuerdo con el cliente o solo la forma de prepararlo? Añada junto a cada nombre un teléfono y un suplente. Un nombre sin contacto no sirve de nada un sábado por la mañana si esa persona está de vacaciones.
¿Qué documento debe utilizar operaciones?
Arriba del todo, ponga el nombre del evento, la fecha, las salas, el número de versión y la fecha del último cambio. Justo debajo, el enlace a la última propuesta aceptada. Si el cliente ha enviado después una nueva petición que nadie ha confirmado, va en «pendiente», no entre las instrucciones de preparación. De lo contrario, se convertirá discretamente en el plan sin que nadie lo haya aprobado.
El documento no tiene por qué sustituir la orden de servicio de banquetes (BEO) ni la hoja de operaciones. Su función es que todos los departamentos trabajen sobre lo mismo. Mantenga las notas internas, como el precio de compra a la floristería, separadas del texto que pueda ver el cliente. Y diga siempre dónde está la versión vigente: «la última está adjunta al correo del jueves» no es una buena respuesta.
¿Qué debe incluir la lista de traspaso?
Pida a cada departamento que revise su parte antes de la reunión. En la reunión, trate solo las contradicciones y las dependencias. Use esta lista como punto de partida y adáptela al programa y a la forma de trabajar de su hotel:
- Fecha del evento, llegada de los invitados, inicio y fin de cada parte del programa.
- Acceso del organizador y de los proveedores, tiempo de montaje y hora a la que debe quedar libre la sala.
- Salas y montaje acordados, que debe verificar la persona responsable.
- Número actual de asistentes y fecha hasta la que el cliente aún puede modificarlo.
- Menú elegido, horarios de servicio, cantidades y equipamiento necesario.
- Contactos del organizador y del coordinador de operaciones, con sus suplentes.
- Decisiones pendientes con responsable y fecha de respuesta.
Cuando falte un dato, indique qué se está comprobando y quién lo comprueba. «Lo estándar» no basta para la hora de apertura de la sala ni para el número de micrófonos. Quien no participó en la negociación debe entender la instrucción sin rebuscar en correos antiguos.
¿Qué cantidades de asistentes deben distinguirse?
En la práctica, el número de invitados aparece en cuatro versiones distintas:
- Cifra contratada: cuántas personas reservó el cliente según la propuesta vigente.
- Cifra de preparación: para cuántas personas preparan cocina y sala.
- Cifra real: cuántas personas vinieron de verdad.
- Cifra facturada: lo que se cobra al cliente según las condiciones acordadas.
A menudo coinciden, pero no siempre. Si las funde en un único campo de «cifra final», al facturar nadie sabrá qué significa. Preparar más raciones no implica que todas se facturen, y una asistencia menor no reduce por sí sola el alcance contratado. Deciden las condiciones de la propuesta o del contrato.
¿Cómo gestionar el cambio de 40 a 50 personas?
La siguiente situación es un ejemplo ficticio.
Una empresa celebra en el hotel una formación de un día para 40 personas, con comida y pausa para el café por la tarde. Una semana antes, la organizadora escribe: «Se nos suman diez compañeros y necesitaríamos la comida media hora más tarde». Por ahora es una petición, no un cambio. El hotel aún no ha comprobado la sala, la cocina ni el precio.
El comercial anota la redacción exacta y pide su opinión al coordinador. Este comprueba si caben 50 personas en el montaje elegido, si basta el equipamiento técnico y si cocina puede servir la comida a la nueva hora sin coincidir con otro evento. Solo entonces recibe la organizadora una respuesta con la opción confirmada y, si hace falta, un precio revisado.
- Registre la situación de partida: 40 personas, comida a las 12:30.
- Marque la petición: 50 personas, comida a las 13:00, todavía sin confirmar.
- Asigne a personas concretas la comprobación de sala, cocina y técnica.
- Cuando el cliente esté de acuerdo, anote la nueva cifra contratada y, por separado, la instrucción de preparación.
- Pida a los departamentos afectados que confirmen que han recibido el cambio y cierre los puntos pendientes.
Si al final acuden 48 personas, registre 48 como asistencia real. No sobrescriba a posteriori la cifra contratada ni la de preparación. Lo que se factura depende de la propuesta y de los cambios confirmados. Cuando contabilidad hable de la diferencia con el cliente un mes después, las dos cifras seguirán teniendo sentido.
¿Cómo comprobar que los departamentos recibieron el cambio?
Un correo enviado demuestra que la información salió, no que alguien la entendiera. Para retrasar la comida necesita la respuesta de cocina y del jefe de sala o de banquetes. Para un nuevo montaje, la del equipo que lo prepara.
Basta un registro breve: qué cambio, qué departamento, quién confirmó y si planteó alguna objeción. No pida confirmación para cada detalle; ajústela a lo que el cambio afecta al trabajo. Si un departamento señala un problema, devuelva la decisión al responsable comercial antes de prometer nada al cliente.
¿Qué información necesita administración después del evento?
Para la facturación, entregue la asistencia real, los consumos y los extras aprobados, junto con el origen de las cifras y quién explicará cualquier diferencia. Un depósito recibido es una información financiera aparte; un alcance confirmado no significa que el dinero haya llegado.
Después, elija una o dos cosas que complicaron la ejecución y ajuste el traspaso en consecuencia, por ejemplo añadiendo a la lista una pregunta sobre la hora de llegada de los proveedores. Añada un campo nuevo solo si ayuda a alguien a decidir o a preparar un servicio.
¿Cómo conectar la propuesta con la preparación?
Si quiere tener solicitudes, propuestas, contratos, depósitos y eventos en un solo lugar, eche un vistazo a Verando para hoteles. El manual de usuario explica cómo trabajar con un evento en la aplicación. Lo mejor es probarlo con un evento propio: pruebe Verando gratis y prepare un documento en el que el equipo vea de un vistazo qué está acordado, qué se está preparando y qué sigue pendiente.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe responsabilizarse del traspaso del evento?
Un responsable comercial para el acuerdo con el cliente y un coordinador de operaciones para la ejecución, cada uno con suplente. En un hotel pequeño puede ser una sola persona, pero el documento debe dejar claro quién decide qué.
¿Basta con enviar la propuesta a operaciones?
No. La propuesta es un documento comercial. Operaciones necesita instrucciones de preparación actualizadas, una lista de decisiones pendientes y la confirmación de que ha recibido los cambios importantes.
¿Cómo se registra un cambio de 40 a 50 invitados?
Primero como petición pendiente de comprobar. Cuando el cliente acepte, anote la nueva cifra contratada, aparte la cifra de preparación y, tras el evento, la asistencia real. La factura sigue las condiciones acordadas.
¿Cuándo debe celebrarse la reunión de traspaso?
Con tiempo suficiente para que los departamentos preparen sus servicios y resuelvan las dudas. Para una formación sencilla basta una breve conversación unos días antes; para un congreso o una boda, antes y con más detalle.