Röviden: először 2–3 munkanappal az ajánlat elküldése után jelentkezzen, másodszor 1–2 nappal az opció lejárta előtt. Harmadik emlékeztetőt ne küldjön. Minden üzenet hozzon valami újat: választ egy kérdésre, egy alternatívát vagy hírt az időpontról, ne csak annyit, hogy „van valami újság az ajánlattal kapcsolatban?”.
Mikor jelentkezzen: idővonal az ajánlat elküldése után
| Mikor | Mit tegyen | Miért |
|---|---|---|
| Küldéskor | Írja meg a kísérőlevélben, meddig tartja az időpontot és mikor jelentkezik. | Az ügyfél tudja, mire számíthat, az emlékeztető nem éri váratlanul. |
| 2–3 munkanap után | Rövid üzenet egy konkrét kérdéssel vagy egy alternatívával. | A szervező már összehasonlít, de még nem döntött. |
| 1–2 nappal az opció lejárta előtt | Emlékeztessen az opció dátumára, és kérdezze meg, meghosszabbítsa-e. | Valódi ok a jelentkezésre: az időpont felszabadul. |
| Az opció lejárta után | Egy záró üzenet, utána zárja le az ajánlatkérést. | A további sürgetés többet árt a kapcsolatnak, mint amennyit használ. |
Esküvőknél hosszabb a döntés. A pár a családdal egyezteti az időpontot, és általában szeretné megnézni a helyszínt. Az első emlékeztetőt tolja 4–5 napra, az opciót pedig adja hosszabbra, például 10–14 napra.
Mit írjon: négy kész üzenetminta
1. Első emlékeztető hozzáadott értékkel
Kedves Kovács Anna! Szeretném megerősíteni, hogy megkapta a május 14–15-i tréningre szóló ajánlatunkat. 60 résztvevőhöz U alakú elrendezést javaslunk a Kisteremben, felár nélkül. Készítsek egy változatot is büféebéddel a felszolgált menü helyett? Az időpontot péntekig tartom Önöknek.
2. Az ügyfél jóváhagyásra vár
Köszönöm a tájékoztatást. Ha segít, küldök egy egyoldalas összefoglalót a vezetőségnek: időpont, létszám, teljes ár és ár/fő. Az opciót szívesen meghosszabbítom jövő szerdáig.
3. Az opció lejárta előtt
Kedves Kovács Anna! A május 14-i időpontra szóló opció holnap lejár. Ha több időre van szüksége, jelezze, és megpróbálom meghosszabbítani. Ha az időpont felszabadul, a következő érdeklődőnek ajánljuk fel.
Az utolsó mondatot csak akkor írja, ha igaz. A kitalált „másik érdeklődő” előbb-utóbb kiderül.
4. Záró üzenet
Mivel nem kaptunk választ, a májusi ajánlatkérést lezárom, és felszabadítom az időpontot. Ha változnak a tervek, elég válaszolni erre a levélre, és megújítom az ajánlatot. Ha más helyszínt választottak, megköszönném, ha megírná, miért. Sokat segít nekünk.
Telefon vagy e-mail?
Az első emlékeztetőt e-mailben küldje, hogy az ügyfélnek minden írásban meglegyen, és továbbíthassa a kollégájának. Telefonáljon nagyobb rendezvényeknél, vagy ha az ügyfél megnyitotta az ajánlatot, de nem válaszol. Egy kétperces hívás gyakran megold egy kérdést, ami e-mailben egy hétig tartana. A hívás után küldjön rövid összefoglalót a megbeszéltekről.
Miért hallgatnak az ügyfelek az ajánlat után?
- Valaki más dönt. A céges rendezvényeket a vezető vagy a beszerzés hagyja jóvá. Nekik egy összefoglaló többet segít, mint egy újabb melléklet.
- Az ajánlat nem érthető. Ha folyton azt kérdezik, mi van benne az árban, a gond az ajánlattal van, nem az időponttal. Egy fejenkénti csomag könnyebben olvasható, lásd: így számolja ki a konferenciacsomag árát.
- Meg sem nyitották. A csatolt PDF a spamben köt ki, vagy telefonon nehezen olvasható. Ha tudja, hogy nem nyitották meg, a „mit szól az árhoz?” kérdésnek nincs értelme.
- Más helyszínt választottak, és nem akarják megmondani. Erre való a záró üzenet.
Tipikus hibák az utánkövetésben
- Tartalom nélküli emlékeztető: „Csak érdeklődnék, hogy áll a dolog.”
- Kedvezmény már az első emlékeztetőben. Az ügyfél megtanulja, hogy a várakozás kifizetődik.
- Két kolléga más árral hívja ugyanazt az ügyfelet, mert mindegyiknek a saját naptárában van az emlékeztető.
- Opció lejárat nélkül: az időpont egy hónapig „le van foglalva”, közben pedig elutasít egy másik ügyfelet.
- Az e-mailes érdeklődést visszaigazolt rendezvénynek veszik. Visszaigazolt csak az aláírt szerződés és a beérkezett előleg után.
Hogyan szervezze az utánkövetést a csapatban?
Minden ajánlatkérésnél rögzítsen három dolgot: ki felel érte, meddig érvényes az opció, és mikor esedékes a következő kapcsolatfelvétel. Heti néhány ajánlatkérésnél elég egy közös táblázat. Havi több tucatnál a táblázat elszakad a valóságtól, és elvesznek az emlékeztetők.
A Verandóban minden ajánlatnál látja, hogy az ügyfél megnyitotta-e és mikor, az opciók maguktól lejárnak a naptárban, az opciós emlékeztetőhöz pedig kész szövegjavaslat tartozik. Nézze meg, hogyan működik szállodáknak, vagy próbálja ki ingyen egy olyan ajánlatkéréssel, ami épp a postafiókjában van.
Gyakori kérdések
Mennyit várjak az ajánlat elküldése után?
Céges rendezvényeknél 2–3 munkanapot, esküvőknél 4–5 napot. Ha küldéskor megírta, mikor jelentkezik, pontosan azt a napot tartsa.
Hányszor emlékeztessek, ha az ügyfél nem válaszol?
Kétszer: néhány nap után és közvetlenül az opció lejárta előtt. Utána egy záró üzenet, és zárja le az ajánlatkérést.
Ajánljak kedvezményt az emlékeztetőben?
Nem automatikusan. Előbb derítse ki, miért habozik az ügyfél. Egy olcsóbb változat, például büfé a felszolgált menü helyett, többnyire jobban működik, mint az általános kedvezmény.
A pozitív válasz már visszaigazolt foglalás?
Nem. A rendezvény csak az aláírt szerződéssel és a beérkezett előleggel visszaigazolt. Addig az időpont opcióban van.