Röviden: az árlista minden tételének négy adat kell: a menü neve, pontos tartalma, az ár és az egység (fejenként, darabonként vagy rendezvényenként). A tételeket csoportosítsa néhány kategóriába aszerint, amit ténylegesen árul, a választható menüknél pedig írja oda, ki és meddig választ.
Milyen legyen a catering árlista: minta
Példa egy konferenciákat és ünnepségeket is szervező szállodára (példaárak):
| Kategória | Menü | Tartalom | Ár | Egység |
|---|---|---|---|---|
| Kávészünetek | Délelőtti kávészünet | kávé, tea, víz, gyümölcslé, 2 féle péksütemény | 3 000 Ft | fő |
| Ebédek | Büféebéd | leves, 2 meleg étel, salátabár, desszert | 8 500 Ft | fő |
| Vacsorák | Ünnepi vacsora | előétel, leves, választható főétel, desszert | 14 500 Ft | fő |
| Italok | Italcsomag 3 óra | üdítők, sör, bor, kávé | 7 000 Ft | fő |
| Extrák | Torta | rendelésre, 1 kg 8–10 főre | 13 000 Ft | kg |
A kategória az eligazodást segíti, eladni a konkrét menüt adja el. A „Meleg büfé” tartalom nélkül semmit sem mond az ügyfélnek. A „Büféebéd: leves, két meleg étel, salátabár és desszert” már igen.
Fejenként, darabonként vagy rendezvényenként?
Az egység dönti el, hogyan változik az ár, ha változik a létszám. Nélküle a „8 500 Ft” jelenthet egy főt, egy asztalt vagy az egész ebédet.
- Fejenként: kávészünetek, ebédek, vacsorák, italcsomagok.
- Darabonként vagy kilónként: torta, falatkák, egy üveg bor asztalonként.
- Rendezvényenként: pultos személyzet, dugópénz, késői zárás felára.
Példa: a 8 500 Ft-os büféebéd 40 főre 340 000 Ft. Ha az ügyfél 50 főre emeli a létszámot, 425 000 Ft. A rendezvényenkénti dugópénz közben nem változik. Ha minden tételnél ott az egység, az újraszámolás kézi számolás nélkül is stimmel.
Hogyan írja le a választható menüt?
A fix menü egyszerű: mindenki ugyanazt kapja. Választható menünél három dolgot írjon le:
- Hány lehetőség van, például három főétel.
- Ki választ: a szervező az egész csoportnak, vagy minden vendég maga.
- Meddig kell leadni a választást, például 10 nappal a rendezvény előtt.
Óriási különbség a konyhának, hogy a szervező egy főételt választ mindenkinek, vagy minden vendég saját magának. Az egyéni választás ültetőkártyát, asztalonkénti ételkiosztást és több felszolgálót jelent, ezért ára is lehet más.
Büfé vagy felszolgált vacsora: hogyan mutassa az alternatívákat?
Ha az ügyfél két menü között vacillál, mutassa őket alternatívaként, és a végösszegbe csak az egyiket számolja bele. Különben az ügyfél a büfét és a vacsorát együtt látja, és megijed. A döntés után az elvetett változatot vegye ki az ajánlatból, hogy a konyha ne tévessze el.
Ha konferenciákat értékesít, gondolja végig a fejenkénti konferenciacsomagot is: a terem, a kávészünetek és az ebéd egy árban könnyebben összehasonlítható, mint tíz külön tétel.
Diéták és allergének
Az EU-ban meg kell tudnia mondani a vendégeknek, hogy az étel a 14 fő allergén közül melyiket tartalmazza (1169/2011/EU rendelet). Ezért az árlistában minden menühöz írja oda az allergének számát, az ajánlatban pedig azt, meddig kell jelezni a vegetáriánus, gluténmentes és egyéb igényeket. A diéták számát aztán a rendezvényhez rögzítse, ne egy e-mailbe, amit a konyha sosem lát.
Gyors próba: működik az árlista?
Adja oda az árlistát egy kollégának, aki nem ő írta, például a recepcióról, és kérje meg, hogy állítson össze egy ajánlatot 40 főre ebéddel, két kávészünettel és italokkal. Ha közben kérdeznie kell valamit, például mi van a büfében, vagy fejenként számít-e a torta, azt írja be azonnal az árlistába. Ugyanezt a próbát ismételje meg telefonon és angolul is, ha külföldi ügyfeleknek is küld ajánlatot.
Ki kezeli az árlistát?
Az árlistának egy gazdája legyen, általában a rendezvényvezető a séffel együtt. Az értékesítés ne találjon ki új menüt közvetlenül az ajánlatban. A szezonális változásokat egyszerre végezze el, például évente kétszer, a visszaigazolt rendezvényeknél pedig az a menü érvényes, amit az ügyfél megkapott. Az ajánlat fordításakor a menü tartalmát is fordítsa le, ne csak a nevét.
Ha így rendezi az árlistát, az ajánlat kész tételekből áll össze. A Verandóba Excelből importálja, és létszámváltozáskor az összeg magától újraszámolódik. Nézze meg, hogyan működik szállodáknak, vagy próbálja ki ingyen a saját menüivel.
Gyakori kérdések
Egy kategóriába kerüljenek a kávészünetek és az italok?
Nem. A kávészünet étel és ital a program egy adott pontján, az italcsomagot órára árulják. Külön kategóriákban könnyebb megtalálni őket az árlistában és az ajánlatban.
Minden ételnek kell saját ár?
Nem. Az ára a menünek vagy csomagnak van. Saját ár csak a külön rendelhető tételeknek kell, például tortának vagy prémium főétel felárának.
Mit ellenőrizzek, ha nő a létszám?
A fejenkénti tételek újraszámolódnak, a rendezvényenkéntiek nem. Ellenőrizze a terem befogadóképességét a választott elrendezésben, és hogy a konyha nagyobb csoportnál is bírja-e az egyéni választást.
Fel kell tüntetni az allergéneket az árlistában?
A vendégeket tájékoztatni kell a 14 fő allergénről az 1169/2011/EU rendelet szerint. A legegyszerűbb, ha az allergének száma közvetlenül a menü mellett szerepel.