Čo je konferenčný balíček a prečo ho klienti chcú
Konferenčný balíček na osobu, v medzinárodnom svete označovaný ako DDR (day delegate rate), je jedna cena za účastníka a deň. Zahŕňa sálu, základnú techniku, prestávky a obed. Klient nemusí skladať ponuku z desiatich položiek a vie hneď povedať šéfovi, koľko konferencia stojí.
Pre vás je balíček výhodný z dvoch dôvodov. Ponuku pripravíte rýchlejšie a klienti ľahšie porovnajú vašu cenu s inými hotelmi. Riziko je jedno: ak cenu nastavíte od oka, pri malej skupine alebo náročnom klientovi ľahko prerobíte.
Čo do balíčka patrí
Celodenný balíček v hoteloch zvyčajne obsahuje:
- konferenčnú sálu na celý deň (približne 8 hodín) s usporiadaním podľa počtu osôb,
- základnú techniku: projektor alebo obrazovku, plátno, flipchart, Wi-Fi,
- minerálnu vodu a pomôcky na písanie,
- dve prestávky na kávu (doobeda a poobede),
- obed formou bufetu alebo menu,
- kontaktnú osobu, ktorá je počas akcie k dispozícii.
Polodenný balíček má zvyčajne sálu na 4 až 5 hodín, jednu prestávku na kávu a obed alebo len občerstvenie. 24-hodinový balíček pridáva k celodennému aj izbu, raňajky a väčšinou večeru. Hodí sa na dvojdňové školenia a výjazdové stretnutia.
Čo nechať mimo balíčka
- ďalšie miestnosti na prácu v skupinách,
- náročnejšiu techniku a technika na celý deň (mikrofóny pre panel, streaming, tlmočnícku techniku),
- večeru, aperitív a nápoje po programe,
- parkovanie, ubytovanie (pri dennom balíčku), teambuilding.
Tieto položky ponúknite ako príplatky s jasnou cenou. Balíček tak zostane prehľadný a klient si vyberie, čo naozaj potrebuje.
Ako vypočítať cenu krok za krokom
- Vezmite svoj cenník jednotlivých položiek. Prenájom sály na deň, obed, prestávka na kávu, nápoje počas dňa, technika. Ak cenník nemáte, začnite ním.
- Rozpočítajte fixné položky na osobu. Prenájom sály a techniky platí rovnako pre 20 aj 50 ľudí. Vydeľte ich počtom účastníkov.
- Pripočítajte položky na osobu. Obed, prestávky a nápoje sa násobia počtom ľudí.
- Porovnajte súčet s balíčkom. Balíček býva o niečo lacnejší ako súčet jednotlivých položiek. Klient tým dostáva dôvod objednať celý balík a vy menej vyjednávania.
- Overte food cost a mzdy. Kuchyňa vám povie náklad na obed a prestávky. Cena balíčka musí pokryť suroviny, obsluhu aj réžiu sály.
- Stanovte minimum. Napíšte, od koľkých osôb balíček platí. Pod touto hranicou účtujte prenájom sály zvlášť alebo minimálny počet osôb.
Príklad na číslach
Hotel má sálu pre 60 osôb a dostane dopyt na celodenné školenie pre 40 ľudí. Toto je ilustračný cenník, nie odporúčané ceny:
| Položka | Cenník | Na osobu pri 40 osobách |
|---|---|---|
| Prenájom sály na deň | 800 € | 20,00 € |
| Technika (projektor, plátno, flipchart, Wi-Fi) | 150 € | 3,75 € |
| Obed | 22 € / osoba | 22,00 € |
| 2 × prestávka na kávu | 9 € / osoba | 18,00 € |
| Nápoje počas dňa | 8 € / osoba | 8,00 € |
| Spolu | 71,75 € |
Balíček môžete nastaviť na 65 € na osobu a deň. Pri 40 osobách dáva klient 2 600 € a vy ste zhruba 9 % pod súčtom položiek.
Teraz to isté pri menšej skupine. Pri 30 osobách vychádza súčet položiek na 79,67 € na osobu, pri 20 osobách už na 95,50 €. Za 65 € by ste pri 20 ľuďoch prišli o väčšinu prenájmu sály. Preto do ponuky napíšte: „Balíček platí od 30 osôb. Pri nižšom počte účtujeme 30 osôb alebo prenájom sály podľa cenníka.“
DPH a faktúra
Balíček obsahuje služby, ktoré môžu mať rôzne sadzby DPH: jedlo, nápoje, prenájom priestoru, ubytovanie. Niektoré hotely preto na faktúre balíček rozdeľujú na jednotlivé zložky. Ako to máte robiť vy, závisí od krajiny a aktuálnych pravidiel. Dohodnite si postup s účtovníkom skôr, ako začnete balíček predávať, a uvádzajte, či je cena s DPH alebo bez nej. Firemní klienti to porovnávajú.
Najčastejšie chyby
- Bez minimálneho počtu osôb. Malá skupina potom dostane sálu takmer zadarmo.
- Nejasný obsah. „Občerstvenie“ nestačí. Napíšte, koľko prestávok a čo na nich bude.
- Bez dátumu konečného počtu. Dohodnite, dokedy klient potvrdí počet osôb a koľko ich môže ešte zrušiť bez poplatku. Viac v článku o zálohách a storno podmienkach.
- Rovnaká cena celý rok. V hlavnej sezóne a v utorok až štvrtok môže byť balíček drahší ako v júli alebo v piatok.
Ako balíček ukázať v ponuke
Do ponuky dajte cenu na osobu, zoznam toho, čo je v cene, minimum osôb a celkovú sumu za akciu. Príplatky uveďte pod tým v samostatnom zozname. Klient tak hneď vidí, za čo platí, a nemusí sa dopytovať. Čo ešte musí obsahovať dobrá ponuka, nájdete v článku Ponuka na konferenciu v hoteli.
Ako s tým pomáha Verando
Vo Verande si balíček uložíte raz: položky, cenu na osobu a minimum osôb. Pri novom dopyte ho vložíte do ponuky, systém dopočíta celkovú sumu a klient dostane prehľadnú ponuku v jeho jazyku, ktorú potvrdí online.
Časté otázky
Čo znamená DDR v hoteli?
DDR (day delegate rate) je cena za jedného účastníka konferencie na deň. Obvykle zahŕňa sálu, základnú techniku, dve prestávky na kávu, obed a nápoje.
Je prenájom sály v konferenčnom balíčku?
Väčšinou áno, ak skupina dosiahne minimálny počet osôb. Pod týmto počtom hotely zvyčajne účtujú prenájom sály zvlášť alebo minimálny počet osôb.
Aký je rozdiel medzi denným a 24-hodinovým balíčkom?
Denný balíček pokrýva len program počas dňa. 24-hodinový pridáva ubytovanie, raňajky a väčšinou aj večeru.
Má byť balíček lacnejší ako súčet položiek?
Zvyčajne áno, mierne. Klient tak má dôvod objednať celý balík. Vždy si však overte, že cena pokryje náklady aj pri minimálnom počte osôb.