Az ajánlat elkészítése előtt tisztázza a rendezvény napját és a teremhasználat idejét, a létszámot, a programot, a szükséges szolgáltatásokat, a keretet és azt, ki dönt. Csak az ajánlatot érdemben befolyásoló hiányzó adatokat kérdezze meg. Ha a helyszín megfelel, küldjön ajánlatot; ha nem, javasoljon használható alternatívát.
Időpont: nem csak a nap, hanem a teremben töltött teljes idő
Kérdezzen rá a rendezvény napjára, a résztvevők érkezésére, a program kezdetére és végére, valamint arra, mennyi időre van szüksége a technikának vagy a beszállítóknak. Ezután derítse ki, mi rugalmas. Az egyik szervező gond nélkül szerda helyett csütörtököt választ, de pontosan ugyanazokra az órákra van szüksége. A másiknak fix dátuma van, de kezdhet ebéd után is. Mindkét lehetőséget külön rögzítse, és a naptár szabad idősávját soha ne nevezze foglalásnak.
Bevált kérdés: „Ha az első időpont nem lehetséges, mely más napok jöhetnek szóba, és meddig kell döntenie?” A válasz elválasztja a rendezvény alternatív időpontjait a vendég döntési határidejétől. A szabad kapacitást a teremért felelős kollégával ellenőrizze, a berendezéssel és a bontással együtt. Ha egy megbeszélés ötkor véget ér, a terem még nem áll készen ötkor a következő csoportnak. Előzetes ellenőrzésnél jegyezze fel, ki és mikor végezte.
Mit fognak valójában csinálni a résztvevők?
A vendégek száma önmagában nem írja le a rendezvényt. Előadást hallgatnak, csoportokban dolgoznak, együtt ebédelnek, termek között mozognak, vagy online kapcsolódnak? Tudja meg a várható létszámot, és jegyezze fel, hogy becslésről van-e szó. Ha a program és az ebéd létszáma eltér, mindkettőt rögzítse. A kapacitást a kért elrendezés szerint ítélje meg: egy 120 fős állófogadásra alkalmas terem nem 120 fős workshopterem asztalokkal és projektorral.
Fordítsa le a kérést az üzemeltetés nyelvére, például: egy főterem, egy regisztrációs terület, két kisebb csoportterem és ebéd 12:30-kor. Ezután kérdezze meg, mi elengedhetetlen és mi csak kívánság. Ha a pontos kombináció nem szabad, elutasítás helyett értelmes alternatívát tud javasolni.
Kapcsolja össze a keretet a szolgáltatások körével
Derítse ki, hogy a vendég teljes összeggel, fejenkénti összeggel számol, vagy még belső jóváhagyásra vár. És mit kell az összegnek fedeznie: teremdíjat, ellátást, technikát, szállást vagy mindezt együtt. Jegyezze fel a pénznemet, és azt, hogy a vendég bruttó vagy nettó összeget mond-e; ne találgasson. Ha még nincs keret, mondja el, mire van szüksége az árajánlathoz, és ajánljon egy világosan körülhatárolt alapváltozatot.
Még a „még nincs keretünk” válasz is hasznos. Megkérdezheti: „Segítene a belső egyeztetésen, ha összehasonlítanánk egy egyszerű megbeszélést és egy ebéddel kiegészített változatot?” Ha a szolgáltatások köre és a megadott összeg nem illik össze, nevezze meg azt a konkrét részt, amely módosítható: egyszerűbb menü, rövidebb teremhasználat vagy másik nap. Ezt azonban csak akkor javasolja, ha a szervező megerősíti, hogy a feladatnak éppen ez a része változhat.
Ki dönt, és mire van szüksége?
Kérdezze meg, ki hasonlítja össze a helyszíneket, ki hagyja jóvá a választást, és ki jön el a helyszínbejárásra. Gyakran nem ugyanaz a személy. Egy ajánlatokat gyűjtő koordinátornak olyan anyagra van szüksége, amelyet továbbíthat. Beszélje meg a következő döntést és annak időpontját. A homályos „küldjenek valamit hamarosan” gyakran azt jelenti: „küldjenek egy rövid összefoglalót a keddi csapatmegbeszélésre”. Ez világos feladat, még akkor is, ha a végső döntésnek még nincs dátuma.
Az akadálymentességet ellenőrizze, ne ígérje
Derítse ki, szüksége van-e valamelyik résztvevőnek lépcsőmentes bejutásra vagy más igazításra, amely befolyásolja a terem és az útvonal kiválasztását. Gyakorlati igényekre kérdezzen rá, ne egészségügyi adatokra. A szervezőnek például lépcső nélküli útvonalra lehet szüksége a bejárattól a termen át a mosdókig. A pontos kérést adja át egy kollégának, aki a helyszínen ellenőrzi. Akadálymentességet soha ne erősítsen meg emlékezetből. Küldje el a vendégnek, mi van ellenőrizve, mi van még folyamatban, és mikor kap választ.
Felvételi űrlap az első kapcsolatfelvételhez
- Kapcsolat: szervező, cég, milyen formában kéri a választ, és ki viszi az érdeklődést a szállodában.
- Cél: a rendezvény típusa, mit kell elérnie, és mi nem változhat.
- Idő: kívánt nap, alternatív napok, érkezés, program és a terem felszabadításának ideje.
- Résztvevők: várható létszám, becslés-e, elrendezés és ellátási létszámok.
- Szolgáltatások: termek, ellátás, technika, szállás és a beszállítók bejutása.
- Keret: összeg vagy „még ismeretlen”, pénznem, mit fed le és bruttó-e.
- Döntés: ki dönt, következő lépés, határidő és a szükséges anyagok.
- Nyitott pontok: szabad kapacitás, akadálymentesség, ki ellenőrzi és mikor kap választ a vendég.
A bizonytalan adatoknál jegyezze fel a forrást: a vendég mondta, a szálloda megerősítette, vagy válaszra várunk. Az űrlap a beszélgetést támogatja; nem kiküldendő kérdőív. Ha a vendég már sokat leírt, erősítse meg, és csak azokra a hiányokra kérdezzen rá, amelyek a következő lépést befolyásolják. Így a vendég látja, hogy valaki valóban elolvasta az üzenetét.
Mintaválasz kiegészítő kérdésekkel
„Köszönjük a workshop részleteit. Úgy értjük, hogy a keddet és a csütörtököt is ellenőrizzük, nagyjából negyven résztvevőt várnak, és egy közös munkatermet szeretnének. A pontos ajánlathoz tudnunk kell, hogy a résztvevők asztaloknál dolgoznak-e, és része-e a programnak az ebéd. A keretet egyelőre nyitva hagyjuk. A termek szabad kapacitását kolléganőnk ellenőrzi, és csütörtökig válaszolunk. Milyen anyagra lesz szükségük a következő belső megbeszélésükhöz?”
A válasz megismétli, amit már tudunk, és arra a két kérdésre összpontosít, amely megváltoztatja az ajánlatot. Nem titkolja az ismeretlen keretet, és nem ígéri a terem lefoglalását. Olyan válaszhatáridőt adjon meg, amelyet biztosan tartani tud. Ha telefonon egyeztettek pontokat, ugyanezt az összefoglalót küldje el e-mailben megerősítésre.
Három érdeklődés, három különböző lépés
Workshop keret nélkül. Egy cég negyvenfős workshopot tervez a következő hónapra, két időpontot javasol, és még nincs kerete. Az értékesítő ellenőrzi az elrendezést mindkét időpontban, megkérdezi, kérnek-e ebédet, és mikor lesz a belső megbeszélés, majd rövid összefoglalót küld a szolgáltatások köréről. Ez jó érdeklődés világos következő lépéssel, nem gyenge kapcsolat.
Fix időpont, foglalt terem. Egy szervezőnek hatvan vendég számára kell hely egy adott szombaton, de a kért terem foglalt. Elutasítás előtt az értékesítő megkérdezi, módosítható-e a nap vagy a terem. A vendég megerősíti, hogy egyik sem. A helyes válasz elmagyarázza az okot, és udvariasan lezárja az érdeklődést, felesleges menü nélkül.
Lépcsőmentes útvonal szükséges. A harmadik szervező ismeri az időpontot és a létszámot, de ellenőrzött lépcsőmentes bejutásra van szüksége. Az értékesítő egy konkrét kollégára bízza az ellenőrzést, megbeszéli a válasz időpontját, és addig nem erősíti meg a terem alkalmasságát, amíg nincs ellenőrzött információja.
Zárja a beszélgetést világos következő lépéssel
Küldjön rövid összefoglalót: hogyan érti a feladatot, mi maradt nyitva, ki mit ellenőriz, és mikor érkezik a következő válasz. Kérje meg a szervezőt, hogy javítsa, ami nem stimmel. Az összefoglalót tárolja az eredeti üzenet mellett, hogy a helyettesítő kolléga is értse. Az ajánlatba a megbeszélt szolgáltatási kört vigye át, ne a beszélgetés minden mondatát. Elutasításkor pedig a valódi okot rögzítse, például a foglalt termet egy nem módosítható időpontban, ne azt a benyomást, hogy mennyire „komoly” volt a vendég.
Ha az érdeklődést, az ajánlatot és a következő lépést egy helyen kezelné, nézze meg a Verando szállodai megoldását. Az ajánlat elküldése után segít a követő kapcsolattartásról szóló útmutatónk. A következő valódi megkeresésén ingyen kipróbálhatja a Verandót.
Gyakori kérdések
Rossz érdeklődés az, amelyikben nincs keret?
Nem. Jelölje a keretet egyelőre ismeretlennek, tisztázza a szolgáltatások körét, és ajánljon olyan anyagot, amely segít a szervezőnek összeget meghatározni, például két változat összehasonlítását.
Minden részletre szükségem van a válasz előtt?
Nem. Először azokkal az adatokkal foglalkozzon, amelyek megváltoztatják a terem alkalmasságát vagy a következő lépést. Amit a vendég már megadott, csak erősítse meg, a többit később pótolja.
Azt jelenti egy szabad időpont, hogy a terem le van foglalva?
Nem. Ellenőrizze a valódi szabad kapacitást a berendezéssel és bontással együtt, és közölje a vendéggel a pontos állapotot. Az előzetes opciót és annak érvényességét külön egyeztesse.
Hogyan kezeljem a lépcsőmentes bejutásra vonatkozó kérést?
Rögzítse a pontos gyakorlati igényt, az ellenőrzést bízza a helyszínt ismerő kollégára, és küldje el a vendégnek az ellenőrzött tényeket és a még folyamatban lévő pontokat.