Czym jest pakiet konferencyjny i dlaczego klienci go chcą
Pakiet konferencyjny za osobę, w branży międzynarodowej nazywany DDR (day delegate rate), to jedna cena za uczestnika za dzień. Obejmuje salę, podstawowy sprzęt, przerwy kawowe i obiad. Klient nie musi składać oferty z dziesięciu pozycji i od razu wie, ile wyda na wydarzenie.
Dla was pakiet ma dwie zalety: ofertę przygotujecie szybciej, a klient łatwo porówna waszą cenę z innymi hotelami. Ryzyko jest jedno. Jeśli ustalicie cenę na oko, przy małej grupie albo wymagającym kliencie łatwo stracicie.
Co wchodzi w pakiet
Całodniowy pakiet w hotelach zwykle obejmuje:
- salę konferencyjną na cały dzień (około 8 godzin) z ustawieniem dopasowanym do liczby osób,
- podstawowy sprzęt: rzutnik lub ekran, flipchart, Wi-Fi,
- wodę mineralną i materiały piśmiennicze,
- dwie przerwy kawowe (przed południem i po południu),
- obiad w formie bufetu lub serwowany,
- opiekuna wydarzenia dostępnego na miejscu.
Pakiet półdniowy to zwykle sala na 4–5 godzin, jedna przerwa kawowa i obiad albo tylko przekąski. Pakiet 24-godzinny dodaje do całodniowego pokój, śniadanie i najczęściej kolację. Sprawdza się przy dwudniowych szkoleniach i wyjazdach firmowych.
Co zostawić poza pakietem
- dodatkowe sale do pracy w grupach,
- bardziej zaawansowany sprzęt i technika na cały dzień (mikrofony do panelu, transmisja online, sprzęt do tłumaczenia),
- kolację, aperitif i napoje po programie,
- parking, nocleg (przy pakiecie dziennym), integrację.
Te pozycje proponujcie jako dopłaty z jasną ceną. Pakiet pozostanie przejrzysty, a klient wybierze to, czego naprawdę potrzebuje.
Jak policzyć cenę krok po kroku
- Weźcie cennik pojedynczych pozycji. Wynajem sali na dzień, obiad, przerwa kawowa, napoje w ciągu dnia, sprzęt. Jeśli nie macie cennika, zacznijcie od niego.
- Rozłóżcie koszty stałe na osobę. Wynajem sali i sprzętu kosztuje tyle samo dla 20 i dla 50 osób. Podzielcie je przez liczbę uczestników.
- Dodajcie pozycje liczone za osobę. Obiad, przerwy i napoje mnoży się przez liczbę osób.
- Porównajcie sumę z pakietem. Pakiet jest zwykle nieco tańszy niż suma pozycji. Klient ma powód, żeby zamówić całość, a wy mniej negocjacji.
- Sprawdźcie food cost i koszty obsługi. Kuchnia poda koszt obiadu i przerw. Cena pakietu musi pokryć surowce, obsługę i utrzymanie sali.
- Ustalcie minimum. Napiszcie, od ilu osób pakiet obowiązuje. Poniżej tej liczby liczcie wynajem sali osobno albo minimalną liczbę osób.
Przykład w liczbach
Hotel ma salę na 60 osób i dostaje zapytanie o całodniowe szkolenie dla 40 osób. To przykładowy cennik, a nie zalecane ceny:
| Pozycja | Cennik | Za osobę przy 40 osobach |
|---|---|---|
| Wynajem sali na dzień | 3 400 zł | 85,00 zł |
| Sprzęt (rzutnik, ekran, flipchart, Wi-Fi) | 640 zł | 16,00 zł |
| Obiad | 95 zł / osoba | 95,00 zł |
| 2 × przerwa kawowa | 38 zł / osoba | 76,00 zł |
| Napoje w ciągu dnia | 35 zł / osoba | 35,00 zł |
| Razem | 307,00 zł |
Pakiet możecie ustalić na 280 zł za osobę za dzień. Przy 40 osobach klient płaci 11 200 zł, a wy jesteście około 9% poniżej sumy pozycji.
Teraz to samo przy mniejszej grupie. Przy 30 osobach suma pozycji wynosi 340,67 zł za osobę, przy 20 osobach już 408 zł. Za 280 zł przy 20 osobach stracilibyście większość wynajmu sali. Dlatego w ofercie napiszcie: „Pakiet obowiązuje od 30 osób. Przy mniejszej liczbie liczymy 30 osób albo wynajem sali według cennika.”
VAT i faktura
Pakiet zawiera usługi, które mogą mieć różne stawki VAT: jedzenie, napoje, wynajem sali, nocleg. Dlatego część hoteli rozbija pakiet na fakturze na poszczególne składniki. To, jak powinniście to robić, zależy od aktualnych przepisów. Ustalcie sposób z księgową, zanim zaczniecie sprzedawać pakiet, i zawsze podawajcie, czy cena jest netto, czy brutto. Klienci firmowi to porównują.
Najczęstsze błędy
- Brak minimalnej liczby osób. Mała grupa dostaje wtedy salę prawie za darmo.
- Niejasna zawartość. „Poczęstunek” nie wystarczy. Napiszcie, ile będzie przerw i co klient na nich dostanie.
- Brak terminu potwierdzenia liczby osób. Ustalcie, do kiedy klient poda ostateczną liczbę uczestników i ile osób może jeszcze odwołać bez opłat. Więcej w artykule o zaliczkach i rezygnacji.
- Ta sama cena przez cały rok. W szczycie sezonu i od wtorku do czwartku pakiet może kosztować więcej niż w lipcu albo w piątek.
Jak pokazać pakiet w ofercie
W ofercie podajcie cenę za osobę, listę tego, co jest w cenie, minimalną liczbę osób i łączną kwotę za wydarzenie. Dopłaty wypiszcie niżej, w osobnej liście. Klient od razu widzi, za co płaci, i nie musi dopytywać. Co jeszcze powinna zawierać dobra oferta, przeczytacie w artykule Oferta na konferencję w hotelu.
Jak pomaga w tym Verando
W Verando zapisujecie pakiet raz: pozycje, cenę za osobę i minimalną liczbę osób. Przy nowym zapytaniu wstawiacie go do oferty, system wylicza łączną kwotę, a klient dostaje przejrzystą ofertę w swoim języku i potwierdza ją online.
Najczęstsze pytania
Co oznacza DDR w hotelu?
DDR (day delegate rate) to cena za jednego uczestnika konferencji za dzień. Zwykle obejmuje salę, podstawowy sprzęt, dwie przerwy kawowe, obiad i napoje.
Czy wynajem sali jest w pakiecie konferencyjnym?
Najczęściej tak, jeśli grupa osiągnie minimalną liczbę osób. Poniżej niej hotele zwykle liczą wynajem sali osobno albo minimalną liczbę uczestników.
Czym różni się pakiet dzienny od 24-godzinnego?
Pakiet dzienny obejmuje tylko program w ciągu dnia. Pakiet 24-godzinny dodaje nocleg, śniadanie i zwykle kolację.
Czy pakiet powinien być tańszy niż suma pozycji?
Zwykle tak, nieznacznie. Klient ma wtedy powód, by zamówić całość. Zawsze jednak sprawdźcie, czy cena pokrywa koszty przy minimalnej liczbie osób.