Co je konferenční balíček a proč ho klienti chtějí
Konferenční balíček na osobu, v mezinárodní praxi DDR (day delegate rate), je jedna cena za účastníka a den. Obsahuje sál, základní techniku, coffee breaky a oběd. Klient nemusí skládat nabídku z deseti položek a hned ví, kolik ho akce bude stát.
Pro vás má balíček dvě výhody: nabídku připravíte rychleji a klient snadno porovná vaši cenu s jinými hotely. Riziko je jediné. Když cenu nastavíte od oka, u malé skupiny nebo náročného klienta snadno proděláte.
Co do balíčku patří
Celodenní balíček v hotelech obvykle zahrnuje:
- konferenční sál na celý den (zhruba 8 hodin) s uspořádáním podle počtu osob,
- základní techniku: projektor nebo obrazovku, plátno, flipchart, Wi-Fi,
- minerální vodu a psací potřeby,
- dva coffee breaky (dopoledne a odpoledne),
- oběd formou bufetu nebo menu,
- kontaktní osobu, která je během akce k dispozici.
Půldenní balíček má sál na 4 až 5 hodin, jeden coffee break a oběd nebo jen občerstvení. 24hodinový balíček přidává k celodennímu pokoj, snídani a většinou i večeři. Hodí se na dvoudenní školení a výjezdní zasedání.
Co nechat mimo balíček
- další místnosti pro práci ve skupinách,
- náročnější techniku a technika na celý den (mikrofony pro panel, streaming, tlumočnickou techniku),
- večeři, aperitiv a nápoje po programu,
- parkování, ubytování (u denního balíčku), teambuilding.
Tyto položky nabídněte jako příplatky s jasnou cenou. Balíček zůstane přehledný a klient si vybere, co opravdu potřebuje.
Jak spočítat cenu krok za krokem
- Vezměte svůj ceník jednotlivých položek. Pronájem sálu na den, oběd, coffee break, nápoje během dne, technika. Pokud ceník nemáte, začněte jím.
- Rozpočítejte fixní položky na osobu. Pronájem sálu a techniky stojí stejně pro 20 i 50 lidí. Vydělte je počtem účastníků.
- Přičtěte položky na osobu. Oběd, coffee breaky a nápoje se násobí počtem lidí.
- Porovnejte součet s balíčkem. Balíček bývá o něco levnější než součet položek. Klient má důvod objednat celý balík a vy méně vyjednávání.
- Ověřte food cost a mzdy. Kuchyně vám řekne náklad na oběd a coffee breaky. Cena balíčku musí pokrýt suroviny, obsluhu i režii sálu.
- Stanovte minimum. Napište, od kolika osob balíček platí. Pod touto hranicí účtujte pronájem sálu zvlášť nebo minimální počet osob.
Příklad v číslech
Hotel má sál pro 60 osob a dostane poptávku na celodenní školení pro 40 lidí. Jde o ilustrační ceník, ne o doporučené ceny:
| Položka | Ceník | Na osobu při 40 osobách |
|---|---|---|
| Pronájem sálu na den | 20 000 Kč | 500 Kč |
| Technika (projektor, plátno, flipchart, Wi-Fi) | 3 750 Kč | 94 Kč |
| Oběd | 550 Kč / osoba | 550 Kč |
| 2 × coffee break | 220 Kč / osoba | 440 Kč |
| Nápoje během dne | 200 Kč / osoba | 200 Kč |
| Celkem | 1 784 Kč |
Balíček můžete nastavit na 1 650 Kč na osobu a den. Při 40 osobách zaplatí klient 66 000 Kč a vy jste zhruba 7,5 % pod součtem položek.
Teď totéž u menší skupiny. Při 30 osobách vychází součet položek na 1 982 Kč na osobu, při 20 osobách už na 2 378 Kč. Za 1 650 Kč byste u 20 lidí přišli o většinu pronájmu sálu. Proto do nabídky napište: „Balíček platí od 30 osob. Při nižším počtu účtujeme 30 osob nebo pronájem sálu podle ceníku.“
DPH a faktura
Balíček obsahuje služby, které mohou mít různé sazby DPH: jídlo, nápoje, pronájem prostoru, ubytování. Některé hotely proto balíček na faktuře rozdělují na jednotlivé složky. Jak to máte dělat vy, závisí na aktuálních pravidlech. Domluvte si postup s účetní dřív, než balíček začnete prodávat, a vždy uveďte, zda je cena s DPH, nebo bez. Firemní klienti to porovnávají.
Nejčastější chyby
- Chybí minimální počet osob. Malá skupina pak dostane sál skoro zadarmo.
- Nejasný obsah. „Občerstvení“ nestačí. Napište, kolik coffee breaků bude a co na nich klient dostane.
- Chybí termín konečného počtu. Domluvte, do kdy klient potvrdí počet osob a kolik jich může ještě zrušit bez poplatku. Více v článku o zálohách a stornu.
- Stejná cena celý rok. V hlavní sezóně a od úterý do čtvrtka může být balíček dražší než v červenci nebo v pátek.
Jak balíček ukázat v nabídce
Do nabídky dejte cenu na osobu, seznam toho, co je v ceně, minimum osob a celkovou částku za akci. Příplatky uveďte pod tím v samostatném seznamu. Klient hned vidí, za co platí, a nemusí se doptávat. Co dalšího musí dobrá nabídka obsahovat, najdete v článku Nabídka na konferenci v hotelu.
Jak s tím pomůže Verando
Ve Verandu si balíček uložíte jednou: položky, cenu na osobu a minimum osob. U nové poptávky ho vložíte do nabídky, systém dopočítá celkovou částku a klient dostane přehlednou nabídku ve svém jazyce, kterou potvrdí online.
Časté otázky
Co znamená DDR v hotelu?
DDR (day delegate rate) je cena za jednoho účastníka konference na den. Obvykle zahrnuje sál, základní techniku, dva coffee breaky, oběd a nápoje.
Je pronájem sálu součástí konferenčního balíčku?
Většinou ano, pokud skupina dosáhne minimálního počtu osob. Pod tímto počtem hotely obvykle účtují pronájem sálu zvlášť nebo minimální počet osob.
Jaký je rozdíl mezi denním a 24hodinovým balíčkem?
Denní balíček pokrývá jen program během dne. 24hodinový přidává ubytování, snídani a většinou i večeři.
Má být balíček levnější než součet položek?
Obvykle ano, mírně. Klient tak má důvod objednat celý balík. Vždy si ale ověřte, že cena pokryje náklady i při minimálním počtu osob.