Než začnete psát nabídku, ověřte termín a dobu využití prostoru, počet účastníků, program, potřebné služby, rozpočet a toho, kdo rozhoduje. Chybějící údaje si vyžádejte krátkým e-mailem. Pokud hotel zadání splní, připravte nabídku; pokud ne, nabídněte alternativu nebo srozumitelně vysvětlete omezení.
Termín: nejen den, ale celý čas v prostoru
Ptejte se na den akce, příjezd účastníků, začátek a konec programu a na čas, který potřebuje technika nebo dodavatelé. Potom zjistěte, co se dá měnit. Jeden organizátor klidně přejde ze středy na čtvrtek, ale potřebuje přesně stejné hodiny. Jiný má pevné datum, ale může začít až po obědě. Obě možnosti si zapište zvlášť a volné okno v kalendáři neoznačujte jako rezervaci.
Osvědčená otázka zní: „Pokud první termín nebude možný, které další dny přicházejí v úvahu a dokdy se potřebujete rozhodnout?“ Odpověď oddělí náhradní termíny akce od termínu rozhodnutí klienta. Dostupnost ověřte s kolegou, který má prostor na starosti, včetně přípravy a úklidu. Konec jednání v pět neznamená, že je sál v pět připravený pro další skupinu. U předběžného ověření si zapište, kdo ho udělal a kdy.
Co budou lidé během akce dělat
Samotný počet hostů akci nepopíše. Budou poslouchat prezentaci, pracovat ve skupinách, společně obědvat, přesouvat se mezi místnostmi nebo se připojovat na dálku? Zjistěte očekávaný počet a poznamenejte si, jestli jde o odhad. Pokud se počet na programu liší od počtu na obědě, zapište oba. Kapacitu posuzujte podle požadovaného uspořádání: sál pro 120 lidí na rautu ve stoje není sál pro 120 lidí na workshopu u stolů s projektorem.
Zadání si přeložte do řeči provozu, například: jedna hlavní místnost, prostor pro registraci, dvě menší místnosti na skupinovou práci a oběd ve 12:30. Potom se zeptejte, co je nezbytné a co jen přání. Když přesná kombinace není volná, umíte navrhnout smysluplnou alternativu místo odmítnutí.
Rozpočet propojte s rozsahem
Zjistěte, jestli klient počítá s celkovou částkou, s částkou na osobu, nebo ještě čeká na interní schválení. A co má částka pokrýt: pronájem, jídlo, techniku, ubytování nebo všechno dohromady. Zapište si měnu a to, jestli klient uvádí částku s DPH nebo bez ní, nic nedomýšlejte. Pokud rozpočet nezná, řekněte, co potřebujete k nacenění, a nabídněte jasně vymezenou základní variantu.
I odpověď „rozpočet ještě nemáme“ je užitečná. Můžete se zeptat: „Pomohlo by vám na interní poradu srovnání jednoduchého jednání a verze s obědem?“ Pokud rozsah s uvedenou částkou nesedí, pojmenujte konkrétní část, kterou lze upravit: jednodušší menu, kratší pronájem nebo jiný den. Navrhněte to ale jen tehdy, když organizátor potvrdí, že právě tuto část zadání měnit může.
Kdo rozhoduje a co potřebuje
Zeptejte se, kdo porovnává místa, kdo výběr schvaluje a kdo přijede na prohlídku. Často to není jeden člověk. Koordinátor, který sbírá nabídky, potřebuje podklad, který může poslat dál. Domluvte si nejbližší rozhodnutí a jeho termín. Neurčité „pošlete nám něco brzy“ často znamená „pošlete stručný rozsah na úterní poradu“. To je jasný úkol, i když konečné rozhodnutí ještě datum nemá.
Přístup a zvláštní potřeby ověřte, neslibujte
Zjistěte, jestli někteří účastníci potřebují bezbariérový přístup nebo jiné úpravy, které ovlivní výběr místnosti a trasy. Ptejte se na praktické věci, ne na zdravotní stav. Organizátor může například potřebovat trasu bez schodů od vchodu přes sál až po toalety. Přesné zadání předejte kolegovi, který ho ověří na místě. Bezbariérovost neslibujte zpaměti. Klientovi pošlete, co je ověřené, co se ještě prověřuje a kdy dostane odpověď.
Vstupní formulář pro první kontakt
- Kontakt: organizátor, firma, jak chce dostat odpověď a kdo v hotelu poptávku vede.
- Účel: typ akce, co má přinést a co se nesmí změnit.
- Čas: požadovaný den, náhradní dny, příjezd, program a čas uvolnění prostoru.
- Účastníci: očekávaný počet, jestli jde o odhad, uspořádání a počty na jídlo.
- Služby: místnosti, jídlo, technika, ubytování a přístup dodavatelů.
- Rozpočet: částka nebo „zatím neznámý“, měna, co má pokrýt a jestli je s DPH.
- Rozhodnutí: kdo rozhoduje, nejbližší krok, termín a potřebné podklady.
- Otevřené body: dostupnost, přístup, kdo je ověří a kdy dostane klient odpověď.
U nejistých údajů si poznamenejte zdroj: řekl klient, potvrdil hotel, nebo čekáme na odpověď. Formulář je opora rozhovoru, ne dotazník k rozeslání. Pokud klient už hodně napsal, potvrďte to a ptejte se jen na mezery, které ovlivní další krok. Klient tak vidí, že jeho zprávu někdo opravdu četl.
Vzor doplňující odpovědi
„Děkujeme za zadání workshopu. Rozumíme, že prověřujeme úterý i čtvrtek, očekáváte přibližně čtyřicet účastníků a chcete jeden společný pracovní prostor. Abychom připravili přesný návrh, potřebujeme vědět, jestli budou hosté pracovat u stolů a jestli má být součástí programu oběd. Rozpočet zatím necháváme otevřený. Dostupnost sálů ověří naše kolegyně a odpověď vám pošleme do čtvrtka. Jaký podklad budete potřebovat na nejbližší interní poradu?“
Odpověď zopakuje, co už víte, a soustředí se na dvě otázky, které změní nabídku. Neschovává neznámý rozpočet a neslibuje blokaci prostoru. Termín odpovědi dejte takový, který opravdu dodržíte. Pokud jste body domluvili telefonicky, pošlete stejné shrnutí e-mailem k potvrzení.
Tři poptávky, tři různé kroky
Workshop bez rozpočtu. Firma plánuje workshop pro čtyřicet lidí příští měsíc, navrhuje dva dny a rozpočet zatím nemá. Obchodník ověří uspořádání v obou termínech, zjistí, jestli chtějí oběd a kdy je interní porada. Potom pošle stručný návrh rozsahu. Je to dobrá poptávka s jasným dalším krokem, žádný slabý kontakt.
Pevný termín, obsazený sál. Organizátor potřebuje šedesát hostů v konkrétní sobotu, ale požadovaný prostor je obsazený. Před odmítnutím se obchodník zeptá, jestli se dá změnit den nebo místnost. Klient potvrdí, že ne. Správná odpověď vysvětlí důvod a slušně poptávku uzavře, bez přípravy zbytečného menu.
Potřebná bezbariérová trasa. Třetí organizátor zná termín i počet, ale potřebuje ověřený přístup bez schodů. Obchodník přidělí kontrolu konkrétnímu kolegovi, domluví termín odpovědi a vhodnost sálu nepotvrdí dřív, než má ověřené informace.
Ukončete rozhovor jasným dalším krokem
Pošlete krátké shrnutí: jak rozumíte zadání, co zůstává otevřené, kdo co ověří a kdy přijde odpověď. Požádejte organizátora, ať opraví, co nesedí. Shrnutí uložte k původní zprávě, aby mu rozuměl i kolega, který vás zastoupí. Do nabídky přenášejte dohodnutý rozsah, ne každou větu z rozhovoru. A při odmítnutí zapište skutečný důvod, například obsazený sál v neměnném termínu, ne dojem o „vážnosti“ klienta.
Pokud chcete mít poptávku, nabídku i další krok na jednom místě, podívejte se na Verando pro hotely. Po odeslání nabídky se vám může hodit postup pro následnou komunikaci se zákazníkem. Na vlastní poptávce můžete vyzkoušet Verando zdarma.
Časté otázky
Je poptávka bez rozpočtu špatná poptávka?
Ne. Rozpočet si označte jako zatím neznámý, ujasněte si rozsah a nabídněte podklad, který organizátorovi pomůže částku určit, například srovnání dvou variant.
Je potřeba před odpovědí zjistit každý detail?
Ne. Nejdřív řešte údaje, které mění vhodnost prostoru nebo další krok. Co klient už uvedl, jen potvrďte, a ostatní doplňte později.
Znamená volný termín, že je sál rezervovaný?
Ne. Ověřte skutečnou dostupnost včetně přípravy a úklidu a klientovi řekněte přesný stav. Předběžnou blokaci a její platnost domluvte zvlášť.
Jak postupovat při požadavku na bezbariérový přístup?
Zapište přesnou praktickou potřebu, ověření přidělte kolegovi, který prostor zná, a klientovi pošlete ověřená fakta i body, které se ještě prověřují.