Krátká odpověď: poprvé se ozvěte 2–3 pracovní dny po odeslání nabídky, podruhé 1–2 dny před koncem opce. Třetí připomínku neposílejte. Každá zpráva má přinést něco nového: odpověď na otázku, variantu nebo informaci o termínu, ne jen „máte k nabídce něco nového?“.
Kdy se připomenout: časová osa po odeslání nabídky
| Kdy | Co udělat | Proč |
|---|---|---|
| Při odeslání | V průvodní zprávě napište, do kdy držíte termín a kdy se ozvete. | Klient ví, co ho čeká, a připomínka ho nepřekvapí. |
| Po 2–3 pracovních dnech | Krátká zpráva s konkrétní otázkou nebo nabídkou varianty. | Organizátor už nabídky porovnává, ale ještě se nerozhodl. |
| 1–2 dny před koncem opce | Připomeňte datum opce a zeptejte se, zda ji chce prodloužit. | Skutečný důvod se ozvat: termín se uvolní. |
| Po vypršení opce | Jedna závěrečná zpráva, pak poptávku uzavřete. | Další nahánění vztahu spíš uškodí. |
U svateb počítejte s delším rozhodováním. Páry řeší termín s rodinou a často chtějí přijet na prohlídku. První připomínku klidně posuňte na 4–5 dní a opci dejte delší, třeba 10–14 dní.
Co napsat: čtyři vzory zpráv
1. První připomínka s přidanou hodnotou
Dobrý den, paní Nováková, chtěla jsem se ujistit, že vám nabídka na školení 14.–15. května dorazila v pořádku. Pro 60 účastníků doporučujeme uspořádání do U v Malém sále, cena se nemění. Mám vám připravit i variantu s obědem formou bufetu místo servírovaného menu? Termín vám držím do pátku.
2. Klient čeká na schválení
Děkuji za informaci. Pokud to pomůže, pošlu vám jednostránkové shrnutí pro vedení: termín, počet lidí, celková cena a cena na osobu. Opci vám ráda prodloužím do příští středy.
3. Před koncem opce
Dobrý den, opce na váš termín 14. května končí zítra. Pokud potřebujete víc času, dejte mi vědět a zkusím ji prodloužit. Pokud se termín uvolní, nabídneme ho dalšímu zájemci.
Poslední větu pište, jen když je pravdivá. Vymyšlený „další zájemce“ se dřív nebo později prozradí.
4. Závěrečná zpráva
Protože jsme se neslyšeli, poptávku na květen uzavírám a termín uvolňuji. Pokud se plány změní, stačí odepsat na tento e-mail a nabídku obnovím. Pokud jste se rozhodli pro jiné místo, budu ráda, když mi napíšete proč. Pomůže nám to.
Telefon, nebo e-mail?
První připomínku pošlete e-mailem, aby měl klient vše písemně a mohl ji přeposlat kolegovi. Telefon se vyplatí u větších akcí nebo když klient na e-maily nereaguje, ale nabídku otevřel. Dvouminutový hovor často vyřeší otázku, kterou by v e-mailech řešil týden. Po hovoru pošlete krátké shrnutí toho, na čem jste se dohodli.
Proč klienti po nabídce mlčí
- Čekají na rozhodnutí někoho jiného. Firemní akce schvaluje šéf nebo nákup. Pomůže jim shrnutí, ne další příloha.
- Nabídce nerozumějí. Když se ptají, co je v ceně, problém není v termínu, ale v nabídce. Podívejte se, co má obsahovat nabídka na konferenci.
- Nabídku neotevřeli. PDF v příloze skončí ve spamu nebo se na mobilu špatně čte. Pokud víte, že ji klient neotevřel, otázka „co říkáte na cenu“ nedává smysl.
- Vybrali si jiné místo a nechtějí to říct. Proto existuje závěrečná zpráva.
Nejčastější chyby při follow-upu
- Připomínka bez obsahu: „Chtěl jsem se jen zeptat, jak to vypadá.“
- Sleva hned v první připomínce. Klient se naučí, že čekání se vyplatí.
- Dva kolegové volají stejnému klientovi s jinou cenou, protože každý má připomínku ve vlastním kalendáři.
- Opce bez konce: termín je měsíc „blokovaný“ a mezitím jste odmítli jiného klienta. Víc v článku jak neprodat termín dvakrát.
- Zájem v e-mailu se bere jako potvrzená akce. Potvrzená je až podepsaná smlouva a přijatá záloha.
Jak si follow-up nastavit v týmu
U každé poptávky mějte zapsané tři věci: kdo ji řeší, do kdy platí opce a kdy je další kontakt. Dokud máte pár poptávek týdně, stačí sdílená tabulka. Při desítkách poptávek měsíčně se tabulka začne rozcházet s realitou a připomínky se ztrácejí.
Ve Verandu vidíte u každé nabídky, zda a kdy ji klient otevřel, opce v kalendáři sama vyprší a připomínka opce má připravený text, který jen upravíte. Vyzkoušejte to zdarma na poptávce, kterou máte právě ve schránce.
Časté otázky
Jak dlouho čekat s připomínkou po odeslání nabídky?
U firemních akcí 2–3 pracovní dny, u svateb 4–5 dní. Pokud jste klientovi při odeslání napsali, kdy se ozvete, dodržte přesně tento den.
Kolikrát se připomenout, když klient neodpovídá?
Dvakrát: po pár dnech a těsně před koncem opce. Pak pošlete jednu závěrečnou zprávu a poptávku uzavřete.
Mám v připomínce nabídnout slevu?
Ne automaticky. Nejdřív zjistěte, proč klient váhá. Častěji pomůže levnější varianta, například bufet místo servírovaného menu, než plošná sleva.
Je kladná odpověď klienta už potvrzenou akcí?
Ne. Akce je potvrzená až podepsanou smlouvou a přijatou zálohou. Do té doby je termín v opci.