Klären Sie vor dem Angebot den Veranstaltungstermin samt Raumnutzungszeiten, die Teilnehmerzahl, den Ablauf, gewünschte Leistungen, das Budget und die entscheidende Person. Fragen Sie gezielt nach fehlenden Angaben, die das Angebot beeinflussen. Passt die Anfrage zum Haus, erstellen Sie ein Angebot; andernfalls schlagen Sie eine umsetzbare Alternative vor.
Termin: nicht nur der Tag, sondern die ganze Zeit im Raum
Fragen Sie nach dem Veranstaltungstag, der Ankunft der Teilnehmer, Beginn und Ende des Programms und der Zeit, die Technik oder Dienstleister brauchen. Klären Sie dann, was flexibel ist. Der eine Veranstalter wechselt problemlos von Mittwoch auf Donnerstag, braucht aber genau dieselben Uhrzeiten. Der andere hat ein festes Datum, kann aber auch erst nach dem Mittagessen beginnen. Notieren Sie beide Möglichkeiten getrennt, und bezeichnen Sie ein freies Zeitfenster im Kalender nie als Buchung.
Eine bewährte Frage lautet: „Falls der erste Termin nicht möglich ist, welche anderen Tage kommen infrage, und bis wann müssen Sie sich entscheiden?“ Die Antwort trennt Ausweichtermine der Veranstaltung vom Entscheidungstermin des Kunden. Prüfen Sie die Verfügbarkeit mit der Person, die für den Raum zuständig ist, einschließlich Auf- und Abbau. Endet ein Meeting um 17 Uhr, ist der Raum um 17 Uhr noch nicht für die nächste Gruppe bereit. Halten Sie bei einer vorläufigen Prüfung fest, wer sie wann gemacht hat.
Was werden die Teilnehmer tatsächlich tun?
Die Personenzahl allein beschreibt keine Veranstaltung. Hören die Teilnehmer einen Vortrag, arbeiten sie in Gruppen, essen sie gemeinsam zu Mittag, wechseln sie zwischen Räumen oder sind sie online zugeschaltet? Klären Sie die erwartete Zahl und notieren Sie, ob es eine Schätzung ist. Weicht die Zahl im Programm von der beim Mittagessen ab, halten Sie beide fest. Beurteilen Sie die Kapazität nach der gewünschten Bestuhlung: Ein Raum für 120 Personen beim Stehempfang ist kein Raum für 120 Personen im Workshop an Tischen mit Beamer.
Übersetzen Sie das Briefing in die Sprache des Betriebs, zum Beispiel: ein Hauptraum, ein Bereich für die Registrierung, zwei kleinere Gruppenräume und Mittagessen um 12:30 Uhr. Fragen Sie dann, was unverzichtbar ist und was nur ein Wunsch. Ist die genaue Kombination nicht frei, können Sie eine sinnvolle Alternative anbieten statt abzusagen.
Budget und Leistungsumfang verbinden
Klären Sie, ob der Kunde mit einer Gesamtsumme, einem Betrag pro Person rechnet oder noch auf eine interne Freigabe wartet. Und was der Betrag abdecken soll: Raummiete, Verpflegung, Technik, Übernachtung oder alles zusammen. Notieren Sie die Währung und ob der Kunde den Betrag brutto oder netto meint; raten Sie nicht. Gibt es noch kein Budget, sagen Sie, was Sie für die Kalkulation brauchen, und bieten Sie eine klar umrissene Basisvariante an.
Auch die Antwort „Wir haben noch kein Budget“ hilft. Sie können fragen: „Würde Ihnen für die interne Abstimmung ein Vergleich zwischen einem einfachen Meeting und einer Variante mit Mittagessen helfen?“ Passen Umfang und genannter Betrag nicht zusammen, nennen Sie den konkreten Teil, der sich ändern ließe: ein einfacheres Menü, eine kürzere Raummiete oder ein anderer Tag. Schlagen Sie das aber erst vor, wenn der Veranstalter bestätigt, dass genau dieser Teil des Briefings veränderbar ist.
Wer entscheidet, und was braucht diese Person?
Fragen Sie, wer die Häuser vergleicht, wer die Auswahl freigibt und wer zur Besichtigung kommt. Oft ist das nicht dieselbe Person. Eine Koordinatorin, die Angebote sammelt, braucht Unterlagen, die sie weitergeben kann. Vereinbaren Sie die nächste Entscheidung und deren Termin. Ein vages „Schicken Sie uns bald etwas“ heißt oft „Schicken Sie einen kurzen Leistungsumfang für die Teambesprechung am Dienstag“. Das ist eine klare Aufgabe, auch wenn die endgültige Entscheidung noch kein Datum hat.
Barrierefreiheit prüfen, nicht versprechen
Klären Sie, ob Teilnehmer einen stufenlosen Zugang oder andere Anpassungen brauchen, die die Wahl von Raum und Weg beeinflussen. Fragen Sie nach praktischen Bedürfnissen, nicht nach Gesundheitsdetails. Der Veranstalter braucht zum Beispiel einen stufenlosen Weg vom Eingang durch den Raum bis zu den Toiletten. Geben Sie die genaue Anforderung an eine Kollegin weiter, die sie vor Ort prüft. Bestätigen Sie Barrierefreiheit nie aus dem Gedächtnis. Teilen Sie dem Kunden mit, was geprüft ist, was noch geprüft wird und wann er eine Antwort bekommt.
Aufnahmeformular für den ersten Kontakt
- Kontakt: Veranstalter, Firma, gewünschter Antwortweg und wer im Hotel die Anfrage betreut.
- Zweck: Art der Veranstaltung, was sie erreichen soll und was sich nicht ändern darf.
- Zeit: Wunschtag, Ausweichtage, Ankunft, Programm und Zeitpunkt, zu dem der Raum frei sein muss.
- Teilnehmer: erwartete Zahl, ob geschätzt, Bestuhlung und Zahlen für die Verpflegung.
- Leistungen: Räume, Verpflegung, Technik, Übernachtung und Zugang für Dienstleister.
- Budget: Betrag oder „noch offen“, Währung, was abgedeckt ist und ob brutto.
- Entscheidung: wer entscheidet, nächster Schritt, Frist und benötigte Unterlagen.
- Offene Punkte: Verfügbarkeit, Zugang, wer sie prüft und wann der Kunde eine Antwort bekommt.
Notieren Sie bei unsicheren Angaben die Quelle: vom Kunden genannt, vom Hotel bestätigt oder Antwort ausstehend. Das Formular stützt das Gespräch, es ist kein Fragebogen zum Verschicken. Hat der Kunde schon viel geschrieben, bestätigen Sie das und fragen Sie nur nach den Lücken, die den nächsten Schritt beeinflussen. So sieht der Kunde, dass seine Nachricht wirklich gelesen wurde.
Musterantwort mit Rückfragen
„Vielen Dank für die Angaben zu Ihrem Workshop. Wir verstehen, dass wir Dienstag und Donnerstag prüfen, Sie rund vierzig Teilnehmende erwarten und einen gemeinsamen Arbeitsraum wünschen. Damit wir ein genaues Angebot erstellen können, möchten wir wissen, ob an Tischen gearbeitet wird und ob ein Mittagessen zum Programm gehört. Das Budget lassen wir vorerst offen. Eine Kollegin prüft die Verfügbarkeit der Räume, und wir melden uns bis Donnerstag. Welche Unterlagen brauchen Sie für Ihre nächste interne Besprechung?“
Die Antwort wiederholt, was bereits bekannt ist, und konzentriert sich auf die zwei Fragen, die das Angebot verändern. Sie verschweigt das offene Budget nicht und verspricht keine Raumreservierung. Nennen Sie einen Antworttermin, den Sie sicher einhalten. Haben Sie Punkte telefonisch besprochen, senden Sie dieselbe Zusammenfassung zur Bestätigung per E-Mail.
Drei Anfragen, drei unterschiedliche Schritte
Workshop ohne Budget. Eine Firma plant für nächsten Monat einen Workshop für vierzig Personen, schlägt zwei Termine vor und hat noch kein Budget. Die Verkäuferin prüft die Bestuhlung an beiden Terminen, fragt nach dem Mittagessen und nach dem Termin der internen Besprechung und schickt dann einen kurzen Leistungsumfang. Das ist eine gute Anfrage mit klarem nächstem Schritt, kein schwacher Lead.
Fester Termin, belegter Raum. Ein Veranstalter braucht Platz für sechzig Gäste an einem bestimmten Samstag, doch der gewünschte Raum ist belegt. Vor der Absage fragt der Verkauf, ob sich Tag oder Raum ändern lassen. Der Kunde verneint beides. Die richtige Antwort erklärt den Grund und schließt die Anfrage freundlich ab, ohne ein Menü vorzubereiten, das niemand braucht.
Stufenloser Weg erforderlich. Ein dritter Veranstalter kennt Termin und Personenzahl, braucht aber einen geprüften stufenlosen Zugang. Der Verkauf überträgt die Prüfung einer bestimmten Kollegin, vereinbart einen Antworttermin und bestätigt die Eignung des Raums erst, wenn die Informationen geprüft sind.
Das Gespräch mit einem klaren nächsten Schritt beenden
Senden Sie eine kurze Zusammenfassung: wie Sie das Briefing verstehen, was noch offen ist, wer was prüft und wann die nächste Antwort kommt. Bitten Sie den Veranstalter, Unstimmigkeiten zu korrigieren. Legen Sie die Zusammenfassung zur ursprünglichen Nachricht, damit auch eine Vertretung sie versteht. Übernehmen Sie den vereinbarten Umfang ins Angebot, nicht jeden Satz aus dem Gespräch. Und halten Sie bei einer Absage den echten Grund fest, etwa einen belegten Raum an einem festen Termin, nicht einen Eindruck davon, wie „ernst“ der Kunde wirkte.
Wenn Sie Anfrage, Angebot und nächsten Schritt an einem Ort verwalten möchten, sehen Sie sich Verando für Hotels an. Nach dem Versand des Angebots hilft Ihnen auch unser Leitfaden zur Angebotsnachverfolgung. Mit Ihrer nächsten echten Anfrage können Sie Verando kostenlos testen.
Häufige Fragen
Ist eine Anfrage ohne Budget eine schlechte Anfrage?
Nein. Markieren Sie das Budget als noch offen, klären Sie den Umfang und bieten Sie eine Unterlage an, die dem Veranstalter hilft, einen Betrag festzulegen, etwa einen Vergleich zweier Varianten.
Brauche ich vor der Antwort jedes Detail?
Nein. Klären Sie zuerst die Angaben, die die Eignung des Raums oder den nächsten Schritt verändern. Bestätigen Sie, was der Kunde schon genannt hat, und ergänzen Sie den Rest später.
Bedeutet ein freier Termin, dass der Raum gebucht ist?
Nein. Prüfen Sie die tatsächliche Verfügbarkeit einschließlich Auf- und Abbau und nennen Sie dem Kunden den genauen Stand. Eine Option und ihre Gültigkeit vereinbaren Sie separat.
Wie gehe ich mit einer Anfrage nach stufenlosem Zugang um?
Notieren Sie das genaue praktische Bedürfnis, übertragen Sie die Prüfung einer Kollegin, die den Raum kennt, und senden Sie dem Kunden die geprüften Fakten und die noch offenen Punkte.