Übergeben Sie eine Veranstaltung mit einem aktuellen Ablaufdokument: vereinbartes Programm, Räume, Teilnehmerzahlen, Menüs, Kontakte und offene Entscheidungen. Benennen Sie eine verantwortliche Person im Verkauf und eine für die operative Koordination. Halten Sie bei jeder Änderung fest, wer zugestimmt und welche Abteilung die Information bestätigt hat. Das Angebot allein reicht für die Durchführung nicht aus.
Wer verantwortet die Veranstaltungsübergabe?
Die verantwortliche Person im Verkauf hält die Vereinbarung mit dem Kunden: Umfang, Preis, Konditionen und alles, was Hotel und Kunde einander zugesagt haben. Die Koordination im Betrieb hält die Umsetzung: Sie verteilt die Aufgaben auf die Abteilungen und prüft, ob sich die Vereinbarung so umsetzen lässt, wie sie aufgeschrieben ist.
In einem kleineren Hotel kann eine Person beide Rollen übernehmen. Auch dann hilft es zu wissen, in welcher Rolle sie gerade entscheidet: Ändert sie die Vereinbarung mit dem Kunden oder nur die Vorbereitung? Schreiben Sie zu jedem Namen Telefonnummer und Vertretung. Ein Name ohne Kontakt hilft am Samstagmorgen niemandem, wenn die Kollegin im Urlaub ist.
Welches Dokument soll der Betrieb verwenden?
Oben stehen Name der Veranstaltung, Datum, Räume, Versionsnummer und Datum der letzten Änderung. Direkt darunter der Verweis auf das zuletzt angenommene Angebot. Hat der Kunde inzwischen einen neuen Wunsch geschickt, den noch niemand bestätigt hat, gehört er unter „offen“ und nicht zu den Arbeitsanweisungen. Sonst wird er stillschweigend zum Plan, ohne dass jemand zugestimmt hat.
Das Dokument muss das Function Sheet oder den Bankettauftrag (BEO) nicht ersetzen. Es soll sicherstellen, dass alle Abteilungen vom Gleichen ausgehen. Interne Notizen, etwa den Einkaufspreis der Floristin, halten Sie getrennt von Texten, die der Kunde sehen könnte. Und sagen Sie immer, wo das Team die gültige Fassung findet. „Die neueste hängt an der Mail vom Donnerstag“ ist keine gute Antwort.
Was gehört auf die Übergabecheckliste?
Lassen Sie jede Abteilung ihren Teil vor dem Termin durchgehen. Im Gespräch selbst klären Sie dann nur Widersprüche und Abhängigkeiten. Als Grundlage dient diese Liste, die Sie an Programm und Abläufe Ihres Hauses anpassen:
- Veranstaltungsdatum, Ankunft der Gäste, Beginn und Ende der einzelnen Programmpunkte.
- Zugang für Veranstalter und Lieferanten, Aufbauzeit und Zeitpunkt, zu dem der Raum frei sein muss.
- Vereinbarte Räume und Bestuhlung, von der zuständigen Person zu prüfen.
- Aktuelle Teilnehmerzahl und Datum, bis zu dem der Kunde sie noch ändern kann.
- Gewähltes Menü, Servicezeiten, Mengen und benötigte Ausstattung.
- Kontakte des Veranstalters und der Koordination im Betrieb, jeweils mit Vertretung.
- Offene Entscheidungen mit verantwortlicher Person und Antwortfrist.
Fehlt eine Angabe, schreiben Sie auf, was geprüft wird und wer es prüft. „Wie üblich“ reicht weder bei der Öffnungszeit des Raums noch bei der Zahl der Mikrofone. Wer bei den Verhandlungen nicht dabei war, muss die Anweisung verstehen, ohne alte E-Mails durchsuchen zu müssen.
Welche Teilnehmerzahlen müssen getrennt bleiben?
Bei der Personenzahl begegnen Ihnen in der Praxis vier verschiedene Werte:
- Gebuchte Zahl – wie viele Personen der Kunde laut gültigem Angebot gebucht hat.
- Vorbereitungszahl – für wie viele Personen Küche und Service vorbereiten.
- Tatsächliche Zahl – wie viele Personen wirklich gekommen sind.
- Abgerechnete Zahl – was dem Kunden nach den vereinbarten Konditionen berechnet wird.
Oft sind sie gleich, aber nicht immer. Wer sie in einem Feld „finale Zahl“ zusammenfasst, weiß bei der Abrechnung nicht mehr, was die Zahl bedeutet. Mehr vorbereitete Portionen heißt nicht, dass alle berechnet werden, und eine geringere Teilnahme verringert den gebuchten Umfang nicht automatisch. Entscheidend sind die Konditionen in Angebot oder Vertrag.
Wie gehen Sie mit einer Änderung von 40 auf 50 Personen um?
Die folgende Situation ist ein fiktives Praxisbeispiel.
Ein Unternehmen hat im Hotel eine eintägige Schulung für 40 Personen mit Mittagessen und Kaffeepause am Nachmittag. Eine Woche vorher schreibt die Organisatorin: „Es kommen zehn Kolleginnen und Kollegen dazu, und das Mittagessen bräuchten wir eine halbe Stunde später.“ Das ist zunächst ein Wunsch, keine Änderung. Das Hotel hat Raum, Küche und Preis noch nicht geprüft.
Der Verkauf notiert den genauen Wortlaut und bittet die Koordination um eine Einschätzung. Sie prüft, ob 50 Personen in der gewählten Bestuhlung Platz haben, ob die Technik reicht und ob die Küche das Mittagessen zur neuen Zeit ohne Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung schafft. Erst danach bekommt die Organisatorin eine Antwort mit der bestätigten Variante und gegebenenfalls angepasstem Preis.
- Ausgangslage festhalten: 40 Personen, Mittagessen um 12:30 Uhr.
- Wunsch kennzeichnen: 50 Personen, Mittagessen um 13:00 Uhr – noch nicht bestätigt.
- Prüfung von Raum, Küche und Technik namentlich zuweisen.
- Nach Zustimmung des Kunden die neue gebuchte Zahl und getrennt davon die Vorbereitungsanweisung eintragen.
- Von den betroffenen Abteilungen die Übernahme bestätigen lassen und offene Punkte schließen.
Kommen am Ende 48 Personen, tragen Sie 48 als tatsächliche Teilnahme ein. Gebuchte und Vorbereitungszahl überschreiben Sie nicht rückwirkend. Was berechnet wird, richtet sich nach Angebot und bestätigten Änderungen. Wenn die Buchhaltung einen Monat später mit dem Kunden über die Differenz spricht, ergeben beide Zahlen noch Sinn.
Wie bestätigen Abteilungen die Übernahme einer Änderung?
Eine versendete E-Mail beweist, dass die Information rausging, nicht, dass sie verstanden wurde. Bei einem späteren Mittagessen brauchen Sie die Antwort der Küche und der Restaurant- oder Bankettleitung. Bei einer neuen Bestuhlung die des Teams, das den Raum vorbereitet.
Ein kurzer Eintrag reicht: welche Änderung, welche Abteilung, wer bestätigt hat und ob es Bedenken gibt. Verlangen Sie nicht für jede Kleinigkeit eine Bestätigung; der Aufwand soll zur Tragweite der Änderung passen. Meldet eine Abteilung ein Problem, geht die Entscheidung zurück an den Verkauf, bevor der Kunde eine Zusage bekommt.
Was braucht die Abrechnung nach der Veranstaltung?
Geben Sie für die Abrechnung tatsächliche Teilnahme, Verbrauch und freigegebene Zusatzleistungen weiter, zusammen mit der Herkunft der Zahlen und der Person, die Abweichungen erklärt. Eine erhaltene Anzahlung ist eine eigene Finanzinformation; ein bestätigter Umfang heißt noch nicht, dass das Geld eingegangen ist.
Wählen Sie dann ein oder zwei Dinge, die die Umsetzung erschwert haben, und passen Sie die Übergabe entsprechend an, etwa mit einer Frage nach der Ankunftszeit der Lieferanten. Ein neues Feld lohnt sich nur, wenn es jemandem hilft, zu entscheiden oder eine Leistung vorzubereiten.
Wie verbinden Sie Angebot und Vorbereitung?
Wenn Sie Anfragen, Angebote, Verträge, Anzahlungen und Veranstaltungen an einem Ort haben möchten, sehen Sie sich Verando für Hotels an. Wie Sie in der App mit einer Veranstaltung arbeiten, erklärt das Benutzerhandbuch. Am besten probieren Sie es mit einer eigenen Veranstaltung aus: testen Sie Verando kostenlos und erstellen Sie ein Dokument, in dem das Team auf einen Blick sieht, was vereinbart ist, was vorbereitet wird und was noch offen ist.
Häufige Fragen
Wer verantwortet die Veranstaltungsübergabe?
Eine verantwortliche Person im Verkauf für die Vereinbarung mit dem Kunden und eine Koordination im Betrieb für die Umsetzung, jeweils mit Vertretung. Im kleinen Hotel kann es eine Person sein, aber das Dokument muss zeigen, wer was entscheidet.
Reicht es, das Angebot an den Betrieb zu schicken?
Nein. Das Angebot ist ein Verkaufsdokument. Der Betrieb braucht aktuelle Arbeitsanweisungen, eine Liste offener Entscheidungen und die Bestätigung, dass wichtige Änderungen angekommen sind.
Wie trägt man eine Änderung von 40 auf 50 Gäste ein?
Zuerst als zu prüfenden Wunsch. Nach Zustimmung des Kunden die neue gebuchte Zahl, getrennt die Vorbereitungszahl und nach der Veranstaltung die tatsächliche Teilnahme. Die Abrechnung folgt den vereinbarten Konditionen.
Wann sollte das Übergabegespräch stattfinden?
So früh, dass die Abteilungen ihre Leistungen vorbereiten und offene Fragen klären können. Bei einer einfachen Schulung reicht ein kurzes Gespräch einige Tage vorher, bei Kongress oder Hochzeit früher und ausführlicher.