Krótka odpowiedź: każda pozycja cennika potrzebuje czterech informacji: nazwy menu, dokładnego składu, ceny i jednostki (za osobę, za sztukę albo za wydarzenie). Pozycje pogrupuj w kilka kategorii według tego, co naprawdę sprzedajesz, a przy menu z wyborem napisz, kto i do kiedy wybiera.
Jak powinien wyglądać cennik cateringu: wzór
Przykład pozycji hotelu, który organizuje konferencje i przyjęcia (ceny są przykładowe):
| Kategoria | Menu | Skład | Cena | Jednostka |
|---|---|---|---|---|
| Przerwy kawowe | Poranna przerwa kawowa | kawa, herbata, woda, sok, 2 rodzaje ciastek | 35 zł | osoba |
| Obiady | Bufet obiadowy | zupa, 2 dania ciepłe, bar sałatkowy, deser | 95 zł | osoba |
| Kolacje | Kolacja uroczysta | przystawka, zupa, danie główne do wyboru, deser | 160 zł | osoba |
| Napoje | Pakiet napojów 3 h | napoje bezalkoholowe, piwo, wino, kawa | 75 zł | osoba |
| Dodatki | Tort | na zamówienie, 1 kg na 8–10 osób | 150 zł | kg |
Kategoria pomaga się orientować, sprzedaje się konkretne menu. Nazwa „Bufet na ciepło” bez składu nic klientowi nie mówi. „Bufet obiadowy: zupa, dwa dania ciepłe, bar sałatkowy i deser” już tak.
Cena za osobę, za sztukę czy za wydarzenie?
Jednostka decyduje, jak cena przelicza się przy zmianie liczby gości. Bez niej „95 zł” może oznaczać osobę, stół albo cały obiad.
- Za osobę: przerwy kawowe, obiady, kolacje, pakiety napojów.
- Za sztukę lub kilogram: tort, kanapki, butelka wina na stół.
- Za wydarzenie: obsługa baru, korkowe, dopłata za późne zakończenie.
Przykład: bufet obiadowy za 95 zł dla 40 gości kosztuje 3800 zł. Gdy klient zwiększy liczbę do 50, wychodzi 4750 zł. Korkowe za wydarzenie się nie zmienia. Jeśli jednostka jest przy każdej pozycji, przeliczenie zgadza się bez liczenia ręcznego.
Jak zapisać menu z wyborem dań
Menu stałe jest proste: wszyscy dostają to samo. Przy menu z wyborem napisz trzy rzeczy:
- Ile jest opcji, na przykład trzy dania główne.
- Kto wybiera: organizator za całą grupę czy każdy gość sam.
- Do kiedy trzeba podać wybór, na przykład 10 dni przed wydarzeniem.
Różnica między „organizator wybiera jedno danie główne dla wszystkich” a „każdy gość wybiera sam” jest dla kuchni zasadnicza. Indywidualny wybór oznacza winietki, listę dań według stołów i więcej obsługi, więc może mieć inną cenę.
Bufet czy kolacja serwowana: jak pokazać warianty
Gdy klient waha się między dwoma menu, pokaż je w ofercie jako warianty i do sumy wlicz tylko jedno. Inaczej klient zobaczy cenę bufetu i kolacji razem i się przestraszy. Po decyzji usuń odrzucony wariant z oferty, żeby kuchnia go nie pomyliła.
Jeśli sprzedajesz konferencje, rozważ też pakiet konferencyjny za osobę: sala, przerwy kawowe i obiad w jednej cenie porównuje się łatwiej niż dziesięć osobnych pozycji.
Diety i alergeny
W UE musisz umieć powiedzieć gościom, które z 14 głównych alergenów zawiera danie (rozporządzenie UE nr 1169/2011). Dlatego przy każdym menu w cenniku dopisz numery alergenów, a w ofercie napisz, do kiedy trzeba zgłosić wegetarian, dania bezglutenowe i inne diety. Liczbę diet zapisz przy wydarzeniu, a nie w mailu, którego kuchnia nie zobaczy.
Szybki test, czy cennik działa
Daj cennik osobie, która go nie pisała, na przykład z recepcji, i poproś o złożenie oferty dla 40 gości z obiadem, dwiema przerwami kawowymi i napojami. Jeśli musi o coś dopytywać, na przykład co jest w bufecie albo czy tort liczy się za osobę, dopisz to od razu w cenniku. Ten sam test powtórz na telefonie i po angielsku, jeśli wysyłasz oferty klientom z zagranicy.
Kto zarządza cennikiem
Cennik powinien mieć jednego opiekuna, zwykle event managera we współpracy z szefem kuchni. Dział sprzedaży nie powinien wymyślać nowych menu bezpośrednio w ofercie. Zmiany sezonowe wprowadzaj naraz, na przykład dwa razy w roku, a przy potwierdzonych wydarzeniach obowiązuje menu, które klient dostał. Tłumacząc ofertę, przetłumacz też skład menu, nie tylko nazwę.
Gdy cennik jest tak uporządkowany, oferta składa się z gotowych pozycji. W Verando zaimportujesz go z Excela, a przy zmianie liczby gości suma przeliczy się sama. Jak powinna wyglądać cała oferta, opisujemy w artykule oferta na konferencję w hotelu. Wypróbuj Verando za darmo na własnym cenniku.
Najczęstsze pytania
Czy przerwy kawowe i napoje mają być w jednej kategorii?
Nie. Przerwa kawowa to jedzenie z napojami w konkretnym punkcie programu, a pakiet napojów sprzedaje się na godziny. Osobne kategorie łatwiej znaleźć w cenniku i ofercie.
Czy każde danie musi mieć własną cenę?
Nie. Cenę ma menu lub pakiet. Osobnej ceny potrzebują tylko pozycje zamawiane oddzielnie, na przykład tort albo dopłata za danie główne premium.
Co sprawdzić przy zwiększeniu liczby gości?
Pozycje za osobę się przeliczą, pozycje za wydarzenie nie. Sprawdź też pojemność sali dla wybranego ustawienia i czy kuchnia poradzi sobie z indywidualnym wyborem dla większej grupy.
Czy w cenniku trzeba podawać alergeny?
Gość musi otrzymać informację o 14 głównych alergenach zgodnie z rozporządzeniem UE nr 1169/2011. Najprościej mieć numery alergenów przy każdym menu w cenniku.