Qu'est-ce qu'un forfait journée d'étude et pourquoi les clients le demandent
Le forfait journée d'étude, appelé à l'international DDR (day delegate rate), est un prix unique par participant et par jour. Il comprend la salle, l'équipement de base, les pauses-café et le déjeuner. L'organisateur n'a pas à assembler un devis de dix lignes et sait tout de suite combien coûtera son séminaire.
Pour vous, le forfait a deux avantages : vous répondez plus vite aux demandes, et le client compare votre prix à celui d'autres hôtels d'un coup d'œil. Le risque est unique. Si vous fixez le prix au jugé, un petit groupe ou un client exigeant peut vite vous faire perdre de l'argent.
Ce que comprend généralement le forfait
Une journée d'étude à l'hôtel comprend en général :
- la salle de réunion pour la journée (environ huit heures), installée selon le nombre de participants,
- l'équipement de base : vidéoprojecteur ou écran, paperboard, Wi-Fi,
- l'eau minérale, des blocs-notes et des stylos,
- un café d'accueil et deux pauses (matin et après-midi),
- un déjeuner sous forme de buffet ou de menu servi,
- un interlocuteur dédié pendant l'événement.
La demi-journée d'étude comprend le plus souvent la salle pour quatre à cinq heures, une pause et un déjeuner ou une collation. Le séminaire résidentiel ajoute à la journée d'étude la chambre, le petit-déjeuner et généralement le dîner. Il convient aux formations sur deux jours et aux séminaires de direction.
Ce qu'il faut proposer en option
- les salles de sous-commission,
- l'équipement technique avancé et un technicien sur place (micros pour table ronde, diffusion en ligne, cabines d'interprétation),
- le dîner, le cocktail et les boissons après le programme,
- le parking, l'hébergement (pour la journée d'étude), les activités de team building.
Présentez ces éléments comme des options avec un prix clair. Le forfait reste lisible et le client ne choisit que ce dont il a vraiment besoin.
Calculer le prix pas à pas
- Partez de vos tarifs à l'unité. Location de la salle à la journée, déjeuner, pause-café, boissons pendant la journée, équipement. Si vous n'avez pas encore de grille tarifaire, commencez par là.
- Répartissez les coûts fixes par personne. La salle et l'équipement coûtent autant pour 20 que pour 50 personnes. Divisez-les par le nombre de participants.
- Ajoutez les éléments par personne. Le déjeuner, les pauses et les boissons se multiplient par le nombre de participants.
- Comparez le total au forfait. Le forfait est en général un peu moins cher que la somme des éléments. Le client a ainsi une raison de tout réserver et vous négociez moins.
- Vérifiez le coût matière et le personnel. La cuisine vous donnera le coût du déjeuner et des pauses. Le forfait doit couvrir les produits, le service et le fonctionnement de la salle.
- Fixez un minimum de participants. Indiquez à partir de combien de personnes le forfait s'applique. En dessous, facturez la salle à part ou un nombre minimum de participants.
Un exemple chiffré
Un hôtel dispose d'une salle de 60 places et reçoit une demande pour une formation d'une journée avec 40 participants. Les prix sont un exemple, pas une recommandation :
| Élément | Tarif | Par personne pour 40 participants |
|---|---|---|
| Location de la salle à la journée | 800 € | 20,00 € |
| Équipement (vidéoprojecteur, écran, paperboard, Wi-Fi) | 150 € | 3,75 € |
| Déjeuner | 22 € par personne | 22,00 € |
| 2 × pause-café | 9 € par personne | 18,00 € |
| Boissons pendant la journée | 8 € par personne | 8,00 € |
| Total | 71,75 € |
Vous pourriez fixer le forfait à 65 € par personne et par jour. Pour 40 participants, le client paie 2 600 € et vous êtes environ 9 % en dessous de la somme des éléments.
Refaites maintenant le calcul pour un groupe plus petit. À 30 participants, les éléments reviennent à 79,67 € par personne ; à 20, à 95,50 €. À 65 €, avec 20 personnes, vous perdriez l'essentiel de la location de la salle. Écrivez-le donc dans le devis : « Le forfait s'applique à partir de 30 participants. En dessous, nous facturons 30 participants ou la location de la salle au tarif en vigueur. »
TVA et facture
Un forfait regroupe des prestations qui peuvent relever de taux de TVA différents : restauration, boissons, location de salle, hébergement. Certains hôtels ventilent donc le forfait par prestation sur la facture. La façon de procéder dépend des règles en vigueur. Validez-la avec votre expert-comptable avant de commercialiser le forfait, et précisez toujours si le prix est HT ou TTC. Les entreprises comparent de près.
Les erreurs les plus fréquentes
- Pas de minimum de participants. Un petit groupe obtient alors la salle presque gratuitement.
- Un contenu flou. « Pauses gourmandes » ne suffit pas. Indiquez le nombre de pauses et ce qui y est servi.
- Pas de date pour l'effectif définitif. Convenez de la date à laquelle le client confirme le nombre de participants et du nombre d'annulations possibles sans frais.
- Le même prix toute l'année. En haute saison et du mardi au jeudi, le forfait peut coûter plus cher qu'en juillet ou le vendredi.
Comment présenter le forfait dans votre devis
Placez en haut le prix par personne, la liste de ce qui est inclus, le minimum de participants et le montant total de l'événement. Les options viennent en dessous, dans une liste à part. Le client voit tout de suite ce qu'il paie et n'a pas besoin de revenir vers vous avec des questions. Les fonctionnalités de Verando montrent comment un devis peut se construire à partir de vos tarifs.
Ce que Verando change
Dans Verando, vous enregistrez le forfait une seule fois : les éléments, le prix par personne et le minimum de participants. À chaque nouvelle demande, vous l'ajoutez au devis, le total se calcule automatiquement et le client reçoit une proposition claire dans sa langue, qu'il confirme en ligne. Tout le parcours est expliqué sur la page comment ça marche.
Questions fréquentes
Que signifie DDR à l'hôtel ?
DDR (day delegate rate) désigne le prix par participant et par jour pour une réunion ou un séminaire. C'est l'équivalent du forfait journée d'étude : salle, équipement de base, deux pauses, déjeuner et boissons.
La location de la salle est-elle incluse dans le forfait ?
En général oui, dès que le groupe atteint le minimum de participants. En dessous, les hôtels facturent souvent la salle à part ou un nombre minimum de personnes.
Quelle différence entre journée d'étude et séminaire résidentiel ?
La journée d'étude couvre seulement le programme de la journée. Le séminaire résidentiel ajoute l'hébergement, le petit-déjeuner et généralement le dîner.
Le forfait doit-il être moins cher que les prestations à l'unité ?
Le plus souvent oui, légèrement, pour donner au client une raison de le choisir. Vérifiez toujours que le prix couvre vos coûts au minimum de participants.