Che cos’è il day delegate rate e perché i clienti lo chiedono
Il day delegate rate (DDR), in italiano spesso chiamato quota giornaliera per partecipante o pacchetto meeting giornaliero, è un unico prezzo per partecipante al giorno. Comprende la sala meeting, la tecnica di base, i coffee break e il pranzo. L’organizzatore non deve comporre un preventivo da dieci voci e può dire subito al suo responsabile quanto costerà l’evento.
Per voi il DDR ha due vantaggi: inviate i preventivi più in fretta e il cliente confronta a colpo d’occhio la vostra quota con quella di altre strutture. C’è però un rischio. Se fissate la quota a sensazione, un gruppo piccolo o un cliente molto esigente trasformano facilmente l’evento in una perdita.
Cosa include di solito un DDR
Un pacchetto giornata intera in hotel comprende in genere:
- la sala plenaria per tutta la giornata (circa otto ore), allestita per il numero di partecipanti,
- la tecnica standard: proiettore o schermo, lavagna a fogli mobili, Wi-Fi,
- acqua naturale e frizzante, blocchi e penne,
- il caffè di benvenuto e due coffee break (mattina e pomeriggio),
- un pranzo a buffet o servito al tavolo,
- un referente dedicato all’evento per tutta la giornata.
La mezza giornata di solito significa la sala per quattro o cinque ore, un coffee break e il pranzo o uno spuntino più leggero. La quota residenziale (24-hour delegate rate) aggiunge al DDR il pernottamento, la colazione e di solito la cena. È adatta a corsi di formazione di due giorni e a incontri aziendali con pernottamento.
Cosa tenere come extra
- sale per i lavori di gruppo,
- tecnica avanzata e un tecnico in sala (microfoni per i relatori, streaming, impianto per la traduzione simultanea),
- cena, aperitivo e open bar dopo i lavori,
- parcheggio, camere (nella quota giornaliera), attività di team building.
Indicate questi servizi come extra facoltativi con un prezzo chiaro. Il pacchetto resta facile da leggere e il cliente sceglie solo ciò che gli serve davvero.
Come calcolare la quota, passo per passo
- Partite dal listino di ogni voce. Affitto sala al giorno, pranzo, coffee break, bevande per tutta la giornata, tecnica. Se non avete ancora un listino, preparatelo prima di tutto.
- Distribuite le voci fisse per persona. L’affitto della sala e la tecnica costano uguale per 20 o per 50 partecipanti. Divideteli per il numero di partecipanti.
- Aggiungete le voci per persona. Pranzo, coffee break e bevande si moltiplicano per il numero di persone.
- Confrontate il totale con il prezzo del pacchetto. Di solito il DDR costa un po’ meno della somma delle singole voci. Il cliente ha un motivo per prenotare il pacchetto completo e voi trattate meno.
- Controllate food cost e costo del personale. La cucina vi dice quanto costano pranzo e coffee break. La quota deve coprire materie prime, personale di sala e gestione della sala.
- Fissate un numero minimo di partecipanti. Scrivete da quanti partecipanti vale il DDR. Sotto questa soglia fatturate l’affitto della sala a parte oppure un numero minimo di partecipanti.
Un esempio concreto
Un hotel ha una sala da 60 posti e riceve una richiesta per una giornata di formazione per 40 persone. Il listino qui sotto è un’illustrazione, non una quota consigliata:
| Voce | Listino | Per persona con 40 partecipanti |
|---|---|---|
| Affitto sala al giorno | 800 € | 20,00 € |
| Tecnica (proiettore, schermo, lavagna, Wi-Fi) | 150 € | 3,75 € |
| Pranzo | 22 € a persona | 22,00 € |
| 2 × coffee break | 9 € a persona | 18,00 € |
| Bevande per tutta la giornata | 8 € a persona | 8,00 € |
| Totale | 71,75 € |
Potreste fissare il DDR a 65 € per partecipante. Con 40 partecipanti il cliente paga 2.600 € e voi siete circa il 9% sotto la somma delle singole voci.
Ora rifate gli stessi conti per un gruppo più piccolo. Con 30 partecipanti le voci sommano 79,67 € a persona; con 20 partecipanti 95,50 €. A 65 € un gruppo di 20 vi costerebbe la maggior parte dell’affitto della sala. Scrivetelo quindi nel preventivo: “La quota giornaliera per partecipante vale a partire da 30 partecipanti. Per gruppi più piccoli fatturiamo un minimo di 30 partecipanti oppure l’affitto della sala a listino.”
IVA e fattura
Il DDR raggruppa servizi che possono avere aliquote IVA diverse: ristorazione, bevande, affitto della sala e pernottamento. Per questo alcune strutture riportano in fattura il pacchetto suddiviso nelle sue componenti. Il trattamento corretto dipende dalle regole in vigore, quindi concordate l’impostazione con il vostro commercialista prima di iniziare a vendere il pacchetto. Indicate sempre se la quota è IVA inclusa o esclusa: i clienti aziendali confrontano prezzi omogenei.
Gli errori più frequenti
- Nessun numero minimo. Un gruppo piccolo si ritrova la sala quasi gratis.
- Una descrizione vaga. “Coffee break” non basta. Scrivete quante pause ci sono e cosa viene servito.
- Nessuna data per i numeri definitivi. Concordate quando il cliente conferma il numero finale di partecipanti e quanti può ancora togliere senza addebito.
- La stessa quota tutto l’anno. In alta stagione e dal martedì al giovedì il DDR può essere più alto che ad agosto o il venerdì.
Come presentare il DDR nel preventivo
In alto mettete il prezzo per persona, l’elenco di cosa è incluso, il numero minimo di partecipanti e il totale dell’evento. Sotto, separatamente, gli extra facoltativi. Il cliente vede subito cosa paga e non deve tornare con domande. Se preparate ancora i preventivi in Excel, provate a vedere come apparirebbe un preventivo con il vostro logo e le vostre sale: basta inserire l’indirizzo del vostro sito.
Come vi aiuta Verando
In Verando salvate il pacchetto una volta sola: le voci, il prezzo per persona e il numero minimo di partecipanti. Quando arriva una nuova richiesta lo aggiungete al preventivo, il totale si calcola da solo e il cliente riceve un preventivo chiaro nella sua lingua, che può confermare online. Il percorso completo è descritto nella pagina come funziona (in inglese).
Domande frequenti
Che cosa significa DDR in hotel?
DDR sta per day delegate rate: un unico prezzo per partecipante al giorno. Di solito comprende la sala meeting, la tecnica di base, due coffee break, il pranzo e le bevande.
L’affitto della sala è incluso nel day delegate rate?
Di solito sì, se il gruppo raggiunge il numero minimo di partecipanti. Sotto questa soglia le strutture fatturano in genere l’affitto della sala a parte oppure un numero minimo di partecipanti.
Che differenza c’è tra DDR e quota residenziale?
Il DDR copre solo il programma diurno. La quota residenziale (24-hour delegate rate) aggiunge il pernottamento, la colazione e di solito la cena.
Il DDR deve costare meno delle singole voci?
Di solito sì, un po’, così il cliente ha un motivo per prenotare il pacchetto. Verificate sempre che la quota copra i costi anche con il numero minimo di partecipanti.