La risposta breve: tenete un solo calendario condiviso, mettete ogni data proposta in opzione con una scadenza e date a ogni richiesta uno stato che tutto il team capisce. Il resto sono dettagli di disciplina.
1. Un calendario, non tre
Le date non possono vivere nella testa del commerciale, in un'agenda cartacea e in un foglio privato. Stabilite un unico posto in cui la data viene bloccata e chiedete a tutti di controllarlo prima di promettere qualcosa a un cliente, anche al telefono.
2. Lavorate con le opzioni
L'opzione significa che tenete la data per il cliente per un periodo concordato: di solito 5–7 giorni per un evento aziendale, spesso di più per un matrimonio. Alla scadenza, se il cliente non conferma, l'opzione decade e la data torna libera. Scrivete sempre la scadenza nel preventivo, non solo nel calendario.
3. Stati chiari per ogni richiesta
Ogni richiesta dovrebbe avere uno stato comprensibile a chiunque nel team:
- Richiesta ricevuta.
- Preventivo inviato, data in opzione fino al…
- Confermato, contratto firmato.
- Acconto pagato, data definitiva.
- Annullato, data libera.
4. Prima e seconda opzione
Se arriva un secondo interessato per la stessa data, non vendetegli la stessa opzione. Ditegli che la data è in opzione e proponete una lista d'attesa: se il primo cliente non conferma entro la scadenza, la data passa a lui. È corretto verso entrambi e non perdete nessuno.
5. Chi può modificare il calendario
Più persone scrivono, più errori nascono. Decidete chi conferma e chi annulla le opzioni; gli altri colleghi il calendario lo leggono soltanto. In una struttura piccola può essere una sola persona, in un hotel congressuale il responsabile eventi e il suo vice.
Un esempio pratico
Venerdì arriva una richiesta per sabato 12 giugno. La collega A invia il preventivo e mette la data in opzione per 7 giorni: nel calendario la data risulta bloccata. Lunedì arriva un secondo interessato per lo stesso giorno. Il collega B vede l'opzione e risponde: «La data è in opzione fino a venerdì. Se il primo cliente non conferma, vi avvisiamo subito». Nessuno ha venduto due volte e il secondo cliente sa esattamente come stanno le cose.
Quando l'opzione scade
Qualche giorno prima della scadenza inviate un promemoria breve. Se il cliente non conferma, annullate l'opzione e liberate la data; se c'è qualcuno in lista d'attesa, contattatelo lo stesso giorno. Non lasciate mai una data bloccata «per sicurezza» senza scadenza: è il modo più rapido per perdere due clienti invece di uno.
Gli errori più comuni
- La data viene «segnata a memoria» e da nessun'altra parte.
- L'opzione non ha una scadenza e resta lì per settimane.
- Due persone modificano il calendario senza accordarsi.
- Il preventivo parte prima che qualcuno abbia verificato la disponibilità.
- Le sale combinabili (per esempio due sale unite da una parete mobile) non sono collegate tra loro nel calendario.
Bloccate la data in automatico
Ricordarsi a mano quale opzione scade martedì è una fonte continua di errori. In Verando la data viene messa in opzione quando inviate il preventivo e si libera se il cliente non conferma, così due colleghi non vendono lo stesso giorno. Il calendario mostra in colore gli eventi confermati e a tratteggio le date in opzione. Se oggi lavorate con Excel e e-mail, date un'occhiata a Verando per spazi e location per eventi oppure provatelo gratis.
Domande frequenti
Quanto deve durare un'opzione su una data?
Per eventi aziendali di solito 5–7 giorni, per i matrimoni spesso 10–14 giorni. L'importante è che la scadenza sia scritta nel preventivo e rispettata da tutto il team.
Cosa rispondo a un secondo cliente che vuole una data già in opzione?
Ditegli che la data è in opzione fino a un giorno preciso e offritegli di essere il primo in lista d'attesa. Se il primo cliente non conferma, contattatelo subito.
Chi dovrebbe poter modificare il calendario eventi?
Il minor numero possibile di persone: chi conferma e annulla le opzioni. Gli altri colleghi devono poter vedere il calendario, ma non cambiarlo.