In sintesi: rispondete in giornata, confermate subito se la data è libera, mandate un prezzo con cosa comprende e chiudete con un passo successivo concreto e una scadenza per l'opzione.
1. Rispondete lo stesso giorno
Non serve avere già il preventivo pronto. Basta un messaggio breve: avete ricevuto la richiesta e quando manderete i dettagli. Gli sposi capiscono che possono contare su di voi e non iniziano subito a scrivere ad altri.
2. Verificate prima la data
Non mandate un prezzo per una data già occupata. Se è libera, scrivetelo nella prima riga. Se non lo è, proponete due alternative vicine: lo stesso weekend dell'anno successivo, oppure un venerdì o una domenica della stessa settimana, spesso a condizioni migliori.
3. Prezzo e contenuto, insieme
«A partire da 90 € a persona» da solo non dice nulla. Scrivete cosa è incluso: affitto della location, orari, menu, open bar, camere per gli ospiti, servizio. Gli sposi confrontano i preventivi e scelgono quello che capiscono.
4. Un preventivo invece di dieci allegati
Listino, foto e condizioni in cinque file si aprono male sul telefono. Inviate un unico link o un PDF chiaro con prezzo, data e foto. La maggior parte delle coppie legge il preventivo proprio sullo smartphone, spesso la sera e in due.
5. Fate solo tre domande
- Quanti ospiti prevedono (anche indicativamente).
- Quale periodo o anno hanno in mente.
- Se serve il pernottamento per gli ospiti.
Non serve altro in questa fase. Un questionario lungo scoraggia.
6. Acconto e cancellazione, subito
Se scoprono acconto e penali solo nel contratto, nasce un momento spiacevole. Indicateli nel preventivo con una frase, per esempio «caparra alla conferma, saldo prima del matrimonio». Crea fiducia e non suona rigido. Qui spieghiamo la differenza tra acconto e caparra.
7. Concordate il passo successivo
Proponete un sopralluogo e scrivete fino a quando tenete la data in opzione per loro, per esempio 10 giorni. Una scadenza chiara aiuta a decidere e protegge il vostro calendario.
Gli errori più comuni
- Rispondere dopo tre giorni, quando la coppia ha già scelto.
- Allegare il listino senza spiegare cosa comprende il prezzo.
- Fare domande a cui si può rispondere solo durante il sopralluogo.
- Dimenticare il promemoria quando la coppia non risponde.
Quando ricontattare
Se dopo il preventivo la coppia tace, scrivete dopo due o tre giorni con una sola frase: chiedete se il preventivo è chiaro e ricordate la scadenza dell'opzione. Il secondo promemoria va inviato poco prima della scadenza. Un terzo no: se non hanno deciso, lasciate la porta aperta.
Esempio di prima risposta
Buongiorno, grazie per averci contattato. Sabato 12 giugno 2027 è libero. Entro domani vi inviamo il preventivo con il prezzo, cosa comprende e le foto degli spazi. Per 80 ospiti possiamo offrire anche il pernottamento. Vi farebbe piacere visitare la location? Quando sareste disponibili?
E se scrivono coppie dall'estero
Gli sposi stranieri vogliono il preventivo nella loro lingua e in una valuta che conoscono. Non serve tradurlo a mano ogni volta: in Verando il preventivo si mostra nella lingua del cliente, in oltre 100 lingue. Vedete come funziona su Verando per location ed eventi.
Domande frequenti
Entro quanto tempo bisogna rispondere a una richiesta di matrimonio?
Idealmente lo stesso giorno, anche solo con un breve messaggio di conferma. Il preventivo completo può arrivare il giorno dopo.
Bisogna indicare il prezzo già nella prima risposta?
Sì, se possibile, ma sempre con ciò che comprende: location, orari, menu, servizio ed eventuali camere. Un prezzo senza contenuto non aiuta la coppia a decidere.
Quante volte ricontattare una coppia che non risponde?
Due volte: dopo due o tre giorni e poco prima della scadenza dell'opzione. Poi è meglio lasciare la porta aperta senza insistere.