En bref : chaque ligne de la grille a besoin de quatre informations : le nom du menu, son contenu exact, le prix et l’unité (par personne, à la pièce ou par événement). Regroupez les lignes en quelques catégories selon ce que vous vendez vraiment et, pour les menus au choix, précisez qui choisit et avant quelle date.
À quoi ressemble une grille de restauration : modèle
Exemple pour un hôtel qui accueille séminaires et réceptions (prix donnés à titre d’exemple) :
| Catégorie | Menu | Contenu | Prix | Unité |
|---|---|---|---|---|
| Pauses café | Pause café du matin | café, thé, eau, jus, 2 sortes de viennoiseries | 8 € | personne |
| Déjeuners | Buffet déjeuner | soupe, 2 plats chauds, buffet de salades, dessert | 22 € | personne |
| Dîners | Dîner de gala | entrée, soupe, plat au choix, dessert | 38 € | personne |
| Boissons | Forfait boissons 3 h | softs, bière, vin, café | 18 € | personne |
| Extras | Gâteau | sur commande, 1 kg pour 8 à 10 personnes | 35 € | kg |
La catégorie aide à s’y retrouver ; ce qui se vend, c’est le menu. « Buffet chaud » sans contenu ne dit rien au client. « Buffet déjeuner : soupe, deux plats chauds, buffet de salades et dessert », si.
Par personne, à la pièce ou par événement ?
L’unité détermine comment le prix évolue quand le nombre d’invités change. Sans elle, « 22 € » peut désigner une personne, une table ou tout le déjeuner.
- Par personne : pauses café, déjeuners, dîners, forfaits boissons.
- À la pièce ou au kilo : gâteau, canapés, bouteille de vin par table.
- Par événement : service au bar, droit de bouchon, supplément fin tardive.
Exemple : un buffet déjeuner à 22 € pour 40 invités fait 880 €. Si le client passe à 50, cela fait 1 100 €. Le droit de bouchon par événement ne change pas. Si chaque ligne porte son unité, le recalcul est juste sans calcul à la main.
Comment rédiger un menu au choix
Le menu unique est simple : tout le monde reçoit la même chose. Pour un menu au choix, précisez trois éléments :
- Combien d’options sont proposées, par exemple trois plats.
- Qui choisit : l’organisateur pour tout le groupe ou chaque invité.
- Avant quelle date le choix doit être transmis, par exemple 10 jours avant.
Que l’organisateur choisisse un plat pour tous ou que chaque invité choisisse le sien change tout pour la cuisine. Le choix individuel implique des marque-places, une liste des plats par table et plus de service, et peut donc avoir un autre prix.
Buffet ou dîner servi : présenter des alternatives
Quand le client hésite entre deux menus, présentez-les comme alternatives et n’en comptez qu’un dans le total. Sinon, il verra le buffet et le dîner additionnés et prendra peur. Une fois la décision prise, retirez l’option écartée pour que la cuisine ne se trompe pas.
Si vous vendez des séminaires, pensez aussi au forfait journée d’étude : salle, pauses café et déjeuner à un seul prix se comparent plus facilement que dix lignes séparées.
Régimes et allergènes
Dans l’UE, vous devez pouvoir indiquer aux invités lesquels des 14 allergènes majeurs un plat contient (règlement (UE) n° 1169/2011). Ajoutez donc les numéros d’allergènes à chaque menu et indiquez dans la proposition avant quelle date signaler les végétariens, sans gluten et autres régimes. Notez ensuite les chiffres dans l’événement, pas dans un e-mail que la cuisine ne verra jamais.
Qui gère la grille
La grille a besoin d’un responsable, généralement le responsable événementiel avec le chef de cuisine. Les commerciaux ne doivent pas inventer de nouveaux menus directement dans une proposition. Faites les changements de saison en une fois, par exemple deux fois par an ; pour les événements confirmés, le menu reçu par le client reste valable. En traduisant une proposition, traduisez aussi le contenu des menus, pas seulement les noms.
Avec une grille ainsi organisée, une proposition se compose de lignes prêtes à l’emploi. Dans Verando, vous l’importez depuis Excel et le total se recalcule tout seul quand le nombre d’invités change. Découvrez-le pour les lieux événementiels ou essayez Verando gratuitement avec vos propres menus.
Questions fréquentes
Les pauses café et les boissons doivent-elles être dans la même catégorie ?
Non. Une pause café, c’est à manger et à boire à un moment précis du programme ; un forfait boissons se vend à l’heure. Séparées, elles se trouvent plus facilement dans la grille et la proposition.
Chaque plat doit-il avoir son propre prix ?
Non. Le prix appartient au menu ou au forfait. Seules les lignes commandables à part ont besoin d’un prix, comme un gâteau ou un supplément pour un plat premium.
Que vérifier quand le nombre d’invités augmente ?
Les lignes par personne se recalculent, celles par événement non. Vérifiez aussi la capacité de la salle pour la disposition choisie et si la cuisine peut gérer le choix individuel pour un groupe plus grand.
Faut-il indiquer les allergènes dans la grille ?
Les invités doivent être informés des 14 allergènes majeurs selon le règlement (UE) n° 1169/2011. Le plus simple est d’avoir les numéros d’allergènes à côté de chaque menu.