En bref : relancez 2 à 3 jours ouvrés après l’envoi, puis une seconde fois 1 à 2 jours avant la fin de l’option. N’envoyez pas de troisième relance. Chaque message doit apporter du nouveau : une réponse, une variante ou une information sur la date, et pas seulement « avez-vous du nouveau ? ».
Quand relancer : le calendrier après l’envoi
| Quand | Quoi faire | Pourquoi |
|---|---|---|
| À l’envoi | Indiquez dans le message jusqu’à quand vous tenez la date et quand vous reviendrez vers le client. | Il sait à quoi s’attendre, la relance ne le surprend pas. |
| Après 2 à 3 jours ouvrés | Un message court avec une question précise ou une variante. | L’organisateur compare déjà, mais n’a pas tranché. |
| 1 à 2 jours avant la fin de l’option | Rappelez la date de l’option et demandez s’il faut la prolonger. | Une vraie raison d’écrire : la date va se libérer. |
| Après la fin de l’option | Un message de clôture, puis fermez la demande. | Insister davantage abîme la relation plus qu’il n’aide. |
Pour un mariage, la décision prend plus de temps. Le couple valide la date avec la famille et souhaite presque toujours visiter le lieu. Décalez la première relance à 4 ou 5 jours et accordez une option plus longue, par exemple 10 à 14 jours.
Quoi écrire : quatre messages prêts à envoyer
1. Première relance utile
Bonjour Madame Martin, je voulais m’assurer que vous avez bien reçu notre proposition pour la formation des 14 et 15 mai. Pour 60 participants, nous conseillons une disposition en U dans le salon Tilleul, sans supplément. Souhaitez-vous que je prépare aussi une variante avec déjeuner buffet plutôt que menu servi ? Je vous garde la date jusqu’à vendredi.
2. Le client attend une validation
Merci pour l’information. Si cela vous aide, je vous envoie un résumé d’une page pour votre direction : dates, nombre de participants, prix total et prix par personne. Je prolonge volontiers l’option jusqu’à mercredi prochain.
3. Avant la fin de l’option
Bonjour Madame Martin, l’option sur le 14 mai prend fin demain. Si vous avez besoin de plus de temps, dites-le-moi et j’essaierai de la prolonger. Si la date se libère, nous la proposerons à la demande suivante.
N’écrivez la dernière phrase que si elle est vraie. Un « autre client intéressé » inventé finit toujours par se voir.
4. Message de clôture
Sans nouvelles de votre part, je clôture la demande pour mai et libère la date. Si vos projets évoluent, répondez simplement à ce message et je réactiverai la proposition. Si vous avez choisi un autre lieu, je vous serais reconnaissante de m’en dire la raison. Cela nous aide à progresser.
Téléphone ou e-mail ?
Envoyez la première relance par e-mail, pour que le client ait tout par écrit et puisse le transférer. Prenez le téléphone pour les événements importants ou quand le client a ouvert la proposition sans répondre. Deux minutes au téléphone règlent souvent ce qui prendrait une semaine d’échanges. Ensuite, envoyez un court récapitulatif de ce qui a été convenu.
Pourquoi les clients ne répondent pas après une proposition
- Quelqu’un d’autre décide. Les événements d’entreprise sont validés par la direction ou les achats. Un résumé les aide plus qu’une pièce jointe de plus.
- La proposition n’est pas claire. S’ils demandent sans cesse ce qui est inclus, le problème vient de la proposition, pas de la date. Un forfait par personne se lit plus facilement, voir comment fixer le prix d’une journée d’étude.
- Ils ne l’ont pas ouverte. Un PDF en pièce jointe finit en spam ou se lit mal sur mobile. Si vous savez qu’elle n’a pas été ouverte, demander « que pensez-vous du prix ? » n’a pas de sens.
- Ils ont choisi un autre lieu et n’osent pas le dire. C’est le rôle du message de clôture.
Les erreurs de relance les plus fréquentes
- Une relance vide : « Je me permets de revenir vers vous pour savoir où vous en êtes. »
- Une remise dès la première relance. Le client apprend qu’attendre paie.
- Deux collègues appellent le même client avec des prix différents, car chacun a son rappel dans son propre agenda.
- Une option sans fin : la date est « bloquée » un mois pendant que vous refusez un autre client.
- Prendre un intérêt exprimé par e-mail pour un événement confirmé. Il ne l’est qu’avec contrat signé et acompte reçu.
Organiser les relances en équipe
Pour chaque demande, notez trois choses : qui la suit, quand l’option expire et quand le prochain contact est prévu. Avec quelques demandes par semaine, un tableau partagé suffit. Avec des dizaines par mois, le tableau ne colle plus à la réalité et les relances se perdent.
Dans Verando, vous voyez si et quand le client a ouvert chaque proposition, les options expirent seules dans le calendrier et la relance d’option est accompagnée d’un texte à ajuster. Découvrez-le pour les lieux événementiels ou essayez gratuitement avec une demande qui attend dans votre boîte mail.
Questions fréquentes
Combien de temps attendre avant de relancer une proposition ?
2 à 3 jours ouvrés pour un événement d’entreprise, 4 à 5 jours pour un mariage. Si vous avez annoncé un jour au client, respectez-le exactement.
Combien de fois relancer sans réponse ?
Deux fois : après quelques jours, puis juste avant la fin de l’option. Ensuite, un message de clôture et vous fermez la demande.
Faut-il proposer une remise dans la relance ?
Pas par défaut. Cherchez d’abord pourquoi le client hésite. Une variante moins chère, comme un buffet au lieu d’un menu servi, fonctionne souvent mieux qu’une remise générale.
Une réponse positive vaut-elle confirmation ?
Non. L’événement est confirmé uniquement avec le contrat signé et l’acompte reçu. Jusque-là, la date reste sous option.