In breve: data e orari, numero di persone con l'allestimento della sala, tecnica, catering, camere, prezzo totale e a persona, validità dell'opzione e condizioni di cancellazione. Se manca uno di questi punti, arriverà una seconda e-mail di domande.
Checklist del preventivo
- Data e orari: giorno, inizio e fine, arrivi e partenze.
- Numero di partecipanti e allestimento della sala (platea, scuola, banchetto, ferro di cavallo).
- Sala e tecnica: dimensioni, proiettore, impianto audio, Wi-Fi, flipchart.
- Catering: coffee break, pranzo, cena, bevande, esigenze alimentari particolari.
- Camere: numero, notti, prezzo per camera e per persona, colazione, imposta di soggiorno.
- Prezzo: totale e a persona, cosa è incluso e cosa è extra, IVA inclusa o esclusa.
- Validità del preventivo o opzione: fino a quando tenete la data.
- Acconto e cancellazione in una frase.
- Contatto: nome, e-mail e telefono di una persona precisa.
Date al cliente una scelta
Invece di un solo prezzo, proponete due o tre pacchetti: base (sala e coffee break), standard (più pranzo) e completo (più cena e pernottamento). Molti hotel lavorano con una quota giornaliera a partecipante (DDR): il cliente sceglie e voi rispondete a meno domande.
Mostrate il totale
I clienti aziendali devono far approvare un budget. Se vedono solo i prezzi delle singole voci, devono fare i conti da soli. Mettete in alto il totale e il prezzo a persona e indicate chiaramente se l'IVA è inclusa.
Tenete l'opzione e ricontattate
Scrivete fino a quando tenete la data, per esempio 7 giorni. Se il cliente tace, scrivete dopo due o tre giorni con una frase sola. La maggior parte delle trattative si perde proprio nel silenzio dopo l'invio del preventivo.
La velocità decide
Un preventivo in un'ora fa un'impressione diversa da uno che arriva il terzo giorno. Aiuta avere i pacchetti pronti, invece di comporre tutto da zero in Word. Lo stesso metodo funziona per matrimoni, feste e soggiorni di gruppo.
Gli errori più comuni
- Non è chiaro se il prezzo è IVA inclusa o esclusa.
- Manca la validità del preventivo e la scadenza dell'opzione.
- Gli extra (tecnica, parcheggio, stampe) compaiono solo in fattura.
- Il preventivo è diviso in tre allegati e il cliente deve ricomporlo.
Le domande che arrivano dopo
Le più frequenti riguardano la tecnica, il parcheggio, le camere per i partecipanti e la possibilità di prolungare il programma. Se le trattate già nel preventivo, risparmiate un giro di e-mail e date l'idea di una struttura organizzata.
Preventivi ricorrenti: usate modelli
La maggior parte dei congressi cambia solo per numero di persone e data. Con listino, descrizioni delle sale e pacchetti pronti, il preventivo si compone in pochi minuti.
Come semplificare
In Verando il preventivo nasce dai vostri pacchetti e dal listino in pochi minuti; il cliente lo riceve in un unico link, lo apre sul telefono e lo conferma online. Scoprite di più su Verando per hotel e spazi per eventi.
Domande frequenti
Il preventivo per un congresso deve indicare il prezzo a persona?
Sì. Il cliente aziendale ragiona per budget: indicate sia il totale sia il prezzo a persona, e specificate se l'IVA è inclusa.
Per quanto tempo tenere l'opzione su un congresso?
Di solito 5–7 giorni. Per eventi grandi o lontani nel tempo si può concordare una scadenza più lunga, sempre scritta nel preventivo.
Meglio un prezzo unico o più pacchetti?
Due o tre pacchetti funzionano meglio: il cliente sceglie da solo e il confronto con gli altri hotel diventa più semplice.