In breve: ricontattate il cliente 2–3 giorni lavorativi dopo l’invio del preventivo e una seconda volta 1–2 giorni prima della scadenza dell’opzione. Non inviate un terzo promemoria. Ogni messaggio deve portare qualcosa di nuovo: una risposta, una variante o un’informazione sulla data, non solo «ci sono novità?».
Quando ricontattare: le tempistiche dopo l’invio
| Quando | Cosa fare | Perché |
|---|---|---|
| All’invio | Scrivete fino a quando tenete la data in opzione e quando vi farete sentire. | Il cliente sa cosa aspettarsi e il promemoria non lo sorprende. |
| Dopo 2–3 giorni lavorativi | Un messaggio breve con una domanda precisa o una variante. | L’organizzatore sta già confrontando, ma non ha deciso. |
| 1–2 giorni prima della scadenza dell’opzione | Ricordate la data dell’opzione e chiedete se prorogarla. | Un motivo vero per scrivere: la data si libera. |
| Dopo la scadenza | Un messaggio di chiusura, poi chiudete la richiesta. | Insistere ancora rovina il rapporto più di quanto aiuti. |
Per i matrimoni la decisione richiede più tempo. Gli sposi concordano la data con le famiglie e quasi sempre vogliono fare un sopralluogo. Spostate il primo promemoria a 4–5 giorni e concedete un’opzione più lunga, per esempio 10–14 giorni.
Cosa scrivere: quattro messaggi pronti
1. Primo promemoria che aggiunge valore
Gentile signora Rossi, volevo assicurarmi che il preventivo per la formazione del 14 e 15 maggio le sia arrivato. Per 60 partecipanti consigliamo l’allestimento a ferro di cavallo nella Sala Ulivo, senza costi aggiuntivi. Le preparo anche una variante con pranzo a buffet invece del menu servito? Le tengo la data in opzione fino a venerdì.
2. Il cliente aspetta l’approvazione
Grazie per l’aggiornamento. Se può essere utile, le invio una sintesi di una pagina per la direzione: date, numero di persone, prezzo totale e prezzo a persona. Prorogo volentieri l’opzione fino a mercoledì prossimo.
3. Prima della scadenza dell’opzione
Gentile signora Rossi, l’opzione sul 14 maggio scade domani. Se le serve più tempo me lo dica e provo a prorogarla. Se la data si libera, la proporremo alla richiesta successiva.
Scrivete l’ultima frase solo se è vera. Un «altro cliente interessato» inventato prima o poi viene scoperto.
4. Messaggio di chiusura
Non avendo ricevuto notizie, chiudo la richiesta per maggio e libero la data. Se i programmi cambiano, basta rispondere a questa e-mail e riattivo il preventivo. Se avete scelto un’altra struttura, le sarei grata se mi dicesse il motivo. Ci aiuta a migliorare.
Telefono o e-mail?
Il primo promemoria mandatelo via e-mail, così il cliente ha tutto per iscritto e può inoltrarlo a un collega. Il telefono conviene per gli eventi più grandi o quando il cliente ha aperto il preventivo ma non risponde. Una telefonata di due minuti risolve spesso ciò che via e-mail richiederebbe una settimana. Dopo la chiamata inviate un breve riepilogo di quanto concordato.
Perché i clienti non rispondono dopo il preventivo
- Decide qualcun altro. Gli eventi aziendali li approva la direzione o l’ufficio acquisti. A loro serve una sintesi, non un altro allegato.
- Il preventivo non è chiaro. Se chiedono più volte cosa è incluso, il problema è il preventivo, non la data. Vedete cosa deve contenere un preventivo per un congresso.
- Non l’hanno aperto. Un PDF allegato finisce nello spam o si legge male sul telefono. Se sapete che non è stato aperto, chiedere «cosa ne pensa del prezzo?» non ha senso.
- Hanno scelto un’altra struttura e non vogliono dirlo. Per questo esiste il messaggio di chiusura.
Gli errori più comuni nel follow-up
- Un promemoria vuoto: «Volevo solo sapere a che punto siete».
- Uno sconto già nel primo promemoria. Il cliente impara che aspettare conviene.
- Due colleghi chiamano lo stesso cliente con prezzi diversi, perché ognuno ha il promemoria nella propria agenda.
- Un’opzione senza scadenza: la data resta «bloccata» per un mese mentre rifiutate un altro cliente. Ne parliamo in come non vendere due volte la stessa data.
- Considerare l’interesse espresso via e-mail un evento confermato. È confermato solo con contratto firmato e acconto ricevuto.
Come organizzare il follow-up nel team
Per ogni richiesta annotate tre cose: chi la segue, quando scade l’opzione e quando è previsto il prossimo contatto. Con poche richieste a settimana basta un foglio condiviso. Con decine al mese il foglio smette di corrispondere alla realtà e i promemoria si perdono.
In Verando vedete se e quando il cliente ha aperto ogni preventivo, le opzioni scadono da sole nel calendario e il promemoria sull’opzione ha un testo pronto da adattare. Provatelo gratis con una richiesta che avete oggi nella casella di posta.
Domande frequenti
Quanto aspettare prima di ricontattare dopo il preventivo?
2–3 giorni lavorativi per gli eventi aziendali, 4–5 giorni per i matrimoni. Se all’invio avete indicato un giorno, rispettate esattamente quello.
Quante volte ricontattare se il cliente non risponde?
Due: dopo qualche giorno e appena prima della scadenza dell’opzione. Poi un messaggio di chiusura e chiudete la richiesta.
Conviene offrire uno sconto nel follow-up?
Non di default. Prima capite perché il cliente esita. Una variante più economica, come il buffet invece del menu servito, funziona spesso meglio di uno sconto generico.
Una risposta positiva è già una prenotazione confermata?
No. L’evento è confermato solo con contratto firmato e acconto ricevuto. Fino ad allora la data è in opzione.