In breve: ogni voce del listino ha bisogno di quattro dati: nome del menu, cosa comprende esattamente, prezzo e unità (a persona, al pezzo o a evento). Raggruppate le voci in poche categorie in base a ciò che vendete davvero e, nei menu a scelta, indicate chi sceglie ed entro quando.
Come deve essere un listino catering: modello
Esempio per un hotel che ospita congressi e feste private (prezzi di esempio):
| Categoria | Menu | Comprende | Prezzo | Unità |
|---|---|---|---|---|
| Coffee break | Coffee break del mattino | caffè, tè, acqua, succo, 2 tipi di dolci | 8 € | persona |
| Pranzi | Pranzo a buffet | primo, 2 secondi caldi, buffet di insalate, dolce | 22 € | persona |
| Cene | Cena di gala | antipasto, primo, secondo a scelta, dolce | 38 € | persona |
| Bevande | Pacchetto bevande 3 h | analcolici, birra, vino, caffè | 18 € | persona |
| Extra | Torta | su ordinazione, 1 kg per 8–10 persone | 35 € | kg |
La categoria aiuta a orientarsi; ciò che si vende è il menu. «Buffet caldo» senza contenuto non dice nulla al cliente. «Pranzo a buffet: primo, due secondi caldi, buffet di insalate e dolce» sì.
A persona, al pezzo o a evento?
L’unità decide come cambia il prezzo quando cambia il numero di ospiti. Senza, «22 €» può indicare una persona, un tavolo o l’intero pranzo.
- A persona: coffee break, pranzi, cene, pacchetti bevande.
- Al pezzo o al chilo: torta, finger food, bottiglia di vino per tavolo.
- A evento: servizio bar, diritto di tappo, supplemento per chiusura tardiva.
Esempio: un pranzo a buffet da 22 € per 40 ospiti fa 880 €. Se il cliente passa a 50, sono 1.100 €. Il diritto di tappo a evento non cambia. Se ogni voce ha la sua unità, il ricalcolo torna senza conti a mano.
Come scrivere un menu a scelta
Il menu fisso è semplice: tutti ricevono lo stesso. Nel menu a scelta indicate tre cose:
- Quante opzioni ci sono, per esempio tre secondi.
- Chi sceglie: l’organizzatore per tutto il gruppo o ogni ospite.
- Entro quando va comunicata la scelta, per esempio 10 giorni prima.
Che l’organizzatore scelga un secondo per tutti o che ogni ospite scelga il proprio cambia molto per la cucina. La scelta individuale significa segnaposto, elenco dei piatti per tavolo e più servizio, quindi può avere un prezzo diverso.
Buffet o cena servita: come mostrare le alternative
Quando il cliente è indeciso tra due menu, mostrateli come alternative e conteggiatene uno solo nel totale. Altrimenti vedrà buffet e cena sommati e si spaventerà. Dopo la scelta, togliete l’opzione scartata perché la cucina non si confonda.
Se vendete congressi, valutate anche la quota giornaliera a partecipante: sala, coffee break e pranzo a un unico prezzo si confrontano meglio di dieci voci separate.
Diete e allergeni
Nell’UE dovete saper dire agli ospiti quali dei 14 allergeni principali contiene un piatto (Regolamento (UE) n. 1169/2011). Aggiungete quindi i numeri degli allergeni a ogni menu e scrivete nel preventivo entro quando vanno comunicate le esigenze vegetariane, senza glutine e altre. Poi annotate i numeri sull’evento, non in un’e-mail che la cucina non vedrà mai.
Chi gestisce il listino
Il listino deve avere un solo responsabile, di solito il responsabile eventi insieme allo chef. Il commerciale non dovrebbe inventare nuovi menu direttamente nel preventivo. Fate i cambi di stagione tutti insieme, per esempio due volte l’anno; per gli eventi confermati vale il menu che il cliente ha ricevuto. Quando traducete un preventivo, traducete anche il contenuto dei menu, non solo il nome.
Con un listino organizzato così, il preventivo si compone di voci già pronte. In Verando lo importate da Excel e il totale si ricalcola da solo quando cambia il numero di ospiti. Vedete anche cosa deve contenere un preventivo per un congresso o provate Verando gratis con i vostri menu.
Domande frequenti
Coffee break e bevande vanno nella stessa categoria?
No. Il coffee break è cibo e bevande in un momento preciso del programma, il pacchetto bevande si vende a ore. Separati si trovano più facilmente nel listino e nel preventivo.
Ogni piatto deve avere un prezzo proprio?
No. Il prezzo è del menu o del pacchetto. Serve un prezzo proprio solo per le voci ordinabili a parte, come una torta o il supplemento per un secondo premium.
Cosa controllare se aumentano gli ospiti?
Le voci a persona si ricalcolano, quelle a evento no. Verificate anche la capienza della sala per l’allestimento scelto e se la cucina regge la scelta individuale per un gruppo più grande.
Gli allergeni vanno indicati nel listino?
Gli ospiti devono essere informati sui 14 allergeni principali secondo il Regolamento (UE) n. 1169/2011. Il modo più semplice è tenere i numeri degli allergeni accanto a ogni menu.